Гриф утверждения документа: что это такое, образец

Насколько важно правильно оформить документы в организации? Верное решение - крайне важно! От того, насколько правильно составлены документы, зависит законность принимаемых решений. Одним из ключевых реквизитов официальных бумаг является гриф утверждения. Он подтверждает, что документ прошел все инстанции согласования и готов к исполнению. В нашей статье разберем, что такое гриф утверждения, где его располагают, как правильно оформить и заполнить. Узнаете, какие ошибки нельзя допускать при работе с этим реквизитом. Получите готовые образцы грифа утверждения для разных видов документов. Внимательно изучив материал, вы сможете грамотно оформлять любые официальные бумаги!

Что такое гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа - это реквизит, свидетельствующий о том, что документ прошел процедуру согласования и утвержден в установленном порядке. Гриф утверждения ставится только на официальных бумагах, имеющих правовой характер. Примеры документов, которые обязательно утверждаются:

• приказы и распоряжения руководителя;
• положения;
• правила;
• инструкции;
• штатное расписание;
• должностные регламенты.

Без грифа утверждения такие документы считаются незаконными и не имеют юридической силы.

Кто утверждает документы и как

Документы могут утверждаться:

1. Руководителем организации, обладающим правом единоличного принятия решений.
2. Коллегиальным органом (собранием, советом директоров, правлением).
3. Вышестоящей организацией, которой подчиняется данная компания или учреждение.

Утверждение бывает двух видов:

• Подписью руководителя или председателя коллегиального органа непосредственно на документе.
• Изданием распорядительного документа (приказа, постановления), которым официально утверждается какой-либо локальный акт компании.

Так, положение об оплате труда может утверждаться подписью генерального директора прямо на титульном листе. А вот правила внутреннего трудового распорядка утверждаются отдельным приказом.

Как правильно оформить гриф утверждения

Чтобы грамотно оформить гриф утверждения документа, нужно придерживаться определенных правил:

1. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа на уровне наименования организации.
2. Если документ имеет титульный лист, гриф утверждения ставят на титульном листе.
3. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, должности, подписи утверждающего лица, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения.
4. При утверждении документа коллегиальным органом указывают наименование этого органа, дату и номер протокола, которым утвержден документ.
5. Если документ утверждается распорядительным документом (приказом, постановлением), указывают вид этого документа в творительном падеже, его дату и номер.
6. Гриф утверждения выравнивают по левому краю. Допускается центрировать гриф относительно самой длинной строки.

При оформлении грифа утверждения обязательно нужно соблюдать все правила. Иначе это может повлечь признание документа незаконным.

Варианты грифа утверждения для разных документов

Рассмотрим конкретные примеры грифа утверждения на наиболее распространенных видах документов.

Гриф утверждения приказа или распоряжения

В приказах и распоряжениях гриф утверждения выглядит так:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО "Ромашка"

Подпись И.О. Фамилия

12.03.2018

Гриф утверждения положения

Гриф утверждения на положении (правилах, инструкциях):

УТВЕРЖДЕНО

Приказом генерального директора

ООО "Ромашка"

от 12.03.2018 No 56

Гриф утверждения штатного расписания

На штатном расписании гриф утверждения может выглядеть так:

УТВЕРЖДЕНО

Решением Совета директоров

ОАО "Ландыш"

Протокол от 12.03.2018 No 3

Как видите, для каждого документа есть свои особенности оформления грифа утверждения. Главное, не допускать ошибок и в обязательном порядке указывать все необходимые данные об утверждении.

Типичные ошибки в грифе утверждения документа

Чтобы избежать ошибок, нужно знать, каких погрешностей нельзя допускать при оформлении грифа утверждения:

• Отсутствует дата утверждения документа.
• Не указано, кем конкретно утвержден документ (должность и ФИО).
• При утверждении документа коллегиальным органом не указано полное наименование этого органа.
• При утверждении распорядительным документом не указан его вид, дата, номер.
• Гриф утверждения расположен не в правом верхнем углу документа.
• Используется косая черта или слово "За" перед должностью утверждающего лица.

Такие ошибки могут привести к тому, что документ будет признан недействительным. Поэтому обращайте внимание на правильное оформление грифа утверждения.

