Известно, что пример цели командировок можно легко найти в специализированных журналах для бухгалтеров. Казалось бы, совсем несложно воспользоваться готовым опытом. Однако если сформулировать цель поездки некорректно, затраты на нее нельзя будет учесть в расходах для снижения налогооблагаемой прибыли предприятия. Поэтому обосновывать деловое «путешествие» сотрудника нужно вдумчиво и осторожно.
Какие готовить документы
Очень удобно, когда в организации работает специалист, знающий, как оформить командировку. Но во времена массовых сокращений многим владельцам малых предприятий приходится самостоятельно вести учет и составлять большинство официальных бумаг.
Частные предприниматели и работники, не окончившие бухгалтерские курсы, при необходимости интересуются, как происходит оформление командировочных.
Не секрет, что данная процедура включает в себя несколько этапов.
1. Руководитель компании издает приказ о командировке по форме Т9. Он содержит:
- Ф.И.О. сотрудника;
- его табельный номер;
- должность;
- подразделение компании (отдел, сектор, департамент), в котором работает служащий;
- цели и задачи путешествия, его сроки, источники финансирования (обычно средства работодателя);
- место назначения.
К приказу прилагается документ – основание командировки (служебная записка или приглашение).
До 2013 года требовалось также готовить служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь эти формы заполнять не обязательно. Трудозатраты бухгалтеров сократились, но возникли новые вопросы: чем подтвердить факт поездки по служебной надобности и как доказать, что цель командировки достигнута?
В связи с этим во многих организациях сотрудникам продолжают оформлять командировочное удостоверение. Это небольшой и одновременно очень информативный документ. Цель в командировочном удостоверении указывается та же, что и в приказе.
2. Работодатель приобретает проездные билеты, бронирует номер в гостинице.
3. Командируемый сотрудник расписывается в том, что ознакомлен с приказом, получает проездные билеты и информацию о месте проживания.
4. Рассчитываются суточные. По законодательству они составляют:
- 700 руб. в день – при выездах в пределах территории РФ.
- 2500 руб. в день – при зарубежных командировках.
Работодатель может по собственной инициативе увеличить выплаты, но в этом случае он будет обязан внести в бюджет НДФЛ, начисленный с сумм, превышающих указанные значения.
5. Рассчитывается заработная плата сотрудника на время его пребывания вне места основной службы. Она составляет среднедневной заработок, помноженный на количество дней деловой поездки. Если время пребывания в командировке приходится частично на выходные или праздничные дни, заработная плата за эти сутки рассчитывается в двойном размере.
6. По возвращении из поездки сотрудник заполняет авансовый отчет о произведенных расходах по форме № АО-1 и прилагает подтверждающие документы: проездные билеты, ваучер на проживание в гостинице, путевой лист, чеки на оплату ГСМ при необходимости.
7. Подводятся итоги: достигнута ли цель командировки? Работник готовит письменный отчет или представляет документы, подтверждающие факт выполнения служебного задания.
Что, если заявленная цель поездки не достигнута?
Можно ли расходы по командировке в этом случае принять к учету для снижения налогооблагаемой базы? Этот вопрос до сих пор вызывает споры между бухгалтерами и представителями ФНС. Последние утверждают, что затраты по нерезультативной поездке не принимаются к налоговому учету.
Бухгалтера и владельцы фирм, в свою очередь, выдвигают иски на предмет признания того, что командировка сотрудника носит производственный характер вне зависимости от ее результата. Нередко им удается отстоять свою точку зрения в суде.
В частности, очень распространен пример цели командировок - «Подписать контракт с заказчиком». Есть вероятность, что сделка не состоится. Налоговики считают в этом случае необоснованным отнесение затрат по командировке к расходам для снижения прибыли. Однако руководителям предприятий не раз удавалось доказать, что в ходе переговоров установились крепкие деловые связи с потенциальными заказчиками, которые могут привести к заключению контракта в будущем. Суд признавал право налогоплательщика принять командировочные расходы к налоговому учету.
«Универсальные» формулировки для служебных заданий
В настоящее время опытные аудиторы рекомендуют: если есть сомнения в том, что цель поездки будет достигнута, лучше обозначить ее в приказе общими фразами. При постановке задач разрешено использовать свободные формулировки. Приведем примеры целей командировок, не обязывающих сотрудника подтверждать документально факт выполнения задания:
«Иванов И. И направляется в г. Н-ск для:
- решения производственных вопросов,
- переговоров о возможном сотрудничестве,
- установления деловых контактов,
- исследования рынка на предмет возможности приобретения товара».
