Составляем оптимальный график заполнения отпусков на 2024 год

График отпусков - важный документ для планирования работы компании в новом году. Правильное его заполнение позволит избежать сбоев в работе и конфликтов с сотрудниками.

Нормативная база для составления графика отпусков

Составление графика отпусков регулируется Трудовым кодексом РФ. В частности, в статье 123 указано, что график устанавливает очередность предоставления оплачиваемых отпусков на календарный год.

Документ должен быть в каждой организации и у индивидуальных предпринимателей. Исключение составляют лишь микропредприятия, которые могут заменить график на письменные соглашения между работником и работодателем о сроках отпуска.

График отпусков нужно утверждать ежегодно не позднее чем за две недели до нового года.

В 2023 году крайний срок - 17 декабря. Однако лучше уложиться до этой даты, например, 15 декабря.

За отсутствие графика отпусков для работодателя предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ в виде штрафа:

• для должностных лиц - от 1000 до 3000 рублей;
• для организаций - от 30 000 до 50 000 рублей.

Кого включать в график отпусков

Заполнение графика отпусков для сотрудников имеет ряд особенностей:

• Включаются все штатные работники, в том числе удаленные сотрудники и совместители.
• Не включают исполнителей по гражданско-правовым договорам, а также мобилизованных.

При составлении графика отпусков на 2024 год нужно обязательно учитывать тех сотрудников, которые имеют право выбрать удобное для них время отдыха. К таким лицам относятся:

1. участники ВОВ;
2. Герои Советского Союза, Герои РФ;
3. получатели социальной поддержки (малоимущие, многодетные матери и т.п.);
4. работники до 18 лет.

Учет пожеланий сотрудников при составлении графика

Хотя закон и не обязывает согласовывать график отпусков с работниками, на практике часто учитываются пожелания сотрудников.

Рекомендуется начинать сбор предпочтений по датам отдыха примерно в октябре Отпуск можно разделить на несколько частей по соглашению между работодателем и сотрудником. При этом одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.

Основные правила составления графика

При утверждении графика отпусков следует придерживаться ряда правил:

• сроки составления и утверждения - не позднее 17 декабря 2023 года;
• минимальная продолжительность отпуска - 28 календарных дней;
• очередность предоставления отпусков с учетом производственных нужд и прав работников;
• запрет на планирование отпусков за пределами 2024 года.

Кроме того, важно помнить правило о том, что из общей продолжительности отпуска часть должна быть не менее 14 календарных дней.

Как видно из примера, у Иванова И.И. отпуск запланирован на 28 дней целиком, а у Петровой М.С. - сначала на 25 календарных дней, а после 17 дней. При желании сотрудники могут разделить свой отпуск на части.

Рекомендуемые формы и процедура утверждения

Для оформления графика отпусков можно воспользоваться типовой формой Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 No 1.

Также допустимо разработать собственный бланк графика отпусков и закрепить его в локальных нормативных актах организации.

Если в компании есть профсоюз, то с графиком отпусков необходимо ознакомить его представителей и получить мотивированное мнение.

Сам график отпусков утверждается подписью руководителя компании. Также можно издать отдельный приказ об этом.

Дата приказа об утверждении графика и дата непосредственного подписания документа должны совпадать.

Правила ознакомления сотрудников с графиком отпусков

После утверждения графика отпусков на 2024 год с ним необходимо ознакомить всех сотрудников. Это можно сделать путем:

• размещения на информационном стенде;
• отправки по электронной почте;
• выдачи под подпись.

При этом закон обязывает уведомлять работника о дате начала отпуска не менее чем за две недели. Иначе он вправе сам перенести свой отдых.

Если сотрудник отказывается ставить подпись об ознакомлении, то его в присутствии двух свидетелей все равно знакомят с графиком отпусков.

Внесение изменений в утвержденный график отпусков

Если в течение года в компанию принимаются новые работники, то их можно направить в отпуск отдельным приказом без корректировки графика.

