Как заполнить акт сверки расчетов - особенности заполнения, правила и особенности

Как заполнить акт сверки взаимных расчетов между предприятиями? Акт сверки взаимных расчетов - это важный документ, который позволяет контрагентам сверить сальдо взаимных расчетов и урегулировать возникшие разногласия. Правильное оформление акта сверки поможет избежать споров в будущем. Давайте разберемся, как заполнять акт сверки расчетов, чтобы соблюсти все нюансы.

1. Указываем реквизиты сторон

В акте сверки обязательно указываются полные реквизиты обеих сторон – инициатора и получателя акта сверки. Это позволяет четко идентифицировать контрагентов. Указываются наименование организации, ИНН, КПП, юридический адрес, банковские реквизиты. Эти данные берутся из ЕГРЮЛ или договора. Правильное заполнение реквизитов – залог юридической силы документа.

2. Указываем предмет акта сверки

Далее необходимо указать предмет акта сверки, то есть взаиморасчеты по какому договору или документу сверяются. Это может быть договор поставки, договор подряда, агентский договор и т.п. Обязательно указывается номер и дата договора. Если сверка по нескольким договорам, их можно перечислить.

3. Прописываем сальдо расчетов на дату составления акта

Самой важной частью акта сверки является указание суммы задолженности на конкретную дату. Каждая из сторон указывает эту сумму в своем экземпляре акта. Разница в указанных суммах – это разногласия, которые необходимо урегулировать.

Например:
Задолженность ООО "Альфа" перед ООО "Бета" на 01.12.2022 составляет 550 000 рублей. Задолженность ООО "Бета" перед ООО "Альфа" на 01.12.2022 составляет 450 000 рублей.

4. Отражаем разногласия по суммам

Если контрагенты выявили несоответствия в расчетах, это также фиксируется в акте сверки. Каждая разногласия должна быть мотивирована со ссылкой на документы.

Например: Стороны имеют разногласия в сумме задолженности в размере 100 000 рублей. По мнению ООО "Альфа", данная сумма была оплачена платежным поручением No25 от 23.11.2022, однако ООО "Бета" указанный платеж не получал.

5. Указываем итоговое сальдо с учетом разногласий

В заключительной части акта сверки указывается итоговая сумма задолженности на дату составления документа с учетом выявленных разногласий. Это позволяет определить окончательный результат сверки расчетов между контрагентами.

Например: С учетом вышеуказанных разногласий задолженность ООО "Альфа" перед ООО "Бета" составляет 650 000 рублей. Задолженность ООО "Бета" перед ООО "Альфа" составляет 450 000 рублей.

Таким образом, при заполнении акта сверки расчетов нужно максимально точно указывать все реквизиты и суммы, четко фиксировать разногласия и итоговое сальдо. Это поможет избежать споров с контрагентами и урегулировать расчеты.

6. Особенности заполнения акта сверки с разногласиями

Если в процессе сверки расчетов были выявлены разногласия, то их необходимо правильно отразить в акте сверки. Для этого по каждой спорной сумме указывают:

• конкретную сумму разногласий;
• дату и номер документа, по которому возникло разногласие;
• позицию каждой из сторон по этому разногласию;
• ссылку на подтверждающие документы.

Такое подробное описание позволит в дальнейшем разрешить споры и определить суммы к доначислению или уточнению. Главное при этом избегать общих фраз и четко аргументировать позицию каждой стороны.

7. Когда нужно заполнять акт сверки повторно

Иногда возникает необходимость заполнить акт сверки расчетов повторно. Это может потребоваться в таких ситуациях:

• были обнаружены ошибки в предыдущем акте сверки;
• изменились реквизиты одной из сторон;
• произошли новые хозяйственные операции между сторонами после составления акта;
• одна из сторон не согласна с содержанием акта и требует внесения исправлений.

В таких случаях составляется новый акт сверки с уточненными данными и правильно отраженными суммами. Дата нового акта сверки указывается актуальная.

8. Как правильно подписать заполненный акт сверки

Чтобы акт сверки имел юридическую силу, его нужно правильно подписать. Подписывают акт уполномоченные представители обеих сторон, которые указаны в ЕГРЮЛ или доверенности. Лучше использовать собственноручные подписи.

Если согласование проходит дистанционно, можно использовать электронную подпись или подписать, отсканировать и отправить другой стороне. Главное, чтобы подписи были на обоих экземплярах акта сверки у каждой стороны.

9. Какие ошибки лучше избегать при заполнении

Чтобы избежать ошибок при заполнении акта сверки расчетов, рекомендуется:

• тщательно проверить реквизиты контрагента;
• указывать точные суммы с разбивкой по каждому разногласию;
• ссылаться на подтверждающие документы по каждой спорной сумме;
• избегать обобщений и неоднозначных формулировок;
• проверить итоговое сальдо по акту;
• получить подпись уполномоченного лица контрагента.

