Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма НоИНВ-3): образец и инструкция

Инвентаризация - важный инструмент контроля на предприятии. От правильного оформления ее результатов зависит достоверность бухгалтерского учета. Форма ИНВ-3 помогает зафиксировать данные о фактическом наличии материальных ценностей. Давайте разберемся, как заполнить этот документ.

Назначение и содержание формы ИНВ-3

Форма ИНВ-3 предназначена для отражения данных о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в местах их хранения. Она применяется при проведении инвентаризации - процедуры, в ходе которой выявляется реальное количество ценностей, находящихся на балансе организации.

В форме ИНВ-3 отражаются результаты пересчета, взвешивания, измерения запасов по каждому месту хранения и материально-ответственному лицу.

Документ составляется в двух экземплярах: один передается в бухгалтерию, второй остается у материально-ответственного лица.

В форме ИНВ-3 можно отражать различные виды материальных ценностей: сырье, материалы, готовую продукцию, товары. Документ должен быть подписан всеми членами инвентаризационной комиссии.

Требования к оформлению заголовочной части

При заполнении заголовочной части формы ИНВ-3 нужно указать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления;
• номер документа;
• вид деятельности организации (код ОКОНХ).

Также здесь указываются данные о проводимой инвентаризации: номер и дата приказа, вид операции.

Перед таблицей располагается расписка материально-ответственного лица о том, что все ценности, поступившие на его ответственность, оприходованы, а список - выбывших оформлен документально.

Строка "Вид операции" может не заполняться, если в организации не применяются коды операций.

Например, заголовочная часть может быть заполнена так:

Правила заполнения таблицы с перечнем ТМЦ

При заполнении таблицы с перечнем ТМЦ сначала указываются данные по всем позициям, а затем фиксируется фактическое наличие.

Можно использовать программы для автоматизации, тогда первые 9 граф будут заполнены автоматически.

Если обнаружены неучтенные ценности, их нужно добавить в перечень.

В графе 9 указывается номер паспорта на ценности, содержащие драгметаллы.

При выявлении негодных ТМЦ оформляются отдельные акты.

В конце подводятся итоги по количеству и стоимости по каждой странице и по всей описи.

Особенности при инвентаризации разных видов имущества

При инвентаризации основных средств используется форма ИНВ-1. В ней указываются инвентарный номер, наименование, год выпуска и другие данные об оборудовании.

В розничной торговле учитывается большое количество товарных позиций. Часто применяются сканеры и программы для автоматизации.

На складах возможно хранение разнородных ТМЦ, поэтому описи составляются отдельно для каждой группы.

В госучреждениях особое внимание уделяется сохранности имущества и документов.

В аптеках отслеживается срок годности и условия хранения лекарств.

В офисах инвентаризируются не только материальные запасы, но и документы, нематериальные активы.

Проведение внеплановых инвентаризаций

Внеплановая инвентаризация может проводиться в следующих случаях:

• при смене материально-ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, порчи имущества;
• в случае стихийных бедствий, пожара;
• при реорганизации или ликвидации организации.

При этом оформляются те же документы, что и при плановой инвентаризации.

Если обнаружены расхождения с данными учета, составляются объяснительные записки и акты.

За недостачу материально-ответственные лица могут быть привлечены к материальной или дисциплинарной ответственности.

При смене МОЛ обязательно должна проводиться внеплановая инвентаризация для передачи ценностей.

Ответственность при проведении инвентаризации

Члены инвентаризационной комиссии несут ответственность за:

• полноту и точность внесения данных в опись;
• правильность подсчета итогов;
• своевременное оформление и передачу документов.

Материально-ответственные лица отвечают за обеспечение полноты представления ценностей к инвентаризации.

За нарушения при инвентаризации предусмотрены дисциплинарные и административные штрафы.

Результаты инвентаризации могут быть оспорены в судебном порядке.

Архивное хранение документов по инвентаризации

Срок хранения описи ИНВ: 3 - 5 лет.

После истечения срока документы передаются в архив организации.

Электронные документы должны храниться в соответствии с правилами хранения бухгалтерских данных.

Ответственность за сохранность документов несет руководитель организации.

Досрочное уничтожение документов по инвентаризации запрещено.

Полезные советы по инвентаризации

Для эффективного проведения инвентаризации рекомендуется:

• Составить график проведения инвентаризаций на год.
• Подбирать в комиссию лиц, хорошо знающих номенклатуру.
• Выбирать удобное время, когда работа не будет сильно прервана.
• Использовать программы для автоматизации подсчетов.
• Проводить инструктаж с членами комиссии о порядке проведения.
• Установить дополнительное видеонаблюдение для профилактики хищений.

Такие меры помогут сделать инвентаризацию максимально точной и оперативной. А форма ИНВ-3 зафиксирует полученные результаты в удобном для учета виде.

Требования к проведению инвентаризации

Проведение инвентаризации регламентируется рядом нормативных документов. Важно соблюдать установленные требования.

В частности, приказом руководителя должен быть утвержден порядок и сроки проведения инвентаризации, состав комиссии. Члены комиссии обязаны хорошо знать номенклатуру ТМЦ.

Перед инвентаризацией проводится инструктаж о правилах оформления документов и ответственности.

Образец инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей должен заполняться аккуратно, без помарок и исправлений. Результаты подсчета заносятся только после полной проверки.

Рекомендации по оформлению

Чтобы правильно заполнить образец ИНВ-3, рекомендуется:

• Использовать разборчивый почерк, пишущие ручки с пастой синего или черного цвета.
• Не допускать грамматических ошибок, сокращений.
• Аккуратно заполнять все обязательные реквизиты.
• Делать пометки членов комиссии четко, без замазываний.
• Расписываться так, чтобы подписи были хорошо различимы.

Соблюдение этих простых рекомендаций позволит улучшить качество оформления инвентаризационной описи и облегчит ее дальнейшую обработку в бухгалтерии.

Особенности проведения инвентаризации в разных организациях

В зависимости от специфики деятельности организации процедура инвентаризации может иметь свои особенности.

На производстве помимо готовой продукции учитываются сырье, материалы, полуфабрикаты. Необходим строгий контроль за расходом.

В розничной торговле используются сканеры штрихкодов для упрощения подсчетов. Особое внимание уделяется товарам с ограниченным сроком годности.

На складе инвентаризацию желательно проводить по группам однородных ТМЦ для удобства подсчета.

В бюджетных организациях к инвентаризации привлекается комиссия из представителей нескольких служб для большего контроля.

Выявление расхождений по результатам инвентаризации

Если в ходе инвентаризации выявлены расхождения с данными учета, то:

• Составляется акт о расхождениях.
• Проводится служебное расследование.
• Вносятся исправления в учет.
• Определяется виновное лицо.
• Принимаются меры по устранению причин.

Таким образом обеспечивается контроль за сохранностью имущества и достоверностью бухучета.

Способы повышения эффективности инвентаризации

Чтобы сделать инвентаризацию по-настоящему эффективной, можно:

• Внедрить автоматизированные системы учета ТМЦ.
• Использовать современные технические средства (сканеры, весы).
• Проводить внезапные инвентаризации.
• Ужесточить контроль доступа к ценностям.
• Повысить материальную заинтересованность работников в сохранности ТМЦ.

Применение таких мер способствует снижению трудозатрат при одновременном повышении качества инвентаризации.