Вы когда-нибудь чувствовали, что тяжелая работа, выполняемая вами изо дня в день, не дает значимого эффекта? Или у вас проблемы с достижением долгосрочных целей, потому что не хватает времени? У многих людей есть плохие привычки, связанные с тайм-менеджментом. Согласно исследованию журнала Consumer Research, мы склонны отдавать приоритет срочной работе, даже если она не дает значительных результатов, а не важной работе, которая может принести долгосрочную выгоду.
В своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови популяризировал термин «матрица Эйзенхауэра», который представляет собой простой метод расставления приоритетов в работе в зависимости от уровня срочности. Это полезно для того, чтобы сделать работу более эффективной и продуктивной.
1. Разделите срочные и важные дела на две группы
Принцип работы матрицы Эйзенхауэра довольно прост. Вы должны сначала определить, какие задачи являются срочными, а какие важными. Срочная задача означает что-то, что нужно сделать быстро и, как правило, имеет последствия, если это не будет сделано. Важными задачами являются те, которые способствуют достижению долгосрочных целей.
После определения того, что вы считаете срочным и важным, следующим шагом будет перечисление ваших задач в следующих четырех квадрантах:
- Срочные и важные задачи.
- Задачи несрочные, но важные.
- Срочные, но неважные задачи.
- Задачи несрочные и неважные.
2. Выполняйте срочные и важные задачи в первую очередь
Задачи, которые попадают в первый квадрант, являются приоритетными. Вы должны выполнить их как можно скорее, потому что есть четкий срок и возможность влияния на будущие цели.
Примеры задач первого квадранта включают работу над клиентским проектом, выполнение работы друга, находящегося в отпуске, или уплату обязательных взносов. Вам нужно выполнить все эти задачи как можно лучше, прежде чем переходить к следующим квадрантам.
3. Планируйте несрочные и важные задачи
Задачи во втором квадранте — это важные вещи, которые приносят большую пользу для достижения долгосрочных целей. Кови называет это золотым пятном тайм-менеджмента. Здесь вы фокусируетесь не на проблеме, а на процессе саморазвития. Примеры включают изучение новых навыков, осуществление и планирование краткосрочных и долгосрочных проектов.
В отличие от первого квадранта, задачи во втором не имеют крайнего срока, поэтому вы можете запланировать их выполнение на более позднее время. Если делать это последовательно, это поможет вам избежать потенциальных проблем, возникающих в будущем. Например, если вы привыкли к здоровому образу жизни с раннего возраста, вероятность того, что вы будете страдать от серьезных проблем со здоровьем, гораздо ниже.
4. Делегируйте срочные и неважные задачи другим
Задачи в третьем квадранте нужно выполнять немедленно, но они не способствуют достижению долгосрочных целей. Эта задача также часто связана с безотлагательностью, которую другие люди возлагают на нас.
Например, помогать с заданиями коллегам, отвечать на сообщения по электронной почте и в социальных сетях, а также посещать собрания, которые вам не очень интересны. Чтобы время и энергия не тратились впустую и вы могли сосредоточиться на деятельности в первом и втором квадрантах, Кови предлагает максимально делегировать эти задачи другим сторонам или полагаться на помощь технологий.
Например, наймите помощника или используйте приложение для совершения покупок, чтобы сделать его более практичным.
5. Исключите из своей рутины несрочные и неважные задачи
Просмотр телевизора в течение нескольких часов подряд, постоянное пролистывание социальных сетей и чрезмерное количество покупок входят в список четвертого квадранта. Эти действия являются пустой тратой времени и не приближают вас к целям, которых вы хотите достичь. Поэтому уберите эти занятия из своего расписания.
Следует подчеркнуть, это не означает, что вы не можете расслабиться. Но если вы будете делать это чрезмерно, это на самом деле станет отвлечением и еще больше отдалит вас от цели, которой вы хотите достичь.
Если вы всегда заняты, но ваши долгосрочные цели или результаты не сбываются, возможно, вы неправильно расставили приоритеты. Попробуйте использовать матрицу Эйзенхауэра для управления своей работой. Так вы сможете работать более эффективно.
