Как распечатать конверт быстро и без ошибок?
Печать конвертов в наши дни является распространенной задачей как для офисной работы, так и для личных целей. Часто возникает необходимость быстро подготовить и распечатать конверт на принтере, например, чтобы отправить важное письмо или поздравление. При этом хочется, чтобы конверт получился аккуратным и все данные на нем были размещены правильно.
Самый простой и удобный способ сделать это - воспользоваться возможностями программы Word из пакета Microsoft Office. Этот текстовый редактор позволяет легко создать шаблон конверта нужного размера, разместить на нем все необходимые поля и сразу распечатать с заполненными данными. Главное - правильно выполнить настройки.
В этой статье мы рассмотрим пошаговый процесс создания и печати конверта с помощью Word. Объясним, как выбрать нужный размер, разместить обратный адрес, ввести данные получателя, добавить почтовую марку. Также дадим несколько полезных советов, чтобы распечатка конверта прошла без ошибок.
Подготовка шаблона конверта в программе Word
Для начала создадим шаблон конверта в Word. Выберем вкладку «Рассылки» и нажмем на «Создать». В появившемся окне выберем «Конверты и наклейки». Укажем нужный нам формат конверта или создадим свой собственный. Также настроим размещение адресных полей «Адрес получателя» и «Обратный адрес».
- Выбор нужного размера и формата «евроконверта»
- Размещение адресных полей с учетом линовки
Теперь приступим к заполнению адресных полей нашего шаблона. В поле «Адрес получателя» впишем ФИО и точный почтовый адрес получателя. В поле «Обратный адрес» укажем свой адрес.
| Формат конверта | Расположение адресных полей |
После заполнения всех полей шаблона конверта можно будет переходить к печати.
Заполнение адресных полей перед печатью
Перед тем как распечатать конверт, необходимо правильно заполнить все адресные поля в шаблоне. В первую очередь заполняем поле «Адрес получателя». Здесь нужно максимально подробно и точно указать все данные адресата: ФИО получателя, номер дома и квартиры, название улицы, город, область, индекс. Если отправляете письмо в другую страну, то укажите страну на английском языке.
- ФИО получателя пишем полностью, без сокращений
- Номер дома указываем цифрами, номер квартиры - цифрами после слеша
- Название улицы, города, области пишем без сокращений
Для международных отправлений очень важно правильно указать индекс. Обычно он состоит из 5 или 6 цифр для России и может включать буквы и цифры для других стран.
| Страна | Пример индекса |
| Россия | 123456 |
| США | 12345 или CA 90210 |
После тщательного заполнения адреса получателя, переходим к обратному адресу. Здесь указываем свои данные: ФИО, домашний адрес, город, индекс. Можно также добавить контактный телефон. Это поможет почтовой службе связаться с вами, если возникнут вопросы по доставке.
Проверяем все ли поля заполнены правильно, нет ли ошибок. Обращаем внимание на расстановку пробелов, правильность написания адресных строк. Лучше перепроверить всю информацию перед отправкой на печать.
«Чем точнее и подробнее будут заполнены адреса на конверте, тем быстрее и надежнее он дойдет до адресата».
Проверка правильности размещения элементов
Прежде чем распечатать конверт, важно убедиться, что все элементы расположены правильно. Проверяем наличие и местоположение адресных полей, почтовых марок, штрихкодов и дополнительных надписей.
- Проверить адрес получателя в верхнем правом углу конверта под углом 45 градусов к краям
- Проверить обратный адрес в левом нижнем углу конверта
- Если есть почтовая марка, она должна располагаться в верхнем правом углу
- Штрихкод почтового отправления размещается под маркой либо сбоку
Обратите внимание, как адрес расположен относительно краев конверта. При автоматизированной сортировке писем почтовое оборудование ориентируется именно на угол и границы адресного поля. Поэтому важно соблюдать правильное расположение.
Также проверьте, все ли элементы поместились на шаблоне. Если какой-то текст обрезан, значит нужно либо уменьшить шрифт, либо использовать конверт другого размера. Размер шрифта адресных строк должен быть не менее 10 pt.
| Элемент | Расположение |
| Адрес получателя | Верхний правый угол под наклоном |
| Обратный адрес | Левый нижний угол |
Дополнительные надписи, такие как «Лично в руки», «Срочно», «Авиапочтой» и т.д. можно разместить как вверху конверта над адресом, так и внизу. Главное, чтобы они не перекрывали основной текст и обязательные маркировки.
И конечно же, нужно проверить, соответствует ли выбранный в шаблоне формат реальному конверту, который вы собираетесь использовать. Иначе может получиться так, что распечатанные на листе А4 адреса не совпадут по размеру с заготовкой конверта.
Советы по печати конвертов без ошибок
Чтобы распечатать конверт правильно, нужно следовать нескольким важным правилам. Рассмотрим полезные советы по печати с минимальным количеством ошибок и брака.
- Выбирайте конверты хорошего качества, которые не деформируются при пропускании через принтер
- Перед печатью тиража напечатайте один тестовый конверт и убедитесь, что размеры и расположение всех элементов верны
- Правильно установите направляющие в лотке принтера, чтобы они соответствовали размеру конверта
- Не экономьте на качестве картриджей или тонера, используйте оригинальные расходные материалы для принтера
Во избежание замятия бумаги не загружайте в лоток сразу весь тираж конвертов. Для первого прогона вставьте 5-10 штук. Если тестовая печать прошла успешно без замятий, то можно печатать весь необходимый объем.
Если качество печати на конвертах вас не устроило из-за растекшихся чернил или различной интенсивности цвета на стыках бумаги, то можно слегка увеличить яркость. Но не стоит ставить яркость выше 500%
| Параметры печати | Значение по умолчанию | Рекомендуемое значение |
| Яркость | 100% | 120% - 150% |
| Разрешение | 300 dpi | 300 dpi - 600 dpi |
Если в вашем принтере есть обходной лоток, то лучше подавать конверты именно через него. Так повышается точность печати и меньше вероятность замятия.
Соблюдая эти несложные рекомендации, вы сможете всегда печатать конверты с первого раза без брака.