Концепция проекта: примеры

В любом деле самое главное – правильно начать. Утверждение это вполне справедливо и для популярного ныне проектного менеджмента. С чего же начать проект? Что такое концепция проекта? Примеры и теоретическую базу для ответов на эти вопросы предлагается рассмотреть в данной статье.

Жизненный цикл проекта и продукта

Управление любым проектом находится в жесткой зависимости от стадий его жизненного цикла.

Проходя через определенные фазы своего развития, проект видоизменяется и требует все новых форм контроля и управления. Стоит отметить, что жизненный цикл проекта не совпадает с жизненным циклом продукта, который создается в процессе или результате его реализации. Продукт начинает свое существование с момента создания всех его частей и объединения их в единый объект, который может быть реализован или использован с пользой для владельца. При этом продукт может быть создан:

• в результате реализации проекта (если является одной из его целей);
• в процессе его реализации (если продукт является одним из этапов достижения каких-либо из его целей);
• до старта (если его существование является условием для осуществления проекта);
• после завершения (если он не является целью).

Таким образом, «линии жизни» проекта и продукта могут пересекаться или вовсе не пересекаться, но всегда зависят друг от друга.

Фазы жизненного цикла проекта

Основными стадиями принято считать:

1. Инициацию.
2. Разработку.
3. Реализацию.
4. Завершение.

Но это не единственное разделение. В рамках финансовой оценки проектов чаще всего используют трехстадийный жизненный цикл проекта:

1. Прединвестиционная стадия (обоснование инвестиций).
2. Инвестиционная стадия (финансирование).
3. Постинвестиционная (оценка экономической эффективности реализации проекта).

Существуют более детальные и не такие последовательные структуры жизненного цикла проектов, которыми пользуются менеджеры в зависимости от масштабов идеи, организационной структуры управления в компании, отрасли хозяйственной деятельности. Так или иначе, предметом нашего внимания является самое начало – фаза инициации или, другими словами, концепция проекта.

Что такое инициация?

Инициация, или разработка концепции проекта, включает в себя целый комплекс процессов, который в конечном итоге определяется менеджером, исходя из различных внешних и внутренних факторов. Тем не менее стоит привести общий список вопросов, на которые приходится искать ответы именно на этой стадии:

1. Каковы предпосылки реализации именно этого проекта?
2. Что подтверждает необходимость его реализации?
3. Каково внешнее окружение идеи?
4. В чем заключаются основные цели?
5. Какова степень технической реализуемости идеи?
6. Каковы укрупненные финансовые условия воплощения идеи?
7. Есть ли четкое понимание времени старта?

План концепции проекта также включает следующие основные действия:

1. Определение основного пути реализации идеи.
2. Назначение ответственных за реализацию.
3. Определение численности и состава команды проекта.
4. Фиксация ожиданий от заинтересованных сторон.
5. Формирование укрупненного списка процессов.
6. Укрупненный анализ ресурсов, необходимых для достижения установленных целей.
7. Анализ рисков и допущений.
8. Установление общего плана управления проектом.
9. Авторизация (запуск).

Концепция проекта в итоге сводится к разработке устава, включающего все описанные выше вопросы и проблемы. Точность цифр, указываемых в таком документе, часто не превышает 25 %, тем не менее они необходимы для первичного запуска работ по проекту.

Разработка устава

Формирование концепции проекта невозможно без процесса разработки документа, декларирующего его существование и содержащего, помимо исходных требований и целей, также полномочия менеджера и объем выделяемых ресурсов.

Устав проекта четко структурирован и должен содержать следующие основные разделы:

1. Перечень основных изменений.

2. Лист согласований.

3. Общую описательную часть:

• цели;
• обоснование целесообразности;
• планируемые результаты;
• итоговый продукт или конечный целевой показатель;
• основные этапы реализации;
• заинтересованные стороны проекта и их ожидания;
• риски, допущения, ограничения;
• схема контроля процессов и команды.

4. Основные принципы выполнения работ.

5. Связанные документы.

При составлении такого документа, как правило, пользуются методом экспертных оценок, главную роль в котором играет квалификация проектного менеджера.

Определение заинтересованных сторон

На создание концепции проекта существенное влияние оказывают лица, проявляющие непосредственную заинтересованность в результате. Определение круга таких лиц необходимо для оценки факторов, воздействующих на проект. В рамках этого этапа выполняется согласование целей с ключевыми выгодополучателями, определение ролей прямых и косвенных заинтересованных лиц, оценка рисков и неопределенностей, связанных с неизбежным конфликтом интересов, разработка формы информирования указанных людей о ходе реализации идеи.

