Образец-письмо о деловой репутации юридического лица: правила составления и рекомендации

Письма о деловой репутации становятся все более распространенным требованием со стороны банков при открытии счетов и выдаче кредитов юридическим лицам. Давайте разберемся, как правильно составить такое письмо.

Нормативная база для запроса писем о деловой репутации

Согласно пункту 2 статьи 7 Федерального закона No 115-ФЗ "О противодействии легализации доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма", банки обязаны идентифицировать клиентов - как физических, так и юридических лиц. А Положение ЦБ РФ No 499-П от 15.10.2015 конкретизирует, что идентификация включает в себя сбор сведений о деловой репутации организаций.

Таким образом, банки имеют полное право запрашивать письменные отзывы о деловом имидже своих клиентов от их контрагентов и партнеров. Цель таких писем - минимизировать риски банков.

Кто может давать отзывы о деловой репутации

Отзывы о деловой репутации юридического лица могут давать:

• Другие организации, являющиеся контрагентами данной фирмы
• Банки, в которых у компании есть расчетные счета
• В крайнем случае, сама фирма может дать самооценку своей репутации

Требования к оформлению отзыва о деловой репутации

Образец письма о деловой репутации юридического лица должен содержать следующие основные элементы:

1. Реквизиты организации, предоставляющей отзыв
2. Адресат (банк, которому предоставляется письмо)
3. Дата составления документа
4. Текст отзыва с описанием опыта сотрудничества
5. Подпись руководителя и печать организации

Главное правило - образец письма о деловой репутации юридического лица должен быть составлен от лица контрагента, а не самой проверяемой фирмы.

Пример текста отзыва о деловой репутации

Текст отзыва может включать следующие сведения:

• Сроки сотрудничества с данной фирмой
• Основные виды деятельности и услуг, по которым взаимодействовали компании
• Оценку исполнительности и надежности партнера
• Информацию об отсутствии претензий и конфликтов
• Готовность продолжать сотрудничество в будущем

"Наша компания сотрудничает с ООО "Ромашка" более 3 лет в сфере поставок канцелярских товаров. За время партнерства было выполнено более 500 заказов на общую сумму 5 млн рублей".

Образец письма о деловой репутации юридического лица должен содержать конкретные примеры и факты.

Как быть, если нет отзывов от контрагентов?

Иногда у фирмы может не оказаться контрагентов, которые одновременно являются клиентами запрашивающего банка. Либо компания только открылась и пока не успела наладить партнерские связи.

В таком случае самооценка также может быть принята банком, если позволяют его внутренние правила контроля. Но она должна содержать максимум конкретики и возможностей для внешней проверки указанных данных.

К примеру, можно указать ИНН, ОГРН, юридический и фактический адреса компании, чтобы банк имел возможность проверить реальность ее существования.

Рекомендуемое содержание отзыва о деловой репутации

Чтобы отзыв о деловой репутации был максимально полезен, рекомендуется включать в него следующие сведения:

• Основной вид деятельности и сфера бизнеса проверяемой компании
• Срок взаимодействия с данной организацией
• Перечень основных услуг и товаров, по которым сотрудничали компании
• Примерные объемы работ/поставок
• Оценка надежности и исполнительности контрагента
• Информация об отсутствии неурегулированных споров и претензий за всю историю сотрудничества

Включение таких конкретных данных позволит банку составить максимально полное представление о деловом имидже и репутации проверяемой компании.

Положительные и отрицательные стороны самооценки

Если возможности получить отзыв от контрагентов нет, самооценка также может быть принята банком. У нее есть как плюсы, так и минусы.

Образец письмо деловой репутации юридического лица в виде самооценки позволяет компании представить себя в максимально выгодном свете, сделав упор на сильные стороны бизнеса. Однако такая субъективность может вызвать вопросы у банка.

Как избежать типовых ошибок при составлении отзыва

Чтобы повысить шансы на положительное заключение банка, важно избегать распространенных ошибок, к которым относятся:

1. Отзыв составлен самой проверяемой компанией
2. Тексты отзыва от разных организаций практически дословно совпадают
3. Отсутствуют конкретные факты и детали сотрудничества компаний

Поэтому очень важно написать отзыв деловой репутации максимально индивидуально, избегая шаблонных формулировок.

