Контроль кассовых операций банка. Обзор систем контроля кассовых операций

Касса - огромный сектор налогового и бухгалтерского учета, регулируемый множеством положений и обширными сводами правил. Соблюдать их обязаны все организации и индивидуальные предприниматели, ведущие расчеты с контрагентами с использованием наличных денежных средств. Так как в этой области учета частенько встречаются различного рода махинации, с каждым годом контроль кассовых операций все больше усложняется, ужесточается и модернизируется. В этой статье рассматривается роль кассы на предприятии, правила ведения, а также способы и системы контроля за операциями.

Роль кассы в организациях и банках

Касса предприятия необходима для организаций, которые осуществляют прием и выдачу денежных средств в наличной форме. Назначение этих операций может быть любое: выдача зарплаты сотрудникам, командировочные, расходы на содержание офиса, прием оплаты от покупателей, расчет с поставщиками. Все эти действия должны осуществляться через кассу. Контроль кассовых операций возложен на Налоговую службу.

Когда в обычном рутинном диалоге используется слово "касса", перед глазами возникает сам кассовый аппарат. На самом деле в организациях это не только контрольно-вычислительная техника. Касса физического или юридического лица - это целая система, включающая в себя обустроенное рабочее место кассира, программное обеспечение, сам аппарат, наличие отчетности, соблюдение лимита и правил инкассации. Специалист, работающий на этом участке, также должен быть правильно оформлен.

Правила, предъявляемые к оборудованию помещения

Контроль кассовых операций начинается с требований, предъявляемых к помещению, в котором находится сама касса. Без должного оснащения и оборудования, каких требуют правила и положения Центробанка, касса функционировать не должна. Безусловно, не все организации соблюдают предписания. Такой подход, во-первых, может повлечь штрафы, во-вторых, опасен для денежных средств и сотрудника, несущего за них материальную ответственность. Банковские организации должны соблюдать все требования в обязательном порядке, иначе они могут быть лишены лицензии. Ниже представлены общие требования к оснащению кассового помещения:

• Наличие всего одной двери, которая закрывается изнутри. Дверной замок должен быть надежным, в некоторых случаях используют железные щеколды и засовы, а также навесные замки, чтобы снаружи невозможно было взломать дверь.
• В помещении присутствует окошко для контакта с клиентами, приема и выдачи денежных средств. Окошко также должно плотно закрываться и быть оборудованным навесным замочком. К слову, размеры двери и окошка четко регламентированы. Отступ от установленных размеров допускается, если на предприятии имеется охранное подразделение.
• Помещение должно быть оборудовано металлическими шкафами. Крепиться они должны к несущим конструкциям здания, чтобы их невозможно было вынести вместе с деталями интерьера, к которым прикручены. В конце рабочего дня шкафы закрываются на замок и опечатываются.
• Вентиляция и окна должны быть надежно закрыты и оснащены металлическими решетками.
• В помещении должны находиться два огнетушителя.
• Касса должна быть под охраной сигнализации, подающей сигналы с различных контуров защиты в местное отделение полиции или охранной организации.

Порядок работы с кассой

Контроль кассовых операций подразумевает определенный порядок работы. По приходу на свое рабочее место первоочередной обязанностью кассира является проверка целостности печатей на ящиках и сейфе, а также осмотр, нет ли каких-либо признаков взлома и несанкционированного проникновения в помещение. Если никаких настораживающих признаков не обнаружено, можно приступать к работе. Если имеются признаки чужого присутствия, необходимо немедленно вызвать правоохранительные органы и до приезда сотрудников обеспечить неприкосновенность документов, техники и мебели, находящихся в кассовом помещении. Проверять, что пропало с места происшествия можно только в присутствии сотрудников полиции. При них же пересчитывается содержимое сейфа. После осмотра помещения составляется акт в четырех экземплярах: один предназначен для сотрудников полиции, второй - для страховой компании, третий - для самой компании. Четвертый экземпляр нужен, если существует вышестоящая головная организация.

Доступ к помещению, в котором находится касса, должен быть только у кассира, оформленного по всем требованиям Центробанка и ТКРФ, и у начальства. Комплект ключей, предназначенный для начальства, должен быть опечатан и храниться в надежном месте. В помещении кассы не должно быть личных вещей кассира. Там располагается только то, что принадлежит хозяйствующей организации.

