Листок нетрудоспособности: образец заполнения, порядок и правила

Любой человек в определенный момент времени может заболеть, поэтому ему требуется оформить больничный, чтобы отсутствовать на работе на официальных основаниях. В таком случае правильно оформляется листок нетрудоспособности. Образец заполнения данного документа позволяет грамотно внести сведения, поэтому не возникнет сложностей с получением денег от ФСС. Информация в документацию вносится лечащим врачом и работодателем.

Где выдается документ?

Если человек заболевает или получает травму, то он должен данное событие официально зарегистрировать. Для этого он обращается в подходящие медицинские учреждения. Формированием больничного занимаются только лечащие врачи, которые для этого пользуются образцами заполнения листка нетрудоспособности.

Не выдаются документы на станциях скорой помощи или переливания крови, в приемных отделениях больниц или в специальных организациях, предназначенных для профилактики заболеваний или проведения судмедэкспертизы. Дополнительно не имеют права выдавать такие листки учреждения, открытые для защиты прав потребителей.

Правила заполнения

Чтобы внести в данную документацию грамотно сведения, желательно пользоваться образцом заполнения листка нетрудоспособности. При этом учитываются следующие правила:

• допускается вести записи от руки или с помощью компьютера;
• при ручном способе разрешается пользоваться исключительно черной гелевой или капиллярной ручкой;
• не разрешается исправлять слова или делать ошибки;
• помарки могут выступать основанием для отказа перечислять средства со стороны ФСС;
• врач должен указать код причины обращения гражданина в учреждение;
• не требуется полностью прописывать диагноз;
• именно на основании кодов определяется бухгалтером, какое именно пособие по нетрудоспособности должно начисляться;
• некоторые графы в бланке могут оставаться незаполненными, если имеются веские причины.

Вышеуказанные правила заполнения листков нетрудоспособности нового образца должны учитываться как врачами, так и руководителями компаний. Наиболее часто остаются незаполненными графы, имеющие отношение к медико-социальной экспертизе, так как необходимость в ее прохождении возникает достаточно редко. Образец заполнения листка нетрудоспособности по беременности можно посмотреть ниже.

Какие данные вносятся врачом?

Первоначально листок заполняется непосредственно лечащим врачом. Специалист должен узнать у пациента о возможности использования электронного документа. Если работодатель не пользуется электронным документооборотом, то формируется бумажный вариант листка. Для этого врач должен пользоваться официальным бланком. В него обязательно вносятся сведения:

• указывается, является ли документ первичным или нет;
• прописывается название организации, выдающей больничный лист, причем у учреждения должно иметься соответствующее разрешение на ведение этой деятельности;
• вносятся сведения об адресе расположения медицинской организации;
• указывается, когда именно составляется документ, то есть дата обращения к врачу;
• приводится место работы пациента;
• прописывается причина для оформления больничного;
• указывается период, в течение которого гражданин не сможет выходить на работу по причине болезни или получения травмы.

В конце обязательно ставится ФИО и подпись врача, занимающегося составлением документа. Специалист может пользоваться образцами заполнения листка нетрудоспособности по родам, полученной травме или болезни. Если им будут совершены какие-либо ошибки, то такой документ не будет приниматься ФСС, поэтому компания не сможет получить выплату от учреждения. В этом случае придется вновь обращаться к врачу для повторного формирования листка.

Как заполняется работодателем?

Одна часть документа предназначается для врача, а вторая заполняется непосредственным работодателем. Обычно процедура реализуется бухгалтером, обладающим необходимыми навыками и умениями, позволяющими вносить сведения без нарушений и ошибок. Предварительно рекомендуется изучить образец заполнения листка нетрудоспособности работодателем, чтобы не возникло сложностей с получением выплаты от ФСС.

Обязательно вносятся работодателем в документ сведения:

• наименование компании, где трудится непосредственный сотрудник;
• если работодателем выступает ИП, то указывается его ФИО;
• ставится отметка, что работа в компании является основной для гражданина;
• приводится регистрационный номер предприятия в ФСС;
• прописывается ИНН сотрудника, для которого формируется документ;
• вписываются данные из СНИЛСа;
• указывается код, на основании которого производится начисление пособия;
• прописывается информация о несчастном случае, если необходимость в больничном образовалась после его возникновения;
• длительность страхового стажа;
• приводятся все периоды, которые не включаются в страховой стаж, например, время нахождения в армии;
• срок, за который должно начисляться пособие специалисту;
• размер средней зарплаты пациента, позволяющей определить оптимальный размер пособия;
• дневной заработок работника;
• сумма пособия, перечисляемая из ФСС;
• размер компенсации, которая выплачивается работодателем;
• общая сумма больничного.

Руководителям фирм не требуется самостоятельно находить бланк листка нетрудоспособности. Образец заполнения документа можно найти в статье. В конце ставятся подписи руководителем предприятия и бухгалтером.