Второй вариант - внести изменения в утвержденный график отпусков путем подготовки и утверждения дополнения к нему. Это дополнение станет неотъемлемой частью основного документа.

Также может возникнуть необходимость в переносе начала отпуска по инициативе сотрудника или работодателя. Однако в любом случае одностороннее изменение графика запрещено.

Типичные ошибки при составлении графика отпусков

На практике при заполнении графика отпусков часто допускают следующие ошибки:

• неполный список сотрудников - не учитывают новичков, уволившихся;
• нарушение очередности предоставления отпусков - не учитывают приоритет работников;
• накладки в датах отпусков из-за плохого планирования;
• отсутствие согласования с профсоюзной организацией.

Все это может привести к конфликтам в коллективе, претензиям проверяющих органов, наложению штрафов.

Практические рекомендации по оптимальному планированию

Чтобы составить по-настоящему работоспособный график отпусков, рекомендуется:

• учитывать рабочую загрузку и важные мероприятия;
• планировать поочередный уход сотрудников из одного отдела;
• предусматривать резерв кадров на замену;
• предоставлять гибкий график удаленщикам и совместителям.

Такой подход позволит избежать срывов в работе и обеспечит отдых всем сотрудникам.

Автоматизация процесса составления графика отпусков

Существуют специальные кадровые системы и сервисы, позволяющие частично или полностью автоматизировать заполнение графика отпусков.

Они могут интегрироваться с программой 1С или использоваться как отдельные онлайн-приложения. Также помочь могут специальные шаблоны Excel.

Вопросы-ответы по составлению графика отпусков

Рассмотрим наиболее часто возникающие вопросы при заполнении графика отпусков:

• Что делать, если сотрудник заболел в отпуске?
• Можно ли отозвать работника из отпуска по производственной необходимости?
• Как быть, если изменилась фамилия сотрудника?

Подробные разъяснения по этим и другим ситуациям помогут избежать ошибок.

Пошаговая инструкция составления графика отпусков

Для упрощения процесса заполнения графика отпусков имеет смысл составить пошаговую инструкцию с чек-листом или наглядную инфографику.

Это позволит сделать данный процесс понятным и прозрачным для всех задействованных лиц.

Полезные образцы документов по графику отпусков

Рассмотрим полезные образцы документов, которые помогут при составлении графика отпусков:

• Шаблон графика отпусков в Excel с удобной структурой и формулами;
• Образец заполненной формы Т-7 с пояснениями;
• Пример приказа об утверждении графика отпусков.

Использование таких шаблонов ускорит процесс подготовки документов и снизит вероятность ошибок.

Рекомендации по оповещению сотрудников об отпусках

Помимо ознакомления всех работников с графиком отпусков, важно своевременно напоминать о начале их отдыха.

Для этого можно использовать:

• рассылку по электронной почте за 2-4 недели;
• объявления в мессенджерах и корпоративных чатах;
• автоматические push-уведомления из кадровых систем.

Такой подход позволит избежать недоразумений с датами отпусков.

Ответы на спорные ситуации по графику отпусков

Рассмотрим несколько примеров спорных ситуаций при заполнении и использовании графика отпусков, а также варианты их решения:

1. Сотрудник заблаговременно предупредил о переносе отпуска. Обязан ли работодатель удовлетворить просьбу?
2. Работник настаивает на разделении отпуска на части меньше 14 дней каждая. Как поступить работодателю?

Подобный анализ поможет грамотно разрешать разногласия, не допуская конфликтов.

Работа с возражениями по графику отпусков

Несмотря на старания, могут возникнуть возражения со стороны отдельных сотрудников по установленному графику отпусков.

В таком случае рекомендуется:

1. Выслушать аргументацию работника и уточнить причины его недовольства;
2. Проанализировать техническую возможность удовлетворения пожеланий с учетом производственных нужд;
3. Предложить варианты компромисса, например, частичный перенос отпуска.

