Что такое телефонограмма: описание, порядок составления, учет

Телефонограммы канули в Лету вместе с телеграфом и пишущими машинками. Но вдруг вам на стол ложится листок бумаги с таким заголовком. Что делать дальше и как правильно работать с этим документом? Давайте разберемся!

Что представляет собой телефонограмма

Телефонограмма - это разновидность документа, текст которого передается устно по телефону и записывается получателем. В отличие от телеграммы, для передачи телефонограммы не требуется специального оборудования и персонала.

Телефонограммы широко использовались в советское время для оперативной связи с удаленными организациями, не имевшими телеграфа. Сейчас применение телефонограмм сократилось, но они сохраняются в некоторых ведомствах.

По сравнению с телеграммой, телефонограмма проще в оформлении и передаче, но юридическая сила ее слабее из-за отсутствия подлинника с подписью автора.

Юридическая сила телефонограммы

Основным документом, регламентирующим работу с телефонограммами, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

Для придания юридической силы телефонограмме необходимы следующие обязательные реквизиты:

• исходящий регистрационный номер телефонограммы у отправителя;
• фамилия, должность и подпись отправителя;
• фамилия, должность и подпись получателя;
• входящий регистрационный номер у получателя.

Телефонограммы могут использоваться в качестве доказательства при разрешении юридических споров, но имеют меньший вес, чем подлинник документа.

Порядок составления исходящих телефонограмм

При подготовке телефонограммы рекомендуется:

1. Написать текст сообщения объемом не более 50 слов, избегая трудных для произношения слов.
2. Заполнить бланк телефонограммы или чистый лист бумаги с реквизитами.
3. Зарегистрировать телефонограмму в журнале исходящих.
4. Позвонить адресату и продиктовать текст.
5. После проверки - подписать телефонограмму.

Если телефонограмма отправляется сразу нескольким адресатам, составляется список рассылки с указанием их телефонов.

Телефонограмма от 07.11.2023 No 145

Иванов И.И., ведущий специалист

Петрову П.П., менеджеру по продажам

Приглашаем Вас на совещание 15.11.2023 в 10:00. Подтвердите получение.

Иванов И.И.

Так оформляется исходящая телефонограмма. Теперь разберем, как правильно принять входящую.

Прием и обработка входящих телефонограмм

При получении телефонограммы необходимо:

1. Записать текст сообщения.
2. Уточнить данные об отправителе и времени.
3. Прочитать текст обратно.
4. Оформить полученную телефонограмму.
5. Зарегистрировать в журнале входящих.
6. Передать телефонограмму адресату.

Телефонограмма должна быть оперативно доставлена адресату и исполнена в кратчайшие сроки.

Сидоров А.А., юрисконсульт (тел. 123-45-67)

Иванов И.И., ведущий специалист (тел. 987-65-43)

09.11.2023 в 14:05

No 132/45 от 09.11.2023

Подготовить к 17.11.2023 отчет о проделанной работе.

Сидоров А.А.

Принял: Иванов И.И.

Вот как выглядит входящая телефонограмма. Давайте теперь разберем некоторые особые случаи.

Если телефонограмма пришла по факсу или электронной почте, ее тоже оформляют по правилам для входящих телефонограмм.

Ответ на запрос в телефонограмме может быть оформлен как отдельный исходящий документ со ссылкой на входящий номер.

Таким образом, мы разобрали основные моменты, касающиеся телефонограмм: что это такое, как оформлять, принимать и регистрировать. Эти знания помогут грамотно работать с этим редким ныне видом документа.

Особенности работы с телефонограммами внутри организации

Для упорядочения работы с телефонограммами внутри организации рекомендуется:

• Закрепить в инструкции по делопроизводству порядок отправки и получения телефонограмм.
• Назначить ответственных за прием и отправку телефонограмм.
• Вести журналы регистрации телефонограмм.
• Утвердить форму бланка телефонограммы.
• Определить сроки исполнения телефонограмм.

Эти меры позволят избежать ошибок и недоразумений при использовании телефонограмм для оперативного взаимодействия внутри организации.

Взаимодействие организаций с использованием телефонограмм

Если телефонограммы используются для связи между организациями, рекомендуется заключить соглашение, в котором прописать:

• Порядок обмена телефонограммами.
• Ответственных лиц за прием и отправку.
• Реквизиты телефонограмм.
• Сроки исполнения.
• Порядок подтверждения получения.

Такое соглашение придаст юридическую силу телефонограммам и упорядочит взаимодействие между организациями с их использованием.

Архивное хранение телефонограмм

Срок хранения исполненных телефонограмм устанавливается на основе экспертизы ценности документов и заносится в номенклатуру дел организации.

Рекомендуется формировать отдельные дела для телефонограмм или группировать их в дела по тематике.

Журналы регистрации телефонограмм хранятся 3 года.

Типичные ошибки при работе с телефонограммами

Часто встречающиеся ошибки при работе с телефонограммами:

• Неверное оформление реквизитов при составлении.
• Отсутствие регистрации телефонограмм.
• Несоблюдение сроков исполнения.
• Утрата телефонограмм.
• Неправильное формирование дел для хранения.

Чтобы избежать таких ошибок, необходимо четко регламентировать порядок работы с телефонограммами в организации.

Будущее телефонограмм в делопроизводстве

Несмотря на сокращение применения, телефонограммы сохраняют определенную ценность для оперативного взаимодействия. Однако по мере развития электронного документооборота они, вероятно, будут вытеснены более современными средствами коммуникации.

Тем не менее, знание особенностей работы с телефонограммами остается актуальным для специалистов по документационному обеспечению.

Рекомендации по работе с телефонограммами

Чтобы избежать ошибок при работе с телефонограммами, рекомендуется:

• Тщательно проверять реквизиты при составлении.
• Не затягивать сроки исполнения телефонограмм.
• Регистрировать телефонограммы в журналах.
• Хранить телефонограммы и журналы в течение установленных сроков.
• Периодически проводить проверки соблюдения порядка работы с телефонограммами.

Рассмотрим примеры оформления разных видов телефонограмм.

Исходящая телефонограмма

Иванов И.И., главный бухгалтер (тел. 123-45-67)

Петрову П.П., директору (тел. 987-65-43)

15.11.2023 в 10:35

No 456/78 от 15.11.2023

Направить бухгалтерский баланс за 3 квартал до 17.11.2023.

Иванов И.И.

Входящая телефонограмма

Петров П.П., директор (тел. 987-65-43)

Иванову И.И., главному бухгалтеру (тел. 123-45-67)

16.11.2023 в 13:15

No 789/34 от 16.11.2023

Баланс будет предоставлен до 18.11.2023.

Петров П.П.

Принял: Иванов И.И.

Таким образом, примеры помогают наглядно представить порядок работы с телефонограммами.

История применения телефонограмм

Рассмотрим краткую историю использования телефонограмм.

Телефонограммы появились в конце XIX века после изобретения телефонной связи и получили широкое распространение в первой половине XX века.

Особенно активно телефонограммы применялись в СССР для связи с удаленными объектами.

С развитием других средств связи значение телефонограмм снизилось, но они продолжают использоваться в некоторых областях.

Знание особенностей телефонограмм важно для изучения истории делопроизводства и владения полной картиной работы с документами.

Телефонограмма в современном делопроизводстве

Несмотря на появление новых технологий, телефонограммы не потеряли актуальности в ряде случаев:

• Для оперативной связи при отсутствии интернета.
• В качестве резервного канала связи.
• Когда нужно документально подтвердить факт передачи информации.

Поэтому знание порядка работы с телефонограммами остается важным для современного делопроизводителя.