Командированный работник не выполнил обозначенное в приказе задание
Если была поставлена конкретная цель, и она не достигнута, допустимо истребовать от сотрудника объяснительную записку, содержащую информацию о том:
- почему не удалось выполнить служебное задание,
- каков результат поездки,
- чем состоявшееся «путешествие» экономически выгодно для фирмы.
При наличии письма от служащего налоговые органы, как правило, признают правомерным принятие командировочных расходов к налоговому учету.
Какие условия необходимо соблюсти при назначении служебного задания?
К сожалению, в нормативных документах не указаны в качестве образца правильные примеры целей командировок. Задачи, которые сотрудник должен решить за время поездки, работодатель определяет самостоятельно. Однако при составлении приказа важно учесть некоторые моменты:
- Для того чтобы командировочные расходы можно было принять к налоговому учету, производственная необходимость перемещения сотрудника в другой город или страну должна быть очевидной. Так, например, затраты, связанные с поездкой на корпоративное торжество или церемонию вручения награды, нельзя включить в расходы для снижения прибыли.
- Цели и задачи командировки должны соответствовать должностным обязанностям работника.
- Срок и маршрут «путешествия» не могут противоречить его причине. Например, если сотрудника отправили в служебную поездку с целью участия в выставке, он обязан отбыть в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.
Командировка руководящих кадров
Первые лица компаний и их заместители выезжают в другие города и страны, как правило, для:
- проведения ключевых переговоров с партнерами,
- участия в официальных мероприятиях,
- установления контактов с потенциальными заказчиками.
Командировка руководителя оформляется чаще всего не приказом по форме T9, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в г.______________ с целью…». В распоряжении, как и в приказе, необходимо указать Ф.И.О. и должность сотрудника, место назначения, цель и задачи командировки.
Приведем примеры служебных заданий, которые первое лицо компании может назначить себе или своим заместителям:
- проведение переговоров с ООО «Комплект»;
- демонстрация образцов продукции ООО «Стандарт»;
- участие в выставке «Электроматериалы России» г. Москва 27 сентября 2016 г.;
- проведение презентации для участников встречи «Космотехника» 20 июля 2016 г.;
- участие в семинаре «Как пережить финансовый кризис» 21 августа 2016 г., проводимом ООО Учебный центр «Консультация» в г. Москве;
- выступление с лекцией перед студентами и аспирантами Московского государственного университета на тему «Государственная поддержка отечественного производителя»;
- обмен опытом с участниками конференции «Бизнес легко и с удовольствием», проводимой с 10 по 15 октября 2016 г.;
- повышение профессионального уровня;
- ознакомление с новыми технологиями.
Командировка директора и его заместителей может быть также связана с проверкой качества работы филиалов компании. Приведем примеры:
- подведение итогов финансово-хозяйственной деятельности дочернего предприятия ООО «Наша фирма» за 1-е полугодие 2016 г.;
- участие в ревизии финансово-торговых операций филиала ООО «Предприятие» в г. Н-ске;
- проведение анализа качества работы и аттестации персонала дополнительного офиса № 0233 в г. А-ске с 02 по 10 сентября 2016 г.
При необходимости цель командировки может быть разделена на несколько более узких задач. Они обычно не указываются в приказе, но отражаются во внутренних документах компании.
Так, например, к цели «проведение переговоров с ООО «Перспектива» о возможном сотрудничестве» могут быть выставлены такие задачи:
- Знакомство и личная встреча с генеральным директором ООО «Перспектива»: демонстрация рекламных материалов, образцов продукции, обсуждение условий поставки.
Планируемый результат:
- установить контакт с руководителем ООО «Перспектива»,
- довести до него информацию о конкурентных преимуществах продукции ООО «Наша компания» и выгодах сотрудничества,
- договориться о заключении контракта на поставку первой партии товара.
2. Участие в совещании с отделом закупок ООО «Предприятие», обсуждение условий контракта.
Планируемый результат:
- Добиться права на поставку товара на условиях 100% предоплаты, при условии предоставления ООО «Перспектива» оптовой скидки в размере не более 20% от цены, указанной в прайс-листе (1 вариант);
- Договориться о поставке товара в объеме одной тонны сырья в месяц, без скидки, с рассрочкой платежа на срок не более 3-х недель (2 вариант).
По возвращении из поездки директор подводит итоги, достигнута ли цель командировки.
Деловые поездки менеджеров по продажам
Как оформить командировку сотрудника, ответственного за обслуживание клиентов и сбыт продукции? Перед менеджерами по продажам обычно ставятся четкие цели, выраженные в количественных показателях. От того, насколько качественно и результативно работник выполняет бизнес-план, зависят его заработки и перспективы карьерного роста.
