Как правильно составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению? Полезные рекомендации

Сопроводительное письмо играет важную роль при отправке коммерческого предложения потенциальному клиенту или партнеру. От того, насколько грамотно оно будет составлено, зависит, заинтересуется ли адресат самим предложением и захочет ли с вами сотрудничать. Давайте разберемся, как правильно написать такое письмо.

Зачем нужно сопроводительное письмо

Основные функции сопроводительного письма:

• Кратко описать суть коммерческого предложения;
• Перечислить документы, которые отправляются вместе с письмом;
• Заинтересовать получателя, чтобы он обратил внимание на предложение.

То есть сопроводительное письмо должно содержать такую информацию, которая подтолкнет потенциального партнера к действию – ознакомиться с вашим коммерческим предложением. Особенно важно для "холодных" рассылок, когда вы впервые обращаетесь к компании.

Требования к сопроводительному письму

Несмотря на то, что четкого шаблона для таких писем нет, стоит придерживаться некоторых общих требований при их написании:

1. Предметность. Не стоит упоминать сразу несколько проектов или направлений деятельности, лучше сосредоточиться на одном конкретном предложении.
2. Лаконичность. Рекомендуется ограничиться 1 страницей текста, не более.
3. Понятность. Избегать специальных терминов, которые могут быть непонятны получателю письма.
4. Призыв к действию. Указать, что нужно сделать получателю, если он заинтересовался вашим предложением – позвонить, написать, ознакомиться с приложенными документами.

Также рекомендуется отправлять сопроводительное письмо на фирменном бланке, если оно идет от имени компании. Это сразу добавит вам авторитета в глазах получателя.

Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Давайте разберем пошагово, как правильно составить такое письмо:

1. Обращение к конкретному лицу или организации. Не стоит начинать со слов "Уважаемые господа", лучше сразу написать имя и должность того, кому адресовано письмо.

2. Представление. Нужно кратко рассказать о своей компании и сфере деятельности.

   Copy code

   Например, "Компания "Север" работает на рынке пластиковых изделий для дома и сада уже 10 лет. Мы являемся лидерами в своем сегменте по соотношению цены и качества."

3. Copy code

   Описание сути коммерческого предложения. Это самая важная часть письма, которая должна заинтересовать получателя. Нужно в 2-3 предложениях обозначить, чем выгодно ваше предложение, какую выгоду или эффективность оно принесет клиенту.

   Например, "Мы предлагаем расширить ассортимент вашего магазина за счет нашей продукции со скидкой 10%. Благодаря этому вы сможете привлечь новых покупателей и увеличить продажи."

4. Copy code

   Указание приложенных документов. Если к письму прилагается коммерческое предложение, прайс-лист, фотографии или другие файлы, об этом нужно обязательно написать.

   Например, "Вместе с письмом мы отправляем:"

   Коммерческое предложение с описанием ассортимента и условий поставки Прайс-лист с ценами Фотографии продукции
5. Copy code

   Призыв к действию. В конце письма нужно указать, что должен предпринять получатель, если заинтересовался.

   Например, "Если вас заинтересовало наше предложение, пожалуйста, свяжитесь с нами по телефону или электронной почте, указанным ниже."

6. Контактные данные.
7. Прощальная фраза и подпись.

Как видите, ничего сложного нет. Главное – четко сформулировать выгоду от сотрудничества и указать, что нужно сделать потенциальному клиенту или партнеру дальше.

Пример сопроводительного письма к коммерческому предложению

Вот пример готового сопроводительного письма, который вы можете взять за основу:

Уважаемый Иван Петрович!

Рады представить Вам нашу компанию "Стройматериалы" - мы работаем на строительном рынке уже 5 лет и являемся официальным дилером крупнейшего завода строительных смесей в нашем регионе.

Хотим предложить Вам выгодные условия для закупки материалов для ваших строительных объектов. Мы готовы предоставить скидку 8% на первую партию товара, а также бесплатную доставку в пределах города.

Вместе с письмом отправляем наше коммерческое предложение и прайс-лист с актуальными ценами и наличием товара на складе.

Если вас заинтересовало наше предложение, пожалуйста, позвоните нам или напишите на электронную почту.

С уважением,
Иван ИвановМенеджер по продажамКомпания "Стройматериалы"

Как видите, здесь есть все необходимые элементы – обращение, описание компании и предложения, перечень файлов, призыв к действию, контакты. Таким образом можно быстро привлечь клиента и заинтересовать его своим коммерческим предложением.

Оформление сопроводительного письма

Помимо содержания, важно правильно оформить сопроводительное письмо, чтобы произвести хорошее впечатление на получателя.

1. Используйте официально-деловой стиль. Исключите разговорные обороты, сленг, ошибки.
2. Оформляйте письмо на фирменном бланке, если оно идет от имени компании. Это придаст весомость.
3. Сопроводительное письмо коммерческому предложению образец можно найти в Интернете и взять за основу при написании.
4. Соблюдайте принятую структуру делового письма: дата, обращение, текст, прощание, подпись.

Каналы отправки

Сопроводительное письмо с коммерческим предложением можно отправлять несколькими способами:

• Почтой (заказным или ценным письмом)
• С курьером
• По электронной почте

Самый распространенный на сегодняшний день канал - электронные письма. Это быстро и недорого. Но для постоянных klubok.нетклиентов лучше отправить оригинал на бумаге с курьером.

Автоматизация процесса

Если вы делаете массовую рассылку коммерческих предложений новым klubok.нетклиентам, можете автоматизировать процесс с помощью специальных сервисов.

Это позволит не только быстрее и проще составлять письма, но и отслеживать статистику:

• Сколько писем было доставлено адресатам
• Сколько из них были открыты
• Были ли скачаны вложения с коммерческим предложением

Анализируя эти данные можно повысить эффективность рассылок.

Обратная связь от клиентов

После отправки сопроводительного письма важно не забыть проанализировать отклик от потенциальных клиентов и партнеров – позвонили ли они вам, скачали коммерческое предложение или может были какие-то вопросы по его содержанию.

Эта информация также поможет скорректировать рассылку и сделать коммерческое предложение более эффективным – например, изменить формулировки или добавить недостающие данные.

KPI эффективности

Чтобы понимать, насколько результативны ваши сопроводительные письма и коммерческие предложения, нужно ввести определенные KPI – ключевые показатели эффективности.

Например, можно отслеживать:

• Процент открытия писем от общего числа
• Процент скачиваний коммерческого предложения
• Процент ответов на письмо
• Процент заключенных контрактов

Анализируя динамику этих показателей, можно оптимизировать сопроводительные письма и повысить результативность коммерческих предложений.