Как списывать бензин по путевым листам: пример, расчет, порядок списания
Списание бензина по путевым листам является одним из основных способов учета расхода топлива в организациях. Для корректного списания бензина необходимо знать порядок заполнения и использования путевых листов, а также правила расчета норм расхода топлива.
Порядок заполнения путевых листов
Путевой лист является первичным учетным документом, на основании которого производится списание бензина. Для правильного заполнения путевого листа необходимо:
- Указать реквизиты организации, ФИО и должность лица, которому выдан путевой лист
- Заполнить информацию о транспортном средстве (марка, модель, госномер)
- Указать дату, цель и маршрут поездки
- Записывать показания одометра при выезде и возвращении
- Расчитать фактический пробег в км за поездку
- Указать количество израсходованного топлива
Путевой лист должен быть подписан водителем по окончании поездки.
Расчет норм расхода топлива
Для списания бензина по путевым листам должны быть установлены нормы расхода топлива для каждой модели транспортного средства. Нормы утверждаются приказом руководителя на основании методических рекомендаций или технической документации автопроизводителя.
Например, если по технической документации автомобиля норма расхода топлива составляет 8 литров на 100 км пробега, то это значение и используется для списания бензина.
Порядок списания бензина по путевым листам
Списание бензина производится на основании путевых листов по нормам, утвержденным в организации. При этом количество фактически израсходованного топлива согласно путевому листу не должно превышать расчетного расхода исходя из нормативов.
Алгоритм списания бензина следующий:
- Определить пробег по путевому листу в км
- Умножить пробег на норму расхода топлива на 1 км пробега
- Получить количество бензина, которое можно списать по норме
- Сравнить с фактическим расходом по путевому листу
- Списать объем бензина, равный минимальному значению из нормативного и фактического
Если фактический расход оказался выше нормы, превышение не списывается на расходы и вменяется в вину водителю.
Пример расчета и списания бензина по путевым листам
Рассмотрим пример списания бензина по путевым листам.
Дано:
- Марка авто - Toyota Camry
- Норма расхода - 10 л/100 км
- Пробег по путевому листу - 345 км
- Израсходовано топлива - 38 л
Расчет:
- Пробег 345 км / 100 * 10 л (норма) = 34,5 л - нормативный расход топлива
- Фактический расход топлива - 38 л
Списывается 34,5 л бензина, так как фактический расход превышает норму. Остаток 3,5 л (38 л - 34,5 л) вменяется водителю в вину за перерасход топлива.
Особенности списания бензина без путевых листов
В исключительных случаях допускается списание бензина без оформления путевых листов. Это возможно только при наличии документов, подтверждающих факт использования транспортного средства (маршрутные листы, акты выполненных работ). При этом расход бензина в любом случае не может превышать норм, установленных в организации.
Таким образом, путевой лист является основным первичным документом для списания бензина. Правильность его заполнения и соответствие фактического расхода установленным нормам - обязательные условия для подтверждения расходов на топливо в бухгалтерском и налоговом учете.
Типичные ошибки при заполнении путевых листов
Несмотря на кажущуюся простоту, на практике при заполнении путевых листов допускается множество ошибок, которые могут привести к необоснованному списыванию бензина.
Типичные ошибки:
- Неправильное или неполное заполнение реквизитов ТС и водителя
- Отсутствие данных о маршруте и цели поездки
- Не заполнены показания одометра при выезде/возвращении
- Не указан фактический расход топлива
- Отсутствует подпись водителя
Подобные ошибки делают невозможным списывать бензин на основании таких путевых листов.
Контроль правильности заполнения путевых листов
Для исключения ошибок и злоупотреблений при заполнении путевых листов необходим постоянный контроль.
Рекомендуется:
- Проверять корректность заполнения реквизитов
- Сверять одометр с фактическим пробегом по документам
- Сравнивать расход топлива с нормами
- Анализировать маршрут на предмет целесообразности
Выявленные нарушения должны строго наказываться, вплоть до увольнения недобросовестных сотрудников.
Автоматизация учета путевых листов
Для упрощения работы с путевыми листами целесообразно использовать специализированные программы.
Они позволяют:
- Вести электронные путевые листы
- Контролировать превышение норм расхода топлива
- Формировать отчеты по расходу топлива
- Интегрировать данные с 1С, GPS-трекерами и т.д.
Автоматизация снижает трудозатраты на обработку путевых листов и позволяет оперативно выявлять нарушения.
Ответственность за нарушение правил списывать бензин
Нарушение установленного порядка списывать бензин по путевым листам влечет административную и уголовную ответственность.
В частности, могут применяться следующие меры:
- Штрафы за неправильное ведение учета
- Взыскание ущерба за необоснованное списывание ГСМ
- Увольнение сотрудников, допустивших нарушения
- Возбуждение уголовных дел по фактам хищений
Таким образом, порядок списывать бензин должен неукоснительно соблюдаться для исключения негативных последствий.
Примеры типовых нарушений при списании бензина
Рассмотрим несколько примеров нарушений, встречающихся при списании бензина по путевым листам:
- В путевом листе указан пробег 300 км, хотя фактически автомобиль не выезжал из города. В результате списано лишнее топливо по норме.