Если сотруднику, ответственному за работу с клиентами, не удается выполнить главную задачу деловой поездки (совершить продажу), работодатель все равно желает получить максимум информации о потенциальном заказчике, перспективах сотрудничества с ним, а также о причинах, по которым не удалось заключить сделку.
Кроме того, руководителю компании, нацеленной на расширение клиентской базы, важно понимать, с кем из фирм-конкурентов сотрудничает потенциальный заказчик и на каких условиях заключены договора.
Поэтому когда менеджер по продажам отправляется в командировку, перед ним ставят многоуровневую цель, включающую в себя задачи, касающиеся не только переговоров с заказчиком, но и сбору рыночной информации.
Основное служебное задание может звучать следующим образом:
- проведение переговоров и установление первичного контакта с ООО «Будущий клиент»;
- заключение договора на поставку материалов для компании АО «Заказчик»;
- расширение клиентской базы, изучение возможностей рынка г. Н-ска;
- участие в выставке «Стройматериалы сегодня» 01 августа 2016 г.;
- обмен опытом с менеджерами по продажам Западного филиала компании; участие в корпоративной конференции «Прибыльные сделки»;
- обучение новых сотрудников отдела сбыта Западного филиала;
- организация и проведение семинара «Успешная работа».
«Заключение контракта на поставку товара» - наиболее популярная цель командировок сотрудников, ответственных за работу с клиентами. Она может быть раскрыта в задачах:
- встреча с представителем отдела закупок ООО «Будущий заказчик», выявление и анализ потребностей;
- визит на предприятия-конкуренты ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2» качестве «тайного покупателя»: получение прайс-листов, сбор информации об условиях сотрудничества с заказчиками, составление отчета для отдела маркетинга, выявление сильных сторон ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2»;
- переговоры с начальником отдела закупок ООО «Будущий клиент», демонстрация образцов продукции, согласование условий контракта;
- встреча с генеральным директором ООО «Будущий клиент», подписание контракта.
По возвращении из поездки менеджер по продажам обязан представить отчет о выполнении каждой задачи и полученных результатах. К нему прилагаются протоколы проведенных переговоров, анализ потребностей потенциального клиента, материалы для маркетинговых исследований, копии коммерческих предложений, подписанный контракт (при наличии).
Аналогичным образом могут быть сформулированы цели командировки для начальника клиентского подразделения или директора департамента продаж.
Перед руководящим составом могут быть поставлены и такие задачи:
- проведение внутрифирменного аудита сделок по реализации,
- контроль за работой филиала компании,
- участие в собрании Комитета по улучшению качества обслуживания клиентов,
- предоставление отчета о продажах перед членами совета директоров на ежегодном собрании.
Командировки с целью приобретения материалов
Директора предприятий, а также сотрудники подразделений, занятых закупками, часто отправляются в командировки для того, чтобы приобретать товары для нужд предприятия.
В этом случае в приказе можно указать любой пример цели командировок из следующих:
- проведение переговоров с ООО «Возможный поставщик 1» и ООО «Возможный поставщик 2», обсуждение условий сотрудничества;
- установление деловых контактов с ООО «Завод», изучение процесса производства и образцов продукции;
- заключение контрактов на приобретение сырья и комплектующих с ООО «Материал» и АО «Детали»;
- согласование условий договора с поставщиком ООО «Производитель».
Поездки работников, занятых на производстве
Часто «путешествовать» приходится инженерам по установке и монтажу оборудования, строителям, рабочим. Для данных специалистов актуален любой пример задачи командировки из указанных:
- монтаж и первичное тестирование производственного оборудования «Линия-1» в цехах компании АО «Заказчик»,
- установка, наладка и запуск в работу оборудования «Конвейер-100»,
- гарантийное обслуживание станка «А-2»,
- регламентные работы на производственной линии АО «Заказчик»,
- внеплановый ремонт, исправление поломки станка,
- профилактика оборудования.
Деловые поездки водителей
«Работникам руля» часто приходится выезжать в другие города, с целью перевозки грузов, документов, доставки специалистов к местам работы.
Командировка сотрудника данной категории обычно связана с выполнением таких заданий:
- доставка коммерческого директора ООО «Стандарт» к месту ведения переговоров с ООО «Клиент»,
- получение материалов на складе поставщика, доставка груза на территорию ООО «Наша фирма»,
- ремонт автомобиля, приобретение запчастей,
- техническая диагностика автомобиля в сертифицированном автосервисе.
Заключение
Теперь вам известно, на какие моменты важно обратить внимание, оформляя командировку сотрудника. В данной статье вы можете подобрать пример цели командировок, подходящий персонально к вашему случаю.
