Образец заявки на канцтовары для офиса - правила оформления и примеры

Канцелярские товары необходимы для комфортной работы любого офиса. Но как правильно составить заявку на их приобретение? В этой статье вы найдете подробные инструкции и полезные примеры.

Виды канцелярских товаров и их классификация

Все канцтовары делятся на две большие группы:

• Расходные материалы - бумага, ручки, карандаши и т.д. Они расходуются со временем.
• Предметы длительного пользования - степлеры, дыроколы и т.д. Они служат долго, но могут ломаться.

Существует общероссийский классификатор продукции ОКПД2, в котором прописаны отдельные позиции канцтоваров в разных разделах.

Типы заявок на канцтовары

Различают внутренние и внешние заявки:

• Внешние заявки - обращение к поставщику для закупки товаров.
• Внутренние заявки - обращение в отдел снабжения компании.

К внутренним заявкам часто прилагают служебные записки с обоснованием необходимости закупки.

Порядок составления внутренней заявки

Чтобы составить внутреннюю заявку, необходимо:

1. Выявить потребности сотрудников в канцтоварах.
2. Провести ревизию наличия товаров на складе.
3. Собрать данные и заполнить бланк заявки.
4. Направить заявку руководителю на подпись.

Обязательные реквизиты внутренней заявки

Любая внутренняя заявка на канцтовары должна содержать:

• Адресата (руководителя) и заявителя (ФИО, должность).
• Цель составления заявки.
• Дату и регистрационный номер.
• Перечень необходимых канцтоваров.
• Подпись ответственного лица с расшифровкой.

Особенности внешней заявки поставщику

При составлении внешней заявки учитывают:

• Ссылку на договор поставки.
• Дату и место составления заявки.
• Запрос товаров по прайс-листу поставщика.
• Подписи заявителя и руководителя.

Таким образом, в статье рассмотрены основные виды и правила оформления заявок на канцтовары. Приведены конкретные примеры и рекомендации по составлению внутренних и внешних заявок для обеспечения офиса всем необходимым.

Рекомендации по заполнению заявки на канцтовары

Чтобы грамотно заполнить заявку на канцтовары, придерживайтесь следующих рекомендаций:

• Используйте утвержденный в вашей компании бланк заявки. Это упростит процедуру согласования и утверждения.
• Указывайте точное количество каждой необходимой позиции. Например, не "ручки шариковые", а "ручки шариковые синие - 50 штук".
• Соблюдайте сроки подачи заявок, установленные в вашей компании. Оптимальный срок - раз в месяц.
• Контролируйте выполнение поданной заявки. Уточняйте у отдела снабжения, когда товары поступят на склад.

Образец заявки канцтовары: пример заполнения

Давайте рассмотрим конкретный образец заявки на канцтовары, чтобы лучше представить порядок ее заполнения.

Как видно из образца заявки канцтовары, в шапке документа указываются реквизиты компании, отдела и ответственного лица. Далее перечисляются необходимые позиции с указанием количества.

Внизу проставляются подпись заявителя, дата составления. Такой подход позволяет оперативно обрабатывать заявки и снабжать сотрудников всем необходимым.

Частые ошибки при заполнении заявок на канцтовары

Чтобы избежать распространенных ошибок, обратите внимание на следующее:

1. Не указывайте слишком общие формулировки типа "ручки шариковые". Уточняйте модели, цвета, количество.
2. Не заказывайте товаров на длительный срок вперед. Ориентируйтесь на 1-2 месяца.
3. Не допускайте ошибок в названиях и кодах товаров из прайс-листа поставщика.

Своевременное выявление и устранение таких ошибок поможет оптимизировать процесс снабжения офиса.

Автоматизация оформления заявок на канцтовары

Для упрощения работы с заявками используйте специальные программы. Например:

• 1С: Заявки на расходные материалы
• Melio: Заявки на материалы
• Склад Pro: Модуль заявок на товары

Такие решения позволяют формировать заявки в пару кликов, контролировать статусы обработки, оптимизировать складские остатки.

Порядок утверждения заявки на канцтовары

После составления заявки начинается процесс ее утверждения:

1. Заявка передается руководителю отдела на подпись.
2. Руководитель анализирует обоснованность заявки, при необходимости корректирует.
3. Отдел снабжения получает подписанную заявку и готовит заказ.
4. Бухгалтерия проверяет наличие средств в бюджете на закупку.
5. Руководитель утверждает заказ на основании заявки.

Таким образом, заявка проходит согласование на разных уровнях для обоснования расходов.

Сроки обработки заявки на канцтовары

Стандартные сроки обработки заявки:

• 1-3 дня - согласование с руководителем отдела.
• 1-2 дня - проверка отделом снабжения и бухгалтерией.
• 1 день - утверждение руководителем компании.
• 2-5 дней - поставка товаров поставщиком.

Итого, вся процедура занимает 5-10 рабочих дней. Сроки могут меняться в зависимости от внутренних регламентов и условий поставок.

Взаимодействие подразделений при обработке заявки

В обработке заявки обычно участвуют:

• Отдел, подавший заявку - формирует и согласовывает.
• Бухгалтерия - проверяет финансирование.
• Отдел закупок - размещает заказ у поставщика.
• Склад - принимает и выдает канцтовары по заявке.

Слаженная работа всех подразделений позволяет оперативно обрабатывать заявки и обеспечивать сотрудников всем необходимым.

Особенности срочных заявок на канцтовары

В экстренных случаях возможно ускоренное оформление заявки:

• Сокращаются сроки согласования заявки внутри компании.
• Используется экспресс-доставка от поставщика.
• Упрощается оформление закупочных документов.

Однако такие заявки должны быть обоснованными. Их количество стараются свести к минимуму.