Образец заполнения листка нетрудоспособности можно посмотреть ниже.

Какие коды указываются работодателем?

При заполнении больничного должны прописываться коды, позволяющие понять, каковы условия начисления больничного. Нельзя допускать ошибки при выборе данного числового значения, поэтому можно заранее изучить образец заполнения листка нетрудоспособности работодателем, чтобы не допустить серьезные нарушения. К основным таким кодам относится:

• 43 – работник может пользоваться определенными льготами на основании того, что он пострадал в результате воздействия радиации;
• 44 – до 2007 года гражданин трудился на Крайнем Севере или в аналогичных регионах с тяжелыми условиями труда;
• 45 – сотрудник имеет правильно оформленную группу инвалидности;
• 46 – работник трудится в фирме на основании срочного договора, срок длительности которого не превышает полугода;
• 47 – больничный оформляется гражданином в течение 30 дней после официального увольнения из компании;
• 48 – сотрудник ушел на больничный с одновременным нарушением режима работы на фирме, но у него имеются веские основания на такое поведение;
• 49 – оформляется листок на 4 месяца или более длительный срок, так как у работника обнаруживается серьезная травма или сложное заболевание;
• 50 – больничный длится больше 5 месяцев;
• 51 – специалист в компании работает по неполному рабочему дню.

Только при наличии вышеуказанных кодов правильно рассчитывается пособие специалистами ФСС. Чтобы не допустить ошибки, рекомендуется использовать образец заполнения больничного листка по временной нетрудоспособности.

Формируется ли справка-расчет?

Непременно к больничному прикладывается специальная справка. Она передается в ФСС вместе с правильно заполненным листком. В ней содержится корректный расчет пособия, которое должно выплачиваться работнику. Именно с помощью данного документа подтверждается, что все цифры, указанные в больничном, являются правильно рассчитанными.

Отсутствует в законодательстве определенная и строго унифицированная форма такой справки, поэтому она может утверждаться каждой компанией самостоятельно. Но при этом такая справка должна обязательно включать информацию:

• размер среднего заработка специалиста, рассчитанного за последние два года работы, так как данный показатель непременно учитывается при определении суммы пособия;
• общее количество средств, полученных работником за расчетный период, представленный двумя годами, причем важно учитывать поправки на максимальное значение для исчисления пособия, установленное ФСС;
• среднедневной доход работника, для чего важно все денежные поступления от компании разделить на количество рабочих дней в периоде, причем бухгалтер должен грамотно определить дни, которые не используются при расчете;
• непосредственный размер пособия за один день нахождения специалиста на больничном;
• общая сумма, представленная пособием и выплачиваемая работнику.

Все показатели должны рассчитываться в справке опытным бухгалтером. После этого, документ подписывается бухгалтером и руководителем предприятия.

Как исправляются ошибки?

Врач или непосредственный работодатель при внесении данных в этот документ могут допустить разные ошибки. Не разрешается зачеркивать сведения, поэтому важно знать, как поступить при выявлении нарушений. Для этого выполняются последовательные действия:

• неправильная запись первоначально зачеркивается;
• далее на обратной стороне листка вносятся нужные данные, для чего указывается, что вписываются корректные сведения;
• рядом ставится запись: «Исправленному верить»;
• внесенные данные заверяются подписью руководителя предприятия.

Дополнительно требуется ставить печать, если она используется в компании. Для предотвращения ошибок рекомендуется использовать образец заполнения больничного листа по временной нетрудоспособности.

Нюансы формирования документа

Каждому работодателю необходимо не только хорошо разобраться в образце заполнения листка нетрудоспособности из МРОТ или среднего заработка работника, но и учесть некоторые правила данного процесса. К ним относится:

• если больничный затрагивает определенную часть отпуска, то сотрудник может попросить переноса или продления отдыха;
• если же выдается листок непосредственно в тот момент, когда специалист находится на отдыхе за свой счет, то невозможно рассчитывать на выплаты;
• нередко у одного специалиста имеется два работодателя, а в этом случае оформляется два листка для обеих компаний;
• если требуется проходить периодические процедуры в больнице для лечения, то врачом формируется листок, в котором указаны конкретные дни, когда не сможет прийти на работу специалист.

В последнее время все больше компаний пользуются электронными листками, поэтому предполагается, что в скором времени бумажные документы не будут применяться вовсе.

Как регистрируются листки в компаниях?

Каждая организация должна правильно фиксировать поступление листков, для чего формируется специальный журнал. При его создании учитываются требования и правила:

• все страницы в таком документе обязательно нумеруются и прошиваются;
• на последней странице делается запись, содержащая сведения о названии компании, количестве страниц в журнале, а также здесь прописывается ФИО руководителя и ставится его подпись;
• записи вносятся исключительно в хронологическом порядке;
• запись делается после того, как ответственное лицо организации получает от сотрудника больничный лист;
• назначается на предприятии отдельный специалист, который занимается принятием, хранением, фиксацией и уничтожением листков, для чего руководителем компании издается соответствующий приказ;
• на ответственное лицо дополнительно оформляется доверенность, заверяемая подписью руководителя и главного бухгалтера.