Вести диалог вежливо, избегая конфликтности. При невозможности пересмотра решения - четко и аргументировано это разъяснить.

Порядок внесения оперативных изменений

Несмотря на общий запрет, в исключительных случаях в график отпусков могут вноситься оперативные корректировки, например:

• При поломках оборудования для ремонта;
• Введения новых госрегулирований для их учета;
• Важного заказа для его выполнения.

В таких ситуациях вносятся минимально необходимые поправки по согласованию с сотрудниками с последующим оформлением дополнения к графику отпусков.

Материальная мотивация соблюдения графика

Для повышения исполнительской дисциплины имеет смысл закрепить в коллективном договоре или внутренних документах положения о стимулирующих выплатах за точное соблюдение утвержденного графика отпусков.

Это послужит хорошим подспорьем для ответственного отношения сотрудников к планируемым датам отдыха.

FAQ для руководителя по графику отпусков

Для руководителей полезно подготовить краткое FAQ по составлению и контролю графика отпусков:

• Как быть с "забывчивыми" сотрудниками?
• Можно ли сократить отпуск по инициативе работника?
• Какие санкции возможны за срыв графика?

Это позволит оперативно принимать взвешенные управленческие решения по вопросам предоставления отпусков.

Учет листков нетрудоспособности при составлении графика отпусков

При планировании ежегодных оплачиваемых отпусков важно учитывать вероятность наступления нетрудоспособности у сотрудников.

Для минимизации сбоев в работе компании целесообразно:

1. Проанализировать статистику заболеваемости по коллективу за несколько лет;
2. Установить "резервные" сроки для отпусков на случай больничных;
3. Предусмотреть оперативную замену в случае форс-мажора.

Внутренний аудит соблюдения графика отпусков

Для контроля исполнения утвержденного графика отпусков рекомендуется проводить внутренние аудиты, в рамках которых:

• Анализируются фактические сроки отпусков;
• Выявляются отклонения от запланированного;
• Разбираются причины нарушений.

Это позволит оперативно корректировать недочеты в части учета рабочего времени персонала.

Статистический учет отпусков по подразделениям

Для выявления резервов по оптимизации графика отпусков полезно вести статистический учет использования дней отдыха с разбивкой, например, по отделам:

• Количество сотрудников;
• Средняя продолжительность отпусков;
• Число больничных в отпусках.

Анализ полученных данных позволит вносить обоснованные корректировки в график на следующий год.

Стимулирующие выплаты за ответственное отношение к графику отпусков

Для повышения ответственности персонала за соблюдение запланированного графика отпусков можно использовать стимулирующие выплаты, например:

• Премирование за отсутствие нарушений;
• Повышение размера компенсации за неиспользованный отпуск.

Такие меры послужат хорошим мотивирующим фактором для сотрудников.

Профилактика стрессов и выгорания при планировании отпусков

При разработке графика отпусков важно учитывать риски перегрузки и стрессов у сотрудников. Для их минимизации рекомендуется:

• Анализ психоэмоционального состояния персонала;
• Введение регулярных коротких отпусков;
• Планирование полноценного летнего отдыха.

Это будет способствовать поддержанию здорового морально-психологического климата в коллективе. Хотя закон и не обязывает согласовывать график отпусков с работниками, на практике часто учитываются пожелания сотрудников.

Рекомендуется начинать сбор предпочтений по датам отдыха примерно в октябре Отпуск можно разделить на несколько частей по соглашению между работодателем и сотрудником. При этом одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.

Заключение

В статье подробно рассмотрен процесс составления оптимального графика отпусков на 2024 год. Разбираются ключевые нормативные требования, этапы заполнения документа, возможные ошибки и практические рекомендации для кадровиков и руководителей организаций. Особое внимание уделяется вопросам учета пожеланий сотрудников, автоматизации формирования графика, а также мотивации персонала на соблюдение утвержденного плана отпусков.