Также существуют требования к количеству наличных денежных средств, которые могут храниться в кассе организации. Необходимо заранее просчитать и документально зафиксировать в соответствующих актах лимит средств, свыше которого денежных средств на конец рабочего дня в кассе быть не должно. Для поддержания лимита проводится специальная операция - инкассация, означающая, что специализированный транспорт с надежной охраной транспортирует денежные средства в банк. Мелкие отделения банка инкассируют свои средства в главные хранилища, а организации - в тот банк, с которым у них заключен договор обслуживания и сопровождения. Нарушен лимит денежных средств может быть только в течение трех дней, когда выдается зарплата сотрудникам организации.

Порядок выдачи денежных средств из кассы

Контроль кассовых операций банка и организаций базируется на четком регламенте фиксации всех действий с наличными денежными средствами. Все операции должным образом документируются и отражаются в различных видах учета хозяйственной деятельности.

Система контроля кассовых операций предполагает отражение всех манипуляций с денежными средствами с помощью приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, чеков и актов по использованным денежным средствам, выданным под отчет. Все операции записываются в кассовую книгу. В конце рабочего дня составляется отчет с приложенными итоговыми фискальными чеками, распечатанными с кассового аппарата.

Все операции по выдаче денежных средств должны подтверждаться расходными кассовыми ордерами с подписью лица, которому они были выданы. В бухгалтерской программе в комментариях вбивается назначение выдачи. Авансовые платежи и выплаты под отчет должны затем подтверждаться чеками, актами выполненных работ или полученных услуг. Выдача заработной платы также подтверждается расходным кассовым ордером, а также ведомостью по заработной плате.

Контроль кассовых и расчетных операций категорически запрещает выдачу денежных средств, предназначенных для одного лица, под роспись другого.

Правила работы кассира

Учет и контроль кассовых операций в первую очередь возложен на специалиста, именуемого "кассир". В организациях с маленьким штатом его роль могут выполнять следующие должностные лица:

• Главный бухгалтер.
• Бухгалтер определенного участка.
• Любой сотрудник, имеющий специальные знания и навыки.

Обязательное условие для всех должностных лиц, исполняющих функции кассира (даже по совместительству) - это договор о полной материальной ответственности. Если решено сделать кассовым работником менеджера или бухгалтера, то это должен быть постоянно один и тот же человек. В случае если он уйдет на больничный или в отпуск, его замещает другой сотрудник, указанный в приказе руководителя, и также подписавший новый договор о материальной ответственности. Помимо этого, необходимо составить акт приема-передачи материальных ценностей. В процессе его составления проводится подсчет наличных денежных средств, проверяется состояние техники, наличие всех документов в присутствии комиссии. Комиссия - это группа людей минимум из трех человек. Чаще всего в нее входят главный бухгалтер и руководство. Акт составляется в трех экземплярах.

При оформлении кассира, в обслуживающий банк организации или головное отделение банка передается образец его подписи. Именно она должна стоять на всех документах, касающихся работы кассы.

Соискателя, претендующего на должность кассира, перед приемом на работу необходимо тщательно проверить на наличие неприятных прецедентов в работе. Его документы и фотографию передают в службу безопасности или запрашивают информацию в органах правопорядка. Сейчас хорошим помощником для работодателя в этом вопросе служит интернет. Существует множество баз данных, в которых организации делятся информацией об уволенных сотрудниках, совершавших неправомерные деяния на рабочем месте.

К работе с кассой не рекомендуется допускать людей с алкогольной и наркотической зависимостью, судимостями в прошлом, нарушителей общественного порядка, а также с различными психическими заболеваниями.

Контроль оформления кассовых операций

Правильность оформления и наличие всех документов - непреложное требование Центробанка, обслуживающего банка, налоговой службы и других органов контроля. Финансовый контроль кассовых операций может проводиться внепланово, с предупреждением, с изыманием документации и кассовой техники. Многие организации, особенно финансовые структуры, практикуют плановый внутренний аудит кассы. В этом случае собирается комиссия, состоящая из собственных компетентных в этом вопросе работников, или нанимается специальная аудиторская компания, которая на профессиональном уровне проводит все проверки и выдает отчет о неполадках, расхождениях в операциях с кассой и документации.

Выездные и другие виды проверок могут затрагивать договора о приеме на работу, материальной ответственности, личные данные работников, состояние кассовых документов, правильность и регулярность их ведения, фискальную память кассового аппарата, оборудование и оснащение помещения кассы, отражение проводок, их обоснованность в бухгалтерском, хозяйственном и налоговом учетах.

