Как написать отказное письмо: образцы и рекомендации
Отказные письма - важные документы для подтверждения безопасности товаров. Они бывают торговые, таможенные, пожарные, регистрационные. Узнайте, когда нужно отказное письмо, как его получить и правильно использовать.
Обязательная сертификация: когда нужна и когда нет
Не на все товары требуется обязательная сертификация. Есть продукция, которую достаточно зарегистрировать декларацией о соответствии. А многие категории вообще освобождены от таких процедур.
Полный перечень таких товаров указан в Постановлении Правительства РФ No 2425.
К примеру, обязательной сертификации подлежат:
- принадлежности для новорожденных;
- медицинские изделия;
- термосы;
- нательное белье.
Декларации соответствия достаточно для таких категорий, как строительные материалы, мебель, бытовая техника.
А вот на зонты, искусственные цветы, зеркала, сувениры и другие товары сертификаты и декларации не нужны. Здесь подойдут отказные письма.
Что такое отказное письмо и зачем оно нужно
Отказное письмо - это документ, который подтверждает, что конкретный товар не подлежит обязательной сертификации и декларированию.
Такие письма нужны по нескольким причинам:
- Их могут запросить маркетплейсы при размещении товара;
- Могут потребовать контролирующие органы;
- Покупатели имеют право увидеть подтверждение безопасности купленного товара.
Основные преимущества отказного письма:
- Подтверждает право продавать товар без сертификата;
- Позволяет избежать внеплановых проверок;
- Снимает риск блокировки на маркетплейсах.
Без отказного письма аккаунт или товар могут заблокировать до выяснения обстоятельств. Это приведет к убыткам и потере клиентов.
Виды отказных писем
Существует несколько разновидностей отказных писем для разных целей:
-
Торговое отказное письмо - подтверждает право продавать товар без сертификата. Выдается торговым организациям, маркетплейсам, покупателям.
-
Таможенное отказное письмо - для ввоза/вывоза товаров через границу. Выдается таможенным органам.
-
Отказное письмо на пожарную безопасность - подтверждает, что товар не требует специальных мер пожарной безопасности.
-
Отказное письмо на регистрацию - подтверждает, что товар не подлежит государственной регистрации.
Каждый вид отказного письма имеет свою специфику использования. Выбирать нужно в зависимости от ситуации и запроса на предоставление такого документа.
| Вид отказного письма | Запрашивают |
| Торговое | Маркетплейсы, покупатели |
| Таможенное | Таможенные органы |
| Пожарное | Контролирующие органы |
| Регистрационное | Контролирующие органы |
Чаще всего требуется торговое отказное письмо. отказное письмо на продукцию Именно о нем пойдет речь далее.
Как получить отказное письмо
Отказные письма выдают специализированные организации - аккредитованные сертификационные центры. Полный список таких центров есть в реестре Росаккредитации.
Чтобы получить отказное письмо, нужно:
- Выбрать несколько подходящих сертификационных центров;
- Проверить их полномочия в реестре Росаккредитации по номеру в формате RA.RU.12АБ34;
- Сравнить стоимость услуг и отзывы о работе;
- Выслать пакет документов в выбранный центр по электронной почте или принести лично.
Пакет документов для отказного письма:
- Заявление;
- Реквизиты организации/ИП;
- Технические характеристики товара;
- Коды ТН ВЭД и ОКПД2 товара;
- Учредительные документы компании.
Стоимость отказного письма
Цена отказного письма зависит от количества наименований товаров, сложности процедуры и региона. В среднем это обходится примерно в 3-6 тысяч рублей.
Структура и содержание отказного письма
У отказного письма нет утвержденной формы. Обычно это просто официальное письмо от сертификационного центра на фирменном бланке.
Но в нем обязательно должно быть:
- Наименование, адрес, реквизиты выдавшей организации;
- Сведения о получателе отказного письма;
- Перечень продукции;
- Обоснование, почему эта продукция не требует сертификации;
- Срок действия документа;
- Подпись и печать.
Срок действия и правила использования
Отказное письмо, образец которого всегда можно найти, выдается на 1 год, после чего нужно получать новый документ. Исключение - бессрочные отказные письма. Но их редко выдают, потому что нормативные акты регулярно меняются.
При использовании отказного письма нужно соблюдать правила:
- Предоставлять по первому требованию контролирующих органов, маркетплейсов, покупателей;
- Не передавать другим организациям и ИП;
- Хранить оригинал в течение 3 лет с момента истечения срока.
За нарушение этих правил предусмотрена административная ответственность.
Частые вопросы об отказных письмах
Можно ли получить отказное письмо самостоятельно?
Нет, отказное письмо может выдать только аккредитованный сертификационный центр. Самостоятельно такой документ оформить нельзя, так как потребуется заключение эксперта.
Нужно ли отказное письмо для продажи на маркетплейсах?
При регистрации на маркетплейсе отказное письмо может не запрашиваться. Но его могут потребовать позже - при жалобах покупателей или проверках. Поэтому лучше подготовить отказное письмо заранее, до начала продаж.
Можно ли в одно отказное письмо включить несколько видов товаров?
Да, в отказном письме можно указать любое количество наименований продукции. Главное чтобы они все не подлежали обязательной сертификации.
Нужно ли ежегодно переоформлять отказное письмо?
Стандартный срок действия отказного письма - 1 год. Но лучше ежегодно проверять не изменились ли требования для ваших товаров и при необходимости запрашивать обновленное отказное письмо.
Административная ответственность
За нарушение правил использования отказного письма предусмотрена административная ответственность. Наказываются:
- Предоставление поддельных документов;
- Нарушение сроков хранения;
- Отказ в предоставлении контролирующим органам.
Также блокируется товар или аккаунт на маркетплейсе до предоставления действительного отказного письма.