Деловые письма: примеры написания. Пример делового письма на английском

В современной жизни умение правильно писать тексты и письма очень важно. И специалисты, которые умеют это делать, ценятся очень высоко. Важно уметь писать письма в международном формате – на английском деловом языке. К написанию их существует ряд требований, которые важно соблюдать. Существуют правила написания деловых писем. Примеры тому - требования к написанию документов в суд или в другие государственные заведения.

Делопроизводство

Чтобы правильно вести делопроизводство, надо уметь обеспечить документальное оформление и организовать сферу отношений с официальными документами. На этот род деятельности существует даже свой ГОСТ, который регламентирует делопроизводство и архивное дело. Любое движение документов, их учёт называют одним понятием – документооборот. При наличии управления в любой компании подразумевается и движение самой разнообразной документации. Другими словами, в каждой компании есть ДОУ – документационное обеспечение управления. Для помощи существуют письмовники. Это такие сборники актов, писем, прошений и прочих сочинений на все случаи жизни с подробными описаниями, пояснением, в какой форме писать, примеры того, кому и как писать. В письмовниках собраны самые разные деловые письма, примеры написания разнообразных прошений, поздравлений и прочих документов. На данный момент сформировался некий официальный стиль деловой переписки, существует своеобразный жанр официального письма.

Прошлое переписки

Некие ГОСТы, деловой стиль письма, пример деловой переписки существовали ещё во времена Петра I. Тогда существовал такой документ - «Учреждения для управления губерний», и вся переписка между разными учреждениями велась согласно ему. Это был своеобразный ритуал, не зная которого, нельзя было рассчитывать на место в некой системе. Существовала своя иерархия в переписке между властями и разными министерствами и ведомствами. По-другому, градации по степени важности были и среди документов. Они были разных видов, которые зависели от положения самих заведений и учреждений. Все, кто стоял на вершине иерархической лестницы, всегда в письмах «приказывали», а кто пониже рангом – «доносили» к ведомству. Равные вели переписку на равных, предполагали и сообщали.

В делопроизводстве существуют названия разных видов деловой переписки: ведение, рапорт, рескрипт, доношение, реляция, промемория и другие. Разные виды писем применялись для переписки разных учреждений. Ведение, уведомление, иными словами, применялось для сношений между равными, но разными по областям деятельности (церковные и государственные). Промемория - между равными в одной области (государственное управление). Доношение применялось теми, кто стоял в табеле о рангах ниже. Рапорт рассказывал о чём-то в виде отчёта о событиях. Реляция - то же что и рапорт, но применялась в военной и дипломатической сферах. С помощью рескрипта высокий руководитель переписывался с приближенными. В ракурсе возникновения такой деловой переписки сформировался и своеобразный деловой язык обиходной речи.

История делопроизводства

В давние времена само делопроизводство не регламентировалось каким-либо законом. И только с 1720 года вышел «Генеральный регламент», который на законодательном уровне регулировал систему документооборота. В те времена были изучены тщательным образом коллегиальные системы управления Швеции, Германии и Дании. В результате изученных материалов было предложено взять за основу такое управление, как в Швеции. И с учётом действующего на тот момент государственного строя начали пошагово применять коллегиальную систему управления.

Письма и требования

Ещё с давних времён существует некий этикет в написании официальных писем. Разные деловые письма, примеры, способы, виды писем и обращений, формуляры и многое другое вырабатывалось на протяжении многих лет. Некоторые виды писем имеют свою историю происхождения. Так повелось, что некоторые виды писем были гарантией исполнения того, что там описывалось.

Как писать деловые письма? Примеры в истории есть. Ещё в Византии была инструкция к принятию разных делегаций, где говорилось, что если делегация прибудет с верительной грамотой, то принять делегатов надлежит со всеми исходящими почестями, а если будут без грамоты, то до выяснения, кто они, будут содержаться под стражей. Важные письма всегда хранились вместе с сокровищами.

Структура письма

Не такое уж простое занятие – написание письма. Чтобы написать официальное деловое письмо, пример для этого надо черпать в разных информационных справочниках. Существуют разные информационные причины для написания письма. Бывают письма, которые затрагивают одну проблему, а есть и такие, которые решают многоплановые задачи. При написании многоплановых каждую новую задачу надо писать с нового абзаца. Деловые письма в основном многоплановые по постановке задач, которые они решают. Стандартная схема при написании писем – вступление, основная часть и заключение. Во вступлении вспоминается документ, послуживший причиной написания письма, его дата, номер, заголовок, вид документа. А в основной части указываются причины, по которым обязательно надо принять сторону тех, кто обращается в письме, приводятся разные аргументы в пользу правильности своего предложения.

