Проводки по больничному листу: виды и порядок расчета

Проводки по больничному листу являются важной частью бухгалтерского и налогового учета в организациях. Они позволяют корректно рассчитать, начислить и выплатить работнику пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с трудовым законодательством. Бухгалтер должен четко знать порядок оформления таких проводок в зависимости от источника финансирования больничного листа, правильно определить налогооблагаемую базу и суммы удержаний. Грамотное отражение операций по больничным листам в бухгалтерском и налоговом учете позволяет избежать ошибок в расчетах с персоналом и контролирующими органами.

Виды проводок по больничному листу

Существует несколько основных видов проводок по больничному листу, которые применяются в бухгалтерском учете:

• Проводки по начислению пособия по временной нетрудоспособности работнику
• Проводки по удержанию НДФЛ с выплаченного пособия
• Проводки по начислению взносов в ФСС с пособия по больничному листу
• Проводки по возмещению затрат работодателю за счет ФСС

Конкретный вид проводки зависит от того, кто финансирует выплату пособия - работодатель или Фонд социального страхования.

Порядок расчета пособия по больничному листу

Размер пособия по временной нетрудоспособности рассчитывается исходя из среднего заработка работника. Средний дневной заработок определяется путем деления суммы начисленной зарплаты за последние 2 календарных года на 730 календарных дней.

Размер пособия за полный календарный месяц не может превышать максимальный размер, установленный законодательством. В 2023 году этот предел составляет 96 135 рублей.

Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается за счет средств работодателя за первые 3 дня, а начиная с 4-го дня - за счет средств Фонда социального страхования.

Проводки по больничному листу в бухгалтерском и налоговом учете

Для отражения операций по больничному листу в бухгалтерском и налоговом учете применяются специальные проводки.

Например, начислен больничный лист проводки:

• Дебет 20 Кредит 70 - в бухучете
• Дебет 26 Кредит 70 - в налоговом учете

А проводки по начислению больничного листа за счет ФСС:

• Дебет 76.5 Кредит 70 - в бухучете
• Дебет 76.5 Кредит 70 - в налоговом учете

Такие проводки позволяют корректно отразить расчеты по больничным листам в учете организации.

Особенности проводок при оплате больничных листов

При оплате больничных листов за счет средств ФСС имеются некоторые особенности:

• Сумма пособия не облагается страховыми взносами;
• НДФЛ исчисляется и уплачивается организацией;
• Расходы по оплате больничных возмещаются ФСС.

Это находит отражение в проводках - не начисляются взносы в ФСС, отражается удержание НДФЛ, делается проводка по возмещению средств от ФСС.

Рекомендации по оформлению проводок больничных листов

Для правильного оформления проводок по больничным рекомендуется:

• Определить источник финансирования выплаты пособия;
• Рассчитать суммы исходя из среднего заработка;
• Сделать проводки в соответствии с правилами бухучета;
• Правильно рассчитать и отразить удержание НДФЛ;
• Отразить возмещение средств от ФСС (если применимо).

При соблюдении этих простых рекомендаций бухгалтерия сможет грамотно и с минимальными ошибками оформлять проводки по больничным листам.

Ошибки в оформлении проводок по больничным листам

Несмотря на кажущуюся простоту, при оформлении проводок по больничным листам нередко допускаются различные ошибки, такие как:

• Неверное определение источника финансирования выплат;
• Неправильный расчет среднего заработка для исчисления пособия;
• Неправильное начисление НДФЛ и страховых взносов;
• Несоответствие данных бухучета данным отчетности в ФСС.

Подобные ошибки приводят к искажению бухгалтерской и налоговой отчетности, нарушениям в расчетах с бюджетом и внебюджетными фондами.

Контроль правильности проводок по больничным листам

Чтобы минимизировать ошибки, бухгалтеру необходимо осуществлять многоступенчатый контроль:

1. Проверка первичных документов по больничным листам;
2. Контроль правильности расчета среднего заработка;
3. Сверка расчета пособий и удержаний с нормами законодательства;
4. Выборочная проверка соответствия проводок учетной политике.

Такая система контроля позволит свести к минимуму риски ошибок и искажения отчетности.

Автоматизация обработки больничных листов

Для упрощения работы с больничными листами имеет смысл внедрить систему автоматизированной обработки документов. Это позволит:

• Сократить ручной труд по вводу данных;
• Минимизировать влияние человеческого фактора;
• Ускорить обработку и контроль документов;
• Снизить трудозатраты бухгалтера.

При выборе системы автоматизации следует обращать внимание на возможности гибкой настройки справочников и видов проводок.

Оптимизация процесса работы с больничными в организации

Для оптимизации всего процесса работы с больничными листами рекомендуется:

• Разработать регламент оформления и обработки больничных;
• Организовать электронный документооборот;
• Назначить ответственных лиц на каждом этапе;
• Проводить обучение персонала по работе с больничными.

Комплексный подход к организации процесса позволит сделать работу с больничными максимально эффективной и безошибочной.

Особенности больничных листов при совмещении работы

Если сотрудник работает по совместительству, то больничные листы оплачиваются каждым работодателем. При этом размер пособия исчисляется исходя из заработка у каждого работодателя.

Важно правильно оформить проводки у каждого работодателя, чтобы избежать двойных выплат одного пособия. Также необходимо корректно распределить базу для начисления страховых взносов.

Нюансы оплаты больничного в период отпуска

Если больничный наступил во время отпуска, то за первые 3 дня выплачивается пособие, а начиная с 4-го дня - оплачивается отпуск. В этом случае в проводках отражается выплата отпускных.

При заболевании во время отпуска пособие по больничному не выплачивается, продолжается оплата отпуска из расчета среднего заработка.

Особенности проводок при увольнении по больничному листу

Если сотрудник увольняется во время больничного, то оплата листка продолжается до окончания периода нетрудоспособности. При этом проводки по начислению пособия делаются уже после увольнения сотрудника.

Также оформляются проводки по начислению выплат при увольнении и формируется расчет по НДФЛ с учетом всех выплат работнику.

Больничный по уходу за больным членом семьи

При оформлении больничного по уходу за больным членом семьи проводки аналогичны обычному больничному листу.

Однако есть особенности при расчете пособия - оно составляет 80% от среднего заработка по уходу за ребенком и 100% при уходе за взрослыми.

Проводки при оплате дополнительных выходных дней по уходу

При предоставлении работнику дополнительных оплачиваемых выходных дней по уходу за ребенком до достижения им возраста 14 лет оформляются отдельные проводки.

Эти дни оплачиваются из расчета среднего заработка, как за фактически отработанное время. Проводки аналогичны оплате очередного отпуска.