Вся информация об определенном таким образом круге лиц хранится в реестре заинтересованных сторон. Этот реестр доступен менеджеру проекта и используется им для управления зонами и степенью влияния на бизнес-процессы и команду.

Утверждение концепции

Перед утверждением концепция проходит тщательную проверку и корректировку по всем элементам ее разветвленной структуры: объемы финансирования, методы реализации, факторы влияния, риски и т. п. Утверждается концепция проекта только после согласования ее всеми заинтересованными сторонами, включая органы власти и муниципальные структуры.

Внедрение концепции

Концепция развития проекта внедряется путем реализации плана, в ней же зафиксированного. По ходу претворения в жизнь идеи происходят различные изменения, записываемые и утверждаемые руководством, которые влияют на итоговые показатели. Мониторинг этих изменений и контроль качества - пожалуй, самые важные процессы управления на этапе внедрения концепции.

Пример 1. Концепция строительного проекта

Разработка концепции строительного проекта обязательно включает:

• анализ земельного участка;
• ограничения по застройке;
• текущее состояние территории;
• оценку потенциала ее развития;
• анализ рынка недвижимости (его емкости, сегментирования);
• определение потенциальных конкурентов;
• оценку динамики, объемов спроса;
• выявление потенциальных покупателей.

Спецификой строительного проекта можно считать вариативность использования имеющегося земельного участка. Девелоперская оценка здесь выходит на первый план при формировании концепции. Для осуществления правильного выбора применяют SWAT-анализ, многофакторное моделирование и другие инструменты.

После решения этих первоочередных задач составляется устав проекта, который, помимо указанных выше разделов, обязательно содержит:

• концепцию застройки (основные характеристики площадки, транспортная инфраструктура, генеральный план, рекомендации по архитектурно-планировочным решениям и строительным материалам и основы благоустройства территории);
• маркетинговую концепцию (стратегия ценообразования, примерный график продаж/сдачи в аренду, стратегия продвижения);
• финансовую схему (потребности в инвестициях, прогноз прибыли, примерный график движения денежных средств).

Пример 2. Концепция внедрения системы автоматизации

Разработка концепции проекта внедрения автоматизированной системы продажи для книжного магазина должна включать следующие специфические разделы:

• Оценка интернет-рынка книг по объему и стоимости реализации.
• Определение себестоимости содержания интернет-магазина.
• Выявление потребностей в дополнительных рынках сбыта у имеющегося магазина книг.

Концепция такой модернизации работы магазина будет иметь несколько целей: создание интернет-магазина, обеспечение его работоспособности и достижение конкретного уровня заказов через новый интернет-ресурс.

Такие цели могут быть достигнуты путем последовательного решения следующих задач:

• разработка технического задания;
• выполнение работ по формированию интернет-магазина;
• разработка схемы доставок книг от издательства покупателям;
• реклама;
• заключение договоров с системами онлайн-оплаты.

Пример 3. Концепция модернизации производства

Концепция проекта внедрения новой технологии в уже существующий производственный цикл всегда разрабатывается с учетом специфики предприятия и условий его функционирования. Особое внимание при этом уделяется следующим этапам:

• Выявление «уязвимых звеньев» производственной цепочки (внедрение новой технологии должно либо заменить проблемные участки, либо не провоцировать их выход из строя из-за нарушения целостности рабочего цикла).
• Разработка системы поэтапного внедрения новой технологии (план включения в производственный процесс нового звена – важнейший элемент реализации проекта модернизации, так как несбалансированность действий команды и производственников может свести на нет все средства, потраченные на перевооружение).
• Оценка потенциала работников предприятия по управлению и сервисному обслуживанию новой техники.

Среди целей такого проекта, как правило, указываются и характеристики обновленной продукции по объему и скорости выпуска.

Учитывая сказанное выше, становится ясно, что концепция проекта включает основные положения, касающиеся его содержания, экономической выгоды, реализуемости и последствий. В связи с этим концептуальные положения новых идей, необходимых для развития или старта нового бизнеса, необходимо структурировать, оценивать и согласовывать до того, как переходить к реальным изменениям и финансовым вливаниям.