Контрольно-кассовая техника

К списку оборудования контроля кассовых операций относится специализированный кассовый аппарат. Такой не купишь в обычных магазинах техники. В отличие от принтера, факса, счетной машины и прочей оргтехники, ККМ могут продавать только организации, получившие на это специальную лицензию. Как правило, обслуживают контрольно-вычислительные аппараты эти же организации. Каждый кассовый аппарат должен быть зарегистрирован в налоговой инспекции. Особое устройство памяти постоянно фиксирует все операции, производимые кассиром с аппаратом. Далее эти показания передаются в налоговую службу для сверки со сданными отчетами предприятия. Обо всех поломках, ремонтах, списании кассового аппарата также должна быть уведомлена налоговая инспекция.

Работать с кассовым аппаратом обязаны все юридические лица (предприятия), ведущие прием наличных денежных средств от покупателей. От использования ККМ могут быть освобождены только индивидуальные предприниматели. Они имеют право выписывать чеки вручную, заверяя их подлинность собственной печатью. Но и такое послабление действует не на всех предпринимателей. Некоторые виды деятельности требуют только использования ККМ.

Осуществление контроля кассовых операций

Помимо проверки внешними службами, необходима проверка внутренняя. Правила ведения кассы предусматривают следующее расписание плановых проверок: перед сдачей годового отчета, перед сдачей ежеквартальных отчетов, в случаях, когда меняется материально ответственное лицо, работавшее с данной кассой. Также проводится контроль кассы и кассовых операций, если работник был заподозрен в недобросовестности, были выявлены факты хищения или махинаций, сумма наличности не соответствует отраженной в документах.

Руководство некоторых организаций придерживается политики частых внеплановых проверок, чтобы у работников не возникало соблазна воспользоваться служебным положением и близким контактом с наличностью. Для каждой проверки назначается специальная комиссия, каждый раз состоящая из разных людей, не имеющих отношения к формированию содержимого кассы. Состав комиссии фиксируется в акте проверки. Зачастую сам процесс сопровождается видеозаписью.

Особенности банковских кассовых операций

Система контроля кассовых операций банка подразумевает более сложную конфигурацию. В отделениях финансовых организациях предусмотрено несколько уровней проверки, осуществляемые разными специалистами. Так как денежных средств проходит через банк гораздо больше, чем в рядовых организациях, усложненность и повышенные требования к системе контроля вполне оправданы. Несмотря на то что с каждым годом все операции в банках стараются автоматизировать, необходимы как минимум два работника, отвечающие за правильность ведения операций: кассир-операционист и заведующий кассой. Первый совершает операции в течение рабочего дня, второй выдает авансовую сумму, забирает и подсчитывает остатки, заполняет кассовую документацию, инкассирует средства сверх лимита кассы, ежедневно осуществляет контроль на первичном уровне.

Cash control и другие системы контроля работы кассы

Все чаще контроль за ведением кассовых операций осуществляют с помощью новейших технологий. Смысл их заключается в видеофиксации действий кассира, клиента, а также данных с фискальной памяти кассового оборудования. Эти данные позволяют доказать неправомерные действия, мошенничество, кражи и другие махинации. В суде эта видеозапись будет неоспоримым доказательством, так как изменить совмещенные показания двух источников уже нельзя.

Cash Control - система контроля кассовых операций, состоящая из кассового узла, цветных видеокамер с высоким разрешением, видеосервера, программы, которая синхронизирует отснятый камерой материал с текстовыми показаниями кассового аппарата, а также удаленного рабочего места для специалиста по безопасности. Подобных систем на данный момент на рынке много. Все они базируются на одном и том же способе работы, имея расхождения в функционале, стоимости, разработках и методах подключения и анализа. Среди них можно выделить следующие системы контроля:

• DIT-POS - стоимость зависит от настроек сервера, подключает до 16 касс, комплексно хранит видео и текстовую информацию.
• POS-инспектор - российская разработка, стоит около 6 000 рублей, обладает функцией поиска операции по параметрам чека.
• POS-intellect - также российская разработка, отличается возможностью интеграции с различными торговыми системами, текст на видео не просто накладывается, а программно интегрируется, поиск фрагментов видеозаписи производится в автоматическом режиме.
• ЧЕКТВ - еще одна российская разработка с возможностью интегрироваться с кассовыми и торговыми системами, с универсальной системой видеозаписи, программной интеграцией текста и видео, с возможностью аппаратной аналитики данных и автоматическим поиском фрагментов.