Прочие способы подтверждения деловой репутации

Помимо писем от контрагентов, деловую репутацию можно подтвердить такими документами, как:

• Справка, выданная администрацией по месту регистрации компании
• Благодарственные письма от заказчиков и клиентов
• Награды и дипломы, полученные на профессиональных конкурсах и выставках

Преимущества наличия положительного отзыва о деловой репутации

Получение положительного отзыва о деловой репутации от контрагентов или самооценки дает компании следующие преимущества:

• Повышение шансов на одобрение кредита в банке
• Возможность получить более выгодные условия по кредиту
• Упрощение процедуры открытия банковских счетов
• Повышение доверия со стороны других контрагентов

Влияние отзыва о деловой репутации на принятие решения о выдаче кредита

Наличие в целом положительного отзыва о деловой репутации зачастую может стать решающим фактором для одобрения кредита банком. Особенно это актуально для компаний, которые:

• Являются новыми, не имеют длительной кредитной истории
• Имеют невысокий размер уставного капитала
• Работают в сферах с повышенными рисками

Оспаривание отрицательных отзывов о деловой репутации

Если контрагент по каким-то причинам дает негативный или необъективный отзыв, компания может оспорить его, предоставив в банк опровергающие документы.

К ним могут относиться:

• Переписка, договоры, акты, накладные о взаимодействии с контрагентом
• Судебные решения по предыдущим спорам с этой организацией
• Альтернативные положительные отзывы от других партнеров

Главное при этом аргументированно опровергнуть каждый негативный тезис.

Необходимые документы для получения отзыва о деловой репутации

Для того чтобы получить отзыв о деловой репутации от контрагента, как правило, нужно предоставить следующий пакет документов:

• Реквизиты компании
• Свидетельства ОГРН и ИНН
• Устав и учредительный договор
• Лицензии на осуществление деятельности (при наличии)
• Финансовая отчетность за последние 1-2 года

Порядок направления запроса на получение отзыва о деловой репутации

Запрос отзыва о деловой репутации контрагенту целесообразно направлять заказным письмом с уведомлением с пакетом вышеуказанных документов.

После получения отзыва также рекомендуется направить благодарственное письмо в адрес компании, предоставившей отзыв.

Варианты отказа контрагентов в предоставлении отзыва о деловой репутации

В некоторых случаях контрагенты могут отказать в выдаче отзыва о деловой репутации. Типовыми причинами этого являются:

• Отсутствие тесного взаимодействия с запрашивающей компанией
• Нежелание предоставлять информацию третьим лицам
• Негативный опыт совместной работы

Алгоритм действий при отказе контрагентов предоставить отзыв о деловой репутации

Если отзыв не удалось получить от ключевых партнеров, важно предпринять следующие шаги:

1. Еще раз направить им мотивированный запрос
2. Обратиться к другим контрагентам
3. Рассмотреть вариант самооценки

Взаимосвязь отзыва о деловой репутации и финансового состояния компании

Отзыв о деловой репутации не может рассматриваться банком отдельно от финансового состояния организации. Хорошие отзывы при плохих финансовых показателях компании или наоборот снижают доверие к заемщику.

Поэтому важно, чтобы документы дополняли друг друга и демонстрировали стабильное положение фирмы на рынке.

Способы повышения эффективности отзыва для улучшения репутации

Чтобы отзыв как можно лучше повлиял на репутацию компании, рекомендуется:

• Получить несколько отзывов от разных контрагентов
• Максимально конкретизировать детали взаимодействия в тексте
• Отразить динамику развития сотрудничества

Возможность использования отзыва о деловой репутации в других целях

Помимо предоставления в банк, полученный отзыв может быть использован:

• В тендерных заявках как подтверждение квалификации
• При заключении договоров с новыми клиентами
• Для внутреннего продвижения компании

Критерии выбора надежного контрагента для получения отзыва о деловой репутации

При выборе контрагента для отзыва стоит обращать внимание на:

• Продолжительность сотрудничества
• Отсутствие негативного опыта
• Авторитетность и известность компании на рынке