Дефектные ведомости: образцы и инструкции по заполнению в 2023 году

Дефектные ведомости - важный документ, позволяющий зафиксировать неисправности оборудования и обосновать расходы на ремонт. Без дефектовки налоговая может не признать эти расходы. Сегодня разберем, как правильно составить дефектную ведомость в 2023 году.

Зачем нужна дефектная ведомость

Дефектная ведомость, или дефектовка, составляется для того, чтобы зафиксировать неисправности основных средств организации и обосновать необходимость их ремонта. Этот документ позволяет подтвердить целесообразность расходов на ремонт перед налоговыми органами.

Без дефектной ведомости налоговики могут посчитать затраты на ремонт необоснованными и не учесть их при расчете налога на прибыль. К примеру, в одном из дел суд принял решение в пользу налоговой инспекции, которая доначислила налог организации из-за отсутствия дефектовки на ремонт оборудования.

Также дефектная ведомость необходима бухгалтерии, чтобы на ее основании составить смету предстоящих расходов на ремонт и отразить эти суммы в учете.

Какие требования предъявляют к дефектной ведомости

Согласно закону "О бухгалтерском учете" дефектовка должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование документа
• Дату составления
• Наименование организации

Кроме того, в документе должны быть указаны подписи лиц, ответственных за проведение осмотра оборудования и составление дефектовки.

Многие организации разрабатывают собственные требования к дефектным ведомостям, закрепляя их в учетной политике.

Если дефектовка составляется в электронном виде, то по требованию проверяющих органов организация обязана предоставить распечатанную копию документа.

Унифицированная форма дефектной ведомости

В настоящее время не существует утвержденного унифицированного бланка для заполнения дефектной ведомости.

Однако на практике часто используются следующие типовые формы:

• Дефектная ведомость по форме ОС-16
• Дефектная ведомость по форме М-22

Рассмотрим пример заполнения унифицированной формы ОС-16 на ремонт токарного станка:

Образец дефектной ведомости на ремонт оборудования

Дефектную ведомость на оборудование может составлять комиссия организации, в которую входят представители:

• технической службы;
• бухгалтерии;
• цеха, где установлено оборудование.

Процедура выглядит следующим образом:

1. Комиссия осматривает оборудование и выявляет неисправности.
2. Результаты осмотра заносятся в дефектную ведомость.
3. Документ подписывается всеми членами комиссии.

Рассмотрим конкретный пример дефектовки на ремонт металлообрабатывающего станка:

Дефектная ведомость на ремонт автомобиля

Дефектную ведомость на автомобиль составляют в следующих случаях:

• Перед плановым ремонтом;
• После ДТП для оценки повреждений;
• При выявлении неисправностей.

Особенности дефектовки для авто:

• Составляется специалистом автосервиса;
• Указывается VIN номер автомобиля;
• Подробно описываются все повреждения.

Пример дефектной ведомости на ремонт легкового автомобиля:

Дефектная ведомость в строительстве

В строительстве дефектную ведомость применяют для обоснования проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях. Порядок составления:

1. Комиссия осматривает объект, выявляет дефекты.
2. Результаты заносятся в дефектовочный акт по зданию.
3. На основании дефектовки составляется смета.

Рассмотрим пример дефектной ведомости при проведении капремонта жилого дома:

Ошибки при заполнении дефектной ведомости

Часто допускаются следующие ошибки:

• Отсутствие подписей членов комиссии;
• Некорректное наименование документа;
• Неправильное указание реквизитов организации.

Это может сделать дефектовку недействительной.

Чтобы исправить ошибку в подписанной ведомости, нужно составить документ повторно и уничтожить испорченный.

Чтобы избежать ошибок, рекомендуется использовать проверенные образцы для заполнения, проверять реквизиты перед подписанием, хранить черновики до утверждения чистовика.