Образец письма на возврат денег от поставщика: как оформить претензию и вернуть средства
Возврат денежных средств от поставщика - распространенная ситуация в бизнесе. Рассмотрим, как правильно оформить документы и вернуть деньги.
Причины возврата денег от поставщика
Среди причин возврата денег от поставщика можно выделить:
- Поставка некачественного товара.
- Непоставка товара в установленные сроки.
- Ошибки в платежных документах, переплата.
- Отказ от товара.
Для возврата денег в любом из этих случаев необходимо оформить соответствующие документы.
Документы для возврата денег при поставке некачественного товара
Если получен товар ненадлежащего качества, необходимо:
- Составить акт о выявленных недостатках.
- Направить претензию поставщику с требованием устранить недостатки или вернуть деньги.
- При отказе от товара - заполнить накладную ТОРГ-2 и вернуть поставщику некачественный товар.
Образцы этих документов можно найти в специализированных правовых системах.
Возврат денег при ошибке в платежах или отказе от товара
При ошибочном перечислении денег поставщику или отказе от товара оформляют письмо-претензию о возврате денег. Письмо составляют в свободной форме на фирменном бланке.
Письмо должно содержать:
- реквизиты сторон;
- номер и дату договора;
- сумму и причину возврата;
- ссылку на законодательство;
- сроки возврата денег;
- реквизиты для перечисления средств.
К письму прилагают акт сверки взаиморасчетов и другие подтверждающие документы.
Сроки возврата денег и ответственность поставщика
Согласно Гражданскому кодексу, поставщик должен вернуть деньги в течение 7 дней после получения претензии о возврате (п. 2 ст. 314 ГК РФ).
При нарушении этих сроков на сумму долга начисляются проценты (п. 1 ст. 395 ГК РФ).
Порядок возврата денег при расторжении договора
При расторжении договора с поставщиком также может возникнуть необходимость возврата денежных средств. Согласно статье 717 Гражданского кодекса, если заказчик отказывается от исполнения договора подряда, подрядчик имеет право удержать часть уплаченной ему цены пропорционально части работы, выполненной до получения извещения об отказе.
Таким образом, образец письма о возврате аванса при расторжении договора будет аналогичным, однако потребуется в нем дополнительно указать:
- Объем поставленного товара или выполненных работ.
- Сумму, которую поставщик вправе удержать.
- Окончательную сумму к возврату с учетом выполненных поставщиком обязательств.
Способы отправки письма о возврате денег
Чтобы получить доказательство получения образца письма о возврате денег от поставщика, можно воспользоваться следующими способами отправки:
- Почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении.
- Направление заказным письмом с уведомлением.
- Передача письма лично представителю поставщика с отметкой о получении.
Это позволит подтвердить факт и дату получения претензии поставщиком, что важно в случае судебного разбирательства.
Возврат денег при непоставке товара в срок
Если поставщик нарушил сроки поставки товара, указанные в договоре, покупатель также вправе потребовать возврата предоплаты, направив соответствующую претензию.
Образец такого письма будет выглядеть следующим образом:
В соответствии с договором No ____ от ______ предусмотрена поставка [наименование товара] в срок до [дата]. По состоянию на текущую дату обязательства по поставке не исполнены.
На основании вышеизложенного, прошу вернуть сумму предоплаты [сумма] по следующим реквизитам [реквизиты счета].
Таким образцом письма о возврате денег можно воспользоваться в связи с непоставкой товара в указанный в договоре срок.
Сроки хранения документов о возврате денег
В соответствии с законодательством, вся служебная переписка, в том числе письма о возврате денег от поставщика, должна храниться не менее 5 лет.
Для удобства учета и поиска документов рекомендуется завести журнал регистрации исходящей и входящей корреспонденции. Его форму можно утвердить в учетной политике организации.
Ответственное лицо за документооборот по возврату денег
Для повышения исполнительской дисциплины в части сроков ответа на претензии и хранения документов имеет смысл назначить ответственное лицо.
В его обязанности будет входить:
- Регистрация входящей и исходящей корреспонденции по возврату денег.
- Контроль сроков исполнения.
- Отправка напоминаний и повторных претензий поставщикам.
- Формирование дел и сдача документов на архивное хранение.
Налоговый учет возвращенных сумм
Что касается налогового учета, то излишне полученные или ошибочно зачисленные суммы не учитываются в составе доходов поставщика (п. 1 ст. 346.15 НК РФ).
Исключение составляют суммы полученной предоплаты при расторжении сделки - на момент получения аванса возникла обязанность отразить доход (ст. 346.17 НК РФ).