Внутренняя опись: понятие, основы ведения делопроизводства, номенклатура, учет и сдача в архив

Внутренняя опись является важнейшим инструментом учета и контроля документов в делопроизводстве. Давайте разберемся, что такое внутренняя опись, зачем она нужна и как правильно ее вести.

Что такое внутренняя опись и зачем она нужна

Внутренняя опись представляет собой реестр всех документов, входящих в состав дела. Она составляется для учета документов и приложений к ним, включенных в дело.

Главные цели внутренней описи:

• обеспечение сохранности документов;
• возможность быстрого поиска нужного документа;
• контроль наличия и состояния документов в деле.

Таким образом, внутренняя опись позволяет в любой момент установить, какие документы должны находиться в деле и в каком порядке они расположены.

Правила составления внутренней описи

Чтобы внутренняя опись выполняла свои функции, при ее составлении нужно соблюдать определенные правила:

1. Документы вносятся в опись под порядковыми номерами по мере их приобщения к делу.
2. Указываются индекс документа, дата, заголовок, номера листов (если документ состоит из нескольких листов).
3. Опись составляется на отдельном листе по установленной форме.
4. Листы описи нумеруются, прошиваются в дело и включаются в общую нумерацию листов.
5. Итоговая запись в конце описи указывает количество листов в данном деле.
6. Опись подписывается составителем с указанием должности и даты составления.

Соблюдение этих простых правил позволит сделать опись максимально информативной и полезной.

Внутренняя опись в внутренняя опись дела

В зависимости от вида делопроизводства различают несколько разновидностей внутренних описей.

Во внутренней описи дела учитываются документы текущего делопроизводства - служебные записки, акты, справки и другие материалы, формируемые в дело за определенный период.

Для учета кадровых документов применяется внутренняя опись личного дела. В ней фиксируются документы по личному составу - анкеты, автобиографии, копии документов об образовании, аттестации, поощрениях и взысканиях.

Порядок ведения и хранения внутренних описей

Внутренние описи должны вестись своевременно и аккуратно ответственными лицами.

Рекомендуется:

• Вносить каждый документ в опись сразу при подшивке в дело.
• Не реже 1 раза в месяц проверять соответствие описи фактическому составу документов в деле.
• При обнаружении недостачи или порчи документов сразу же сообщать об этом руководству.

Заполненные внутренние описи хранятся вместе с делами, к которым они составлены. Сроки их хранения соответствуют срокам хранения самих дел.

После передачи дела в архив опись продолжает выполнять свои функции по учету и обеспечению сохранности документов.

Передача дел с внутренними описями в архив

В конце календарного года завершенные дела с внутренними описями передаются в архив организации.

При передаче проверяется:

• соответствие заголовков дел на обложке заголовкам в описях;
• соответствие фактического количества листов в деле данным итоговой записи в описи;
• правильность нумерации и систематизации документов в деле.

В архиве также принимаются меры для обеспечения сохранности внутренних описей. Описи хранятся вместе с делами, регулярно проверяется их физическое состояние. При необходимости проводится реставрация описей.

Таким образом, грамотное ведение и хранение внутренних описей позволяет надежно сохранить документы и оперативно ими пользоваться.

Внутренняя опись документов является обязательной частью любого дела. Правильно составленная опись обеспечивает контроль наличия и состояния документов, возможность их быстрого поиска. Знание правил составления внутренней описи поможет ответственно подойти к учету и сохранности документов в делопроизводстве.

Рассмотрим более подробно процесс составления внутренней описи документов.

Подготовка к составлению внутренней описи

Прежде чем приступать к заполнению внутренней описи, необходимо выполнить ряд подготовительных действий:

• Внимательно изучить все документы, подлежащие включению в дело.
• Разложить документы в нужной последовательности.
• Пронумеровать листы документов.
• Подобрать заголовки для каждого документа.

Такая предварительная систематизация документов значительно упростит дальнейший процесс создания описи.

Порядок заполнения внутренней описи

При составлении внутренней описи рекомендуется придерживаться следующих правил:

1. Использовать унифицированную форму описи.
2. Вносить каждый документ под порядковым номером.
3. Указывать все обязательные реквизиты: дата, заголовок, номера листов.
4. Соблюдать хронологическую последовательность документов.
5. Писать разборчиво пастой одного цвета.
6. Исправления делать аккуратно, без помарок.

Строгое следование этим правилам позволит составить качественную и информативную опись.

Пример заполнения внутренней описи

Для наглядности рассмотрим образец заполнения внутренней описи документов дела.

Как видно из образца, опись составлена аккуратно, с использованием унифицированной формы и соблюдением всех правил. В ней точно указаны реквизиты каждого документа.

Такой подход к составлению внутренней описи обеспечивает быстрый поиск нужного документа и контроль его наличия в деле.

Итак, мы рассмотрели основные этапы и правила составления внутренней описи документов. Грамотное ведение описи является важной составляющей обеспечения сохранности документов и эффективности работы с ними.

Давайте детальнее разберем некоторые нюансы работы с внутренними описями.

Особенности внутренней описи для отдельных видов документов

При составлении внутренней описи нужно учитывать специфику конкретных групп документов.

Для договоров в опись вносятся реквизиты сторон, предмет, дата и срок действия договора. Для приказов по основной деятельности указываются номер, дата, заголовок и текст.

В описи исходящей корреспонденции приводятся данные об адресате, дате отправки, кратком содержании. Для входящей корреспонденции указывают отправителя и дату поступления.

Таким образом, внутренняя опись в каждом конкретном случае имеет свою специфику.

Типичные ошибки при составлении внутренней описи

Чтобы избежать ошибок, составители описей должны хорошо знать правила их заполнения. Рассмотрим типичные ошибки.

• Неверная последовательность документов.
• Отсутствие порядковых номеров.
• Неточное указание реквизитов.
• Орфографические ошибки в заголовках.
• Небрежное заполнение граф описи.

Такие ошибки снижают ценность описи как учетного документа. Их нужно предупреждать и своевременно исправлять.

Автоматизация процесса создания внутренних описей

Современные информационные системы позволяют частично автоматизировать процесс подготовки описей. Программы могут:

• Формировать структуру описи.
• Вносить реквизиты документов.
• Контролировать правильность заполнения.

Однако полностью исключить человеческий фактор не удается. Требуются проверка данных и корректировка ошибок.

Роль внутренней описи в электронном документообороте

Переход к электронному документообороту не отменяет необходимости ведения внутренних описей. Они продолжают выполнять функции учета и контроля документов.

При работе с электронными документами описи формируются и хранятся в электронном виде. Это упрощает работу с ними и повышает оперативность.

Таким образом, внутренняя опись остается важным инструментом учета документов вне зависимости от формы документооборота.