Внимательное заполнение поможет избежать разночтений и споров о содержании акта сверки расчетов в будущем.

10. Образец заполненного акта сверки

Чтобы избежать ошибок при заполнении акта сверки расчетов, имеет смысл воспользоваться образцом уже заполненного документа. Образец поможет понять, какие данные и в каком порядке нужно указывать в акте. В образце должны быть отражены:

• реквизиты сторон;
• ссылка на договор и предмет сверки;
• начальное сальдо по данным каждой стороны;
• выявленные разногласия и суммы с обоснованием;
• итоговое согласованное сальдо;
• подписи сторон.

Образец поможет составить акт сверки в соответствии с требованиями и избежать распространенных ошибок. Главное - внимательно изучить образец и корректно заполнить все реквизиты под свою ситуацию.

11. Электронный документооборот при составлении акта сверки

Чтобы упростить процесс составления и согласования акта сверки расчетов, можно использовать электронный документооборот. Это позволит:

• быстрее заполнить акт и отправить контрагенту;
• оперативно вносить исправления по замечаниям контрагента;
• избежать ошибок при заполнении;
• сократить сроки согласования акта.

Для электронного документооборота потребуются: облачные сервисы, электронная подпись, защищенные каналы передачи данных. Электронный акт сверки, подписанный ЭП, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный.

12. Оспаривание акта сверки расчетов

Иногда одна из сторон может быть не согласна с содержанием акта сверки расчетов и отказаться от его подписания. В таком случае контрагент может оспорить акт сверки.

Для этого необходимо направить мотивированный отказ от подписания акта сверки, в котором аргументированно изложить претензии по каждому оспариваемому пункту. Отказ целесообразно направлять тем же способом, которым был получен акт сверки.

Если стороны не достигли согласия по акту сверки, спор может быть урегулирован в судебном порядке. В этом случае сторонам необходимо будет предоставить доказательства в подтверждение своей позиции по акту сверки.

13. Внесение изменений в заполненный акт сверки

Если после подписания акта сверки расчетов выявляется необходимость внести изменения, это можно сделать путем составления дополнительного соглашения к акту сверки либо нового акта.

В допсоглашении указываются пункты акта сверки, в которые вносятся изменения, конкретные новые данные и подписи обеих сторон. Допсоглашение оформляется в 2 экземплярах по одному для каждой стороны.

Также может быть составлен новый акт сверки расчетов с измененными данными. В этом случае указывается новая дата и ссылка на предыдущий акт сверки.

14. Срок хранения заполненного акта сверки

Заполненный и подписанный обеими сторонами акт сверки расчетов должен храниться в бухгалтерии не менее 5 лет. Это общий срок хранения первичных учетных документов, установленный законодательством.

Акты сверки по долгосрочным договорам рекомендуется хранить до момента прекращения обязательств сторон. Электронные акты сверки хранятся в соответствии с правилами электронного документооборота.

Правильно оформленный и сохраненный акт сверки расчетов может быть использован в качестве доказательства при разрешении споров в суде.

15. Особенности заполнения акта сверки с иностранным контрагентом

Если акт сверки составляется с иностранным контрагентом, нужно учитывать некоторые особенности:

• Акт составляется на двух языках – русском и языке контрагента.
• Суммы в акте указываются в двух валютах по курсу на дату составления акта.
• Даты проставляются в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Реквизиты контрагента указываются латинскими буквами согласно оригиналам документов.

Подготовленный акт сверки рекомендуется направить контрагенту на согласование до подписания. Это позволит учесть пожелания и исправить ошибки.

16. Налоговые последствия акта сверки

Акт сверки может влиять на налоговые обязательства сторон. Если по акту выявлена кредиторская задолженность, то может возникнуть обязанность по налогу на прибыль и НДС.

Поэтому при составлении акта важно верно отразить даты возникновения обязательств, чтобы корректно определить налоговый период для отражения в учете.

17. Роль актов сверки в налоговом контроле

Налоговики при проведении камеральных и выездных проверок часто запрашивают акты сверки расчетов с контрагентами. Акты помогают проверить обоснованность возникновения кредиторской/дебиторской задолженности.

Поэтому очень важно грамотно заполнять акты сверки, чтобы избежать доначисления налогов по результатам проверок. Все разногласия и спорные суммы в акте должны быть четко обоснованы.

18. Акт сверки в банкротных делах

При банкротстве организации акт сверки помогает конкурсному управляющему определить кредиторскую задолженность перед контрагентами на дату открытия конкурсного производства.

Акты сверки входят в состав документов, необходимых арбитражному управляющему для формирования реестра требований кредиторов.

19. Автоматизация составления актов сверки

Для упрощения и ускорения процесса подготовки актов сверки можно использовать специальные программы. Они позволяют формировать акты в автоматическом режиме на основе данных из бухгалтерии.

Программы также могут отправлять акты контрагентам и получать электронное согласование. Это избавляет от рутины составления документов вручную.