Итак, мы разобрали, что собой представляет гриф утверждения документа и зачем он нужен. Узнали правила оформления этого реквизита для разных видов документов. Рассмотрели типичные ошибки, которых следует избегать. Теперь вы можете с уверенностью применять эти знания на практике и грамотно оформлять любые официальные бумаги. Правильное составление документов - залог законности деятельности организации.

Рекомендации по заполнению грифа утверждения

Рассмотрим более подробно, как правильно заполнять гриф утверждения в разных ситуациях.

Если документ утверждается руководителем организации

В этом случае в грифе указывают:

• слово "УТВЕРЖДАЮ"
• должность руководителя в соответствии с приказом о назначении
• личную подпись
• расшифровку подписи (инициалы и фамилия)
• дату подписания в формате ДД.ММ.ГГГГ

Если документ утверждается не руководителем, а исполняющим обязанности

В грифе утверждения указывают:

• слово "УТВЕРЖДАЮ"
• должность руководителя в соответствии со штатным расписанием
• в скобках - "И.о." и должность лица, исполняющего обязанности руководителя
• подпись лица, исполняющего обязанности
• дату подписания

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

(И.о. заместитель генерального директора)

Подпись И.О. Фамилия

12.03.2018

Если документ утверждается несколькими лицами

В таком случае подписи располагаются на одном уровне under каждой подписью указывают должность, инициалы и фамилию лица, утвердившего документ.

Если документ утверждается приказом или распоряжением

Тогда в грифе утверждения указывают:

• слово "УТВЕРЖДЕН" или "УТВЕРЖДЕНА" в нужном роде
• вид утверждающего документа в творительном падеже (например, "Приказом")
• должность, инициалы, фамилия лица, подписавшего приказ
• дату и номер утверждающего приказа

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом генерального директора

ООО "Ромашка" Иванова И.И.

от 12.03.2018 No 56

Как проставляется гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется на документах следующим образом:

1. На бумажном документе гриф утверждения ставится шариковой ручкой или простым карандашом.
2. На электронном документе гриф утверждения оформляется шрифтом того же размера, что и основной текст.
3. Гриф утверждения проставляется на первом листе документа в правом верхнем углу.
4. При наличии титульного листа гриф утверждения размещают на титульном листе.

Таким образом, гриф утверждения всегда должен присутствовать на самом видном месте, чтобы сразу было понятно - документ прошел утверждение.

Гриф утверждения в системах электронного документооборота

В системах электронного документооборота гриф утверждения может оформляться в виде электронной цифровой подписи (ЭЦП). В этом случае вместо собственноручной подписи проставляют отметку о наличии ЭЦП.

Отметка о ЭЦП в грифе утверждения включает:

• слова "Документ подписан ЭЦП"
• идентификатор сертификата ключа ЭЦП
• фамилию, имя, отчество владельца сертификата
• срок действия сертификата

ЭЦП позволяет ускорить процесс согласования документа и избежать подделок. Но бумажный документ с ЭЦП все равно собственноручной подписью.

Это обусловлено требованиями законодательства, согласно которым электронный документооборот не отменяет работу с бумажными носителями. Поэтому после утверждения документа в электронном виде с ЭЦП руководитель должен распечатать документ на бумаге и поставить на нем личную подпись.

Когда можно обходиться без грифа утверждения

Не все документы обязательно должны утверждаться. Гриф утверждения не требуется в следующих случаях:

• На документах, носящих информационный характер (служебные записки, докладные записки, акты, справки).
• На переписке между подразделениями одной организации.
• На деловой переписке с другими организациями.
• На документах, утверждаемых коллегиальными органами управления организацией в соответствии с законодательством.

Такие документы подписываются ответственными лицами, но не утверждаются. Гриф утверждения на них не ставится.

Выводы

Гриф утверждения - важный реквизит официальных документов. Он подтверждает, что бумага прошла согласование и имеет юридическую силу.

Чтобы правильно оформить гриф утверждения, нужно учитывать особенности утверждающего лица и вида документа. Следует точно указывать все необходимые данные: должность, подпись, расшифровку подписи, дату.

Заполняя гриф утверждения, нельзя допускать ошибок. Это может привести к признанию документа незаконным. При работе в системах электронного документооборота следует помнить о необходимости дублирования электронной подписи собственноручной.