Заключение обычно включает разные выводы, типа просьб, отказов, напоминаний.

Пример

Рассмотрим деловое письмо, пример на русском. Деловые послания бывают разные. Рассмотрим, как пишется гарантийное письмо, в котором рассматриваются гарантии от каких бы то ни было неожиданностей, согласие с какими-то фактами или отрицание этих фактов.

Исх. № 210913-3

Предоставляется по месту требования

от «21» сентября 2013 г.

Гарантийное письмо

Настоящим письмом ООО «Маркет плюс» подтверждает свое согласие и готовность заключить трудовой договор с Беляевым Валентином Викторовичем, принять его на работу в нашу организацию на должность менеджера по работе с ключевыми клиентами с 10 октября 2013 года.

Гарантируем предоставить ему официальную заработную плату (24000 руб. - оклад) + ежемесячная премия, оформление по ТК РФ, социальный пакет: страхование от НС, оплата больничных листов и отпусков.

Директор ООО «Маркет плюс»	Филяев	А. П. Филяев
Главный бухгалтер	Мороз	Е. П. Мороз

В письмах надо придерживаться формулы вежливости как в начале, так и в окончании. В конце надо выразить уверенность, что просьбы, напоминания, указанные в письме, будут услышаны и приняты во внимание. Деловые письма, примеры официальных писем пишутся в официально-деловой форме.

Она выражается в таких заключениях:

• Участники деловой переписки - обычно официальные лица и юридические лица.
• Строго регламентировано содержание и характер бумаг.
• В письмах речь в основном идёт о деятельности участников переписки.

Информация, которая содержится в письмах, должна быть:

• Официальной и подчёркивать дистанцию между участниками.
• Адресной, чтобы видно было, кого имеют в виду.
• Актуальной, чтобы присутствовала только необходимая информация.
• Объективной и достоверной, чтобы правильно оценивать ситуацию.
• Убедительной и подкреплённой фактами.
• Исчерпывающей.

Таковы требования, которым должны соответствовать деловые письма. Примеры: стандартное изложение, нейтральность тона, точность и однообразность формулирования, лаконичность и краткость, умелое использование терминов и формул языка, адресное применение правильных сокращений и другое.

Английский в письмах

Пример делового письма на английском рассмотрим сейчас. Во всей деловой переписке сейчас используется блочный тип. Он вполне отвечает современным требованиям. Позволяет сэкономить время и одновременно служит для соблюдения однообразной формы всей переписки. Состоит письмо из таких блоков: дата, адрес, заголовок и приветствие, окончание. Использование при написании письма блочной структуры - примерно то же, как с помощью плана произведения написать сочинение.

RIVER BANK HOUSE Your ref: RM/si Our ref: DB/ap/175		67,UPPER THAMES STREET, London, EC 4 V 3AH Telephone: 01 248 2217 (30 lines) Telex: 886678 LDN
Mr R. Morrison P. Marlow & CO. LTD 21 Bird Street London E1 6 TM		17 May 2007
Dear MR Morrison _Order 345 Unfortunately, we have not yet received the compurters "OPTIMA 133" which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund our money. We look forward to hearing from you. Yours sincerely D. Barker Mr Derec Barker Manadger Encl. Order 345 Carbon copy M. Pryor

При написании подобных писем также пользуются довольно часто открытой пунктуацией, отсутствием точек и запятых, где это не требуется. Всё это позволяет и писать, и читать письма намного легче. Сейчас очень важно изучить пример делового письма на английском, так как этот язык считается международным при переписке между иноязычными участниками. Бывает часто, что фирмы требуют рекомендательное письмо. Это по сути является характеристикой индивидуума. Также бывают письма пригласительные, гарантийные, просьбы, ответы, благодарности, сопровождения, предложения и другие.

Реакция на письма

Прочитав эту статью, многие смогут воспользоваться подсказками, данными здесь. Следует очень внимательно относиться к написанию делового письма. Ведь часто от правильно составленного и написанного послания зависит выполнение просьб и приказов. Неправильно составленное письмо имеет огромные шансы оказаться в корзине. Никто не хочет тратить своё драгоценное время на разбор таких опусов. Поэтому щепетильно подходите к написанию именно деловых писем.