У любой службы на предприятии есть нормативные, справочные и иные вспомогательные документы, которые «подсказывают», как правильно следует вести процесс накопления и учета данных. Кадровая служба не является исключением. Одним из основных документов в ее делопроизводстве считается трудовая книжка. Все записи в ней должны вестись строго определенным образом. Для этого и была разработана Инструкция по заполнению трудовых книжек. Она была в 2003 году утверждена Министерством труда России и заменила собой документ, который действовал в Советском Союзе еще с 1973 года.
Инструкция по заполнению трудовых книжек включает в себя 7 частей. Первая включает в себя общее описание бланка трудовой книжки и всех его разделов, а также разъясняет, как и чем производятся в нем записи. Вторая часть посвящена правильному заполнению титульного листа этого бланка. Обычно это делается при первичном устройстве на работу.
В процессе трудовой деятельности человек может получать новое образование или профессию, менять фамилию, имя или отчество. Все эти данные аккуратно записываются на титульном листе, а с внутренней стороны обложки указываются документы, на основании которых сделаны соответствующие записи. Следующие два раздела содержат информацию о работе гражданина и награждении его за достигнутые успехи.
Инструкция по заполнению трудовых книжек особое внимание уделяет внесению данных об увольнении работника. Этому посвящены пятая и шестая ее части. По законодательству Российской Федерации прекращение трудовых отношений производится по статье 77 Трудового кодекса. 11 пунктов данной статьи четко разграничивают причины увольнения. Поэтому при внесении в трудовую книжку соответствующих записей нужно обязательно, помимо самой статьи, указывать еще и пункт статьи ТК, в соответствии с которым производится увольнение конкретного работника.
Настоящая Инструкция представляет собой своего рода правила ведения трудовых книжек. Неверно внесенная запись может лишить человека права на определенные льготы и нарушить этим его права. Каждый специалист кадрового отдела должен досконально знать эти правила, чтобы безошибочно применять их на практике.
Инструкция по ведению трудовых книжек содержит в себе не только правила внесения в них записей. Она напрямую согласуется Трудовым кодексом, статья 66 которого гласит, что работодатель должен на каждого работника завести трудовую книжку, если тот отработал на предприятии более пяти дней. Данные о приеме должны быть внесены в его трудовую книжку, а сама книжка зарегистрирована в Книге учета движения соответствующих бланков. И совсем не важно, работает гражданин в какой-либо организации или у индивидуального предпринимателя. Закон един для всех.
