Пример телефонограммы. Телефонограмма - это разновидность официального сообщения
Порой в повседневной суете мы забываем о таком простом, но важном способе оперативной передачи информации, как телефонограмма. Что же это такое, и почему о телефонограммах стоит вспомнить?
Что такое телефонограмма и для чего она нужна
Телефонограмма - это официальное сообщение, переданное по телефону и записанное получателем. Телефонограммы использовались для оперативной передачи служебных распоряжений и информации еще в дореволюционной России, а в советские времена получили особенно широкое распространение.
Основное предназначение телефонограмм - зафиксировать факт передачи важного оперативного сообщения по телефону. В отличие от телеграммы, для отправки телефонограммы не требуется специального оборудования и персонала. По сравнению с обычным телефонным разговором телефонограмма имеет документальное подтверждение.
Телефонограммы активно использовались для связи с удаленными организациями, куда не было проведено телеграфное сообщение. Их преимущества - оперативность, простота, низкая стоимость.
Как правильно составить телефонограмму
При составлении телефонограммы важно соблюдать определенные правила, чтобы обеспечить ее юридическую силу и возможность документально подтвердить факт передачи сообщения. Рассмотрим основные рекомендации.
Обязательные реквизиты телефонограммы:
- Дата и время передачи
- Исходящий регистрационный номер
- Должность, фамилия, имя и подпись отправителя
- Должность, фамилия, имя и подпись получателя
- Текст телефонограммы
При передаче телефонограммы нескольким адресатам прилагается список с их контактными данными. Текст телефонограммы желательно составлять кратким, без сложных слов и оборотов.
Пример оформления исходящей телефонограммы:
Исх. No 145 от 01.11.2023
Директор ООО "Гамма"
Иванов И.И.
01.11.2023 в 10:15 по телефону 8-999-123-45-67 передана телефонограмма следующего содержания:
Предлагаем провести 10.11.2023 встречу для обсуждения сотрудничества. Просим подтвердить возможные время и место проведения.
Директор ООО "Альфа"
Петров П.П.
Порядок работы с телефонограммами
Работа с телефонограммами, как исходящими, так и входящими, должна вестись в соответствии с определенным регламентом, позволяющим обеспечить их сохранность и оперативность исполнения.
Основные правила работы с телефонограммами:
- Вести запись всех телефонограмм в специальном журнале
- Регистрировать входящие телефонограммы и своевременно передавать адресату
- Исходящие телефонограммы визировать у руководителя и регистрировать
- Оперативно исполнять полученные телефонограммы
- Хранить исполненные телефонограммы в соответствии с номенклатурой дел
- В договорах с контрагентами прописывать порядок обмена телефонограммами
Соблюдение этих правил позволит наладить четкую работу с телефонограммами в организации.
Когда следует использовать телефонограммы
Несмотря на распространение современных средств связи, телефонограммы не потеряли актуальности и сегодня. В каких случаях имеет смысл прибегать к этому способу передачи информации?
- Необходимо срочно донести короткое сообщение
- Требуется подтверждение факта передачи информации
- Нужен более оперативный способ связи, чем обычная почта
- Отсутствуют технические возможности отправить сообщение иным путем
Вместе с тем, стоит воздержаться от телефонограмм, если:
- Сообщение носит конфиденциальный характер
- Требуется передать значительный объем данных
- Нужны документальные доказательства получения информации адресатом
Будущее телефонограмм
Что ждет телефонограммы в современном мире? С одной стороны, распространение цифровых каналов связи существенно снижает потребность в таком способе оперативной передачи данных. С другой стороны, телефонограммы сохраняют ряд преимуществ, которые могут обеспечить им будущее при условии некоторой модернизации.
Возможные пути развития телефонограмм:
- Переход на электронный документооборот при сохранении основополагающего принципа устной передачи сообщения
- Использование систем аудиозаписи телефонных переговоров для фиксации телефонограмм
- Внедрение чат-ботов для автоматизации процессов приема и обработки телефонограмм
- Применение технологий распознавания речи для упрощения регистрации телефонограмм
Гибкое сочетание оперативности и юридической значимости может обеспечить телефонограммам востребованность и в цифровую эпоху. Главное - не останавливаться в развитии этого способа связи. Правовые аспекты использования телефонограмм
Применение телефонограмм в деловой переписке имеет и важные правовые особенности, о которых следует помнить.
Ключевые моменты
- Телефонограммы являются полноценными официальными документами
- Их юридическая сила определяется наличием обязательных реквизитов
- Неаккуратное оформление телефонограмм снижает их значимость как доказательства
- Правила работы с телефонограммами лучше прописать в локальных нормативных актах организации
Для повышения правовой защищенности рекомендуется использовать журналы учета телефонограмм, а также закреплять порядок их отправки и приема в договорах с контрагентами.
Практические советы по работе с телефонограммами
Для эффективного применения телефонограмм в деловом общении могут быть полезны следующие практические советы:
- При составлении текста телефонограммы используйте простые фразы и избегайте двусмысленности
- Повторите текст телефонограммы при передаче, чтобы избежать ошибок
- Сразу после записи телефонограммы передайте ее ответственному исполнителю
- Ведите журналы телефонограмм в бумажном виде для упрощения работы с ними в суде
- Сверяйте реквизиты исходящих и входящих телефонограмм, чтобы исключить несовпадения
Внимание к деталям и следование основным правилам существенно облегчит работу с телефонограммами и повысит их эффективность.