- Водитель указал в путевом листе расход 50 литров топлива, что превышает норму. Бухгалтерия списала всю заявленную сумму.
- Одометр автомобиля был скручен назад, чтобы завысить пробег за поездку. Это привело к завышенному списанию бензина.
Во всех случаях имеет место необоснованное списание топлива и искажение данных бухгалтерского учета.
Меры предупреждения нарушений в рк
Для предотвращения нарушений при списании бензина организациям рекомендуется реализовать следующие меры контроля:
- Регулярная сверка показаний одометров автомобилей
- Плановые и внеплановые проверки заполнения путевых листов
- Система видеонаблюдения на территории автопарка и АЗС
- Использование специальных датчиков контроля расхода топлива
Применение таких мер позволит существенно снизить риски нарушений при списании бензина в рк.
Внутренний аудит путевых листов
Для выявления нарушений рекомендуется проводить внутренний аудит по следующим направлениям:
- Проверка корректности и полноты заполнения реквизитов
- Анализ обоснованности маршрутов и целей поездок
- Сопоставление фактического расхода топлива с установленными нормами
- Мониторинг нестандартных ситуаций (частый превышение норм, заправки в выходные и ночное время и т.п.)
Результаты аудита позволят выявить недобросовестных сотрудников и разработать меры по предотвращению нарушений в дальнейшем.
Автоматизация контроля расхода топлива
Эффективным инструментом контроля и предотвращения нарушений является внедрение автоматизированных систем учета топлива.
Они позволяют в режиме реального времени отслеживать данные о заправках, расходе топлива, пробеге и маршрутах автомобилей. Любые отклонения могут быть быстро выявлены и проверены.
Такие системы дают максимальные возможности для контроля процесса списания бензина в организации.
Регулярная ротация водителей
Для снижения риска злоупотреблений рекомендуется проводить регулярную ротацию водителей и закрепленных за ними автомобилей. Это позволит:
- Не допустить длительного закрепления одного водителя за одним автомобилем
- Исключить возможность сговора водителя с конкретными сотрудниками
- Выявить личностный фактор в необоснованном расходе топлива
Ротацию целесообразно проводить не реже одного раза в квартал в рамках кадровой политики организации.
Внедрение системы КПЭ для водителей
Для повышения заинтересованности водителей в экономном расходовании топлива можно внедрить систему KPI.
Возможные показатели:
- Соблюдение утвержденных норм расхода топлива
- Отсутствие превышений лимитов по топливным картам
- Своевременное прохождение ТО автомобилей
Выполнение KPI можно стимулировать премиями, что повысит заинтересованность водителей в бережном отношении к топливу.
Внедрение топливных карт и лимитов
Эффективным способом контроля расхода топлива является внедрение топливных карт и установление индивидуальных лимитов для каждого автомобиля и водителя.
Это позволяет:
- Ограничить максимальные объемы заправок
- Исключить возможность заправок посторонним транспортом
- Автоматически фиксировать все операции по картам
Превышение лимитов должно жестко контролироваться и влечь ответственность для нарушителей.
Внедрение средств GPS-мониторинга
GPS-мониторинг автотранспорта дает возможность контролировать:
- Соблюдение установленных маршрутов
- Места и время стоянок
- Скоростной режим
- Стиль вождения
Любые отклонения от нормы могут анализироваться и пресекаться. Это способствует предотвращению нарушений при списании топлива.
Регулярный инструктаж водителей
Для предотвращения нарушений и злоупотреблений целесообразно проводить регулярные инструктажи водителей. В ходе инструктажей необходимо:
- Напоминать о действующих правилах и нормах расхода топлива
- Разъяснять ответственность за нарушения
- Доводить типовые примеры нарушений для предупреждения
- Проводить тестирование знаний по итогам инструктажа
Инструктажи рекомендуется проводить не реже одного раза в квартал, а также перед длительными поездками.
Повышение квалификации бухгалтеров
Важное значение имеет регулярное обучение бухгалтеров, занимающихся учетом ГСМ. Необходимо:
- Периодически направлять сотрудников на курсы повышения квалификации
- Проводить внутреннее обучение по изменениям в законодательстве
- Доводить типовые примеры нарушений при списании топлива
Это позволит минимизировать ошибки в учете, связанные с "человеческим фактором".
Регулярная выборочная инвентаризация топлива
Эффективная мера контроля - проведение внезапных инвентаризаций остатков топлива в баках автомобилей и на складах.
Рекомендуется:
- Периодически выборочно контролировать фактический объем топлива
- Сравнивать с данными учета
- Анализировать выявленные расхождения
Это позволит оперативно реагировать на возможные хищения топлива.
Раздельный учет топлива по подразделениям
Для усиления контроля можно вести раздельный учет ГСМ по подразделениям или группам автомобилей. Это даст возможность оценить расход топлива в разрезе подразделений, выявить отклонения от норм для группы автомобилей, оперативно реагировать при значимых превышениях норм.