Образец заполнения журнала получения бланков листков нетрудоспособности располагается ниже.

Как уничтожаются листки?

Хранить данные документы в компании нужно в течение минимально трех лет. Так как они имеют прямое отношение к сотрудникам предприятия, то рекомендуется вовсе сохранять их в течение 5 лет. Процедура уничтожения должна выполняться официальным образом, для чего оформляется ответственным лицом специальный акт.

В этот акт вносятся сведения:

• порядковые номера документов, а также другие их реквизиты;
• количество уничтожаемых больничных;
• ФИО и должность ответственного лица, занимающегося данным процессом;
• причина уничтожения листков.

Нередко вовсе для этого процесса созывается специальная комиссия, члены которой удостоверяются в возможности уничтожения документов. После этого производится непосредственное уничтожение имеющихся листков.

Образец заполнения акта об уничтожении листков нетрудоспособности располагается ниже.

Правила использования электронного документа

Все медицинские организации могут выдавать листки нетрудоспособности в электронном виде, так как на основании требований законодательства оснащаются специальным оборудованием для этих целей. Но выдаются такие документы исключительно при условии, что сами работодатели являются участниками электронной системы. Для этого руководители компаний должны зарегистрироваться на сайте ФСС и установить на компьютер бухгалтера специальное программное обеспечение для приема электронных документов.

К другим особенностям применения электронных больничных относится:

• пациент должен написать согласие на то, чтобы его персональные данные были внесены в электронную базу;
• если по разным причинам работодатель не может пользоваться электронными документами, то доктор должен создать бумажный вариант больничного листа;
• для входа в систему ФСС руководитель компании должен пользоваться профилем юрлица на портале Госуслуг;
• у бухгалтера должна иметься ЭЦП, а также она оформляется всеми врачами.

После закрытия больничного врач должен сообщить пациенту номер документа, который далее передается работодателю. Поэтому не возникает необходимость передавать какие-либо бумаги по месту работы. Листок скачивается на сайте ФСС в личном кабинете бухгалтером.

Как заполняется электронный документ?

При использовании электронного листка важно грамотно вносить в него нужные сведения. Поэтому работодателем учитываются следующие правила:

• за счет применения электронного документа можно не волноваться о том, что он будет испорчен или в нем будут допущены случайные ошибки;
• внести изменения достаточно легко за счет постоянного электронного доступа к листку;
• весь процесс выполняется через личный кабинет, зарегистрированный на сайте ФСС;
• каждая медицинская организация заполняет только собственный блок сведений;
• если требуется установление инвалидности или стационарное лечение, то выбирается врачом нужная вкладка;
• последняя графа предназначается для работодателя;
• после внесения всех сведений отправляется документ в ФСС, после чего перечисляются специалисту компании положенные средства.

Процедура заполнения электронного документа считается достаточно простой и быстрой. Получить для регистрации листок может бухгалтер компании только после того, как он будет зарегистрирован в системе, а также деньги будут перечислены работнику из ФСС.

Образец заполнения электронного листка нетрудоспособности можно изучить ниже.

Какие данные имеются в личном кабинете?

На сайте ФСС достаточно легко зарегистрироваться, после чего работодатель может пользоваться собственным личным кабинетом. С его помощью можно увидеть все документы, принятые организацией. Дополнительно можно изучить продолжение листка нетрудоспособности. Образец заполнения документа легко найти на сайте.

Для входа на сервис достаточно пользоваться учетной записью, имеющейся на портале Госуслуг. На сайте можно увидеть разные данные:

• все ранее принятые ФСС листки нетрудоспособности;
• журнал листков, содержащий закрытые и оплаченные документы, а также бумаги, находящиеся в обработке;
• по коду можно получить новые листки;
• для просмотра определенного больничного достаточно только кликнуть на него, после чего будет доступно внесение нужной информации.

Пользоваться электронной системой на самом деле удобно, поэтому многие работодатели приобретают необходимое ПО для возможности использовать электронные документы. В этом случае снижается количество бумаг, которое должно храниться в компании. Упрощается процедура работы бухгалтера и других специалистов. Но о подключении к системе следует известить всех работников, чтобы они при необходимости сообщали данную информацию лечащему врачу.

Заключение

Листки нетрудоспособности выдаются всем работникам компаний, которые вынуждены пропускать работу в связи с разными болезнями или травмами. Документы заполняются как работодателем, так и лечащим врачом.

Все более востребованными становятся электронные больничные, для использования которых руководитель компании должен подключиться к системе и установить на компьютер бухгалтера соответствующее обеспечение. Дополнительно требуется наличие у руководителя и бухгалтера ЭЦП.