Оформления реквизитов: состав, требования, ГОСТ и примеры оформления

Реквизиты являются необходимыми деталями в деловой документации. В каждом акте, постановлении и так далее есть свой набор особенностей оформления реквизитов. Их располагают в соответствии с ГОСТом.

Подробнее

Согласно правилам оформления реквизитов, часть из них является постоянной. Сюда включают эмблему предприятия, его название, основную информацию. Другая часть переменна. Оформление реквизитов такого типа будет отличаться от бланка к бланку. К примеру, меняться будут название формы, даты и так далее.

Важно производить правильное оформление реквизитов, связанных с датой, подписями, печатями, регистрационными номерами. Именно они обеспечивают действительность бланка.

О документах

Все формы подразделяют на 3 отдельные части: заголовок, основную часть и оформляющую. Состав и оформление реквизитов в каждой из них разнится. В каждом бланке их разделяют несколькими междустрочными интервалами. Готовя документы, советуется использовать шрифт Times New Roman кегль 12.

Официальная документация требует нумерации страниц, если их представлено более 2. Ее осуществляют, печатая арабские цифры без слов вверху листа.

О реквизитах

Согласно правилам оформления реквизитов, гербы Российской Федерации не печатают на документах негосударственных структур. Что касается товарных знаков, их располагают на формах на основании положения предприятия. При этом оформление реквизитов организации с эмблемой никогда не может осуществляться без указания ее названия. Эмблема наименование не замещает. Обязательно при оформлении реквизитов имеют в виду, что эмблема должна предварительно пройти процедуру официальной регистрации.

Товарными знаками никогда не пользуются иные лица. В случаях, когда при оформлении реквизитов на бланках был представлен герб, эмблема не указывается. Товарные знаки помещают в верхнее поле формы по центру относительно названия предприятия.

«Код организации» выставляется согласно ОКПО. ОГРН и ИНН прописывают, учитывая документы из налоговой.

Код формы

В требованиях к оформлению реквизитов документов присутствует код формы, когда бланк включен в классификатор согласно ОКУД, класс 0200000. Его печатают, составляя конкретный документ, и перечисляют наряду с информацией о предприятии в формах. Иначе его проставляют рядом с названием вида документа.

Пример

При оформлении реквизитов учитывают, что «наименование предприятия», являющегося автором документа, должно быть указано в той форме, которая содержится в учредительной документации.

Вносят как сокращенное, так и полное название вышестоящей организации, если она имеется. Название предприятия указывают под реквизитами с эмблемой. Если речь идет о предприятиях субъектов Российской Федерации со вторым языком, то данный при оформлении реквизитов данного типа используют два языка.

Краткую форму названия указывают, лишь когда она содержится в учредительном документе. Ее указывают под полным наименованием.

Названия филиалов, отделений прописываются лишь тогда, когда им принадлежит авторство документа. Требования к оформлению реквизитов этого вида предусматривают эти наименования под названием предприятия.

О каждом реквизите

В «Справочных данных об организации» прописывают почтовые адреса, контактные данные на усмотрение предприятия. Официальный порядок оформления реквизитов предусматривает расположение контактных данных в левом верхнем углу под названием предприятия.

«Название вида документа» помещают в центральной части листа в заголовке документа. Официальные требования к оформлению реквизитов документов предусматривают курсив в данном случае.

Одним из главных реквизитов в документе является «Дата». Именно она определяет действительность бланка. Датой в документе считается как день его подписания, так и дата отображенного в нем акта. Требования к оформлению реквизитов предусматривают арабские цифры в последовательности: число, месяц, год.

В финансовой документации применяют и сочетание цифр со словами: 19 августа 2018. По ГОСТу оформление реквизитов, когда число либо месяц содержит лишь одну цифру, дополняется цифрой «0», к примеру, 03.04.2003.

«Регистрационный номер документа» включает его порядковый номер. Его указывают на как внутренней, так и внешней документации предприятия рядом с датой.

Оформление реквизита на документах данного типа, когда они составляются более, чем 2 предприятиями, требует регистрационных номеров всех организацией. Они разделяются косой чертой, а пишут их в порядке перечисления авторов в форме.

Присвоение порядковых номер осуществляют в отдельности для входящих и исходящих бланков.

С учетом типа формы и документооборота предприятия, наряду с порядковым номером осуществляют и оформление реквизитов иного характера. В их число входят индекс дела по номенклатуре дел, коды документа по тематическим классификаторам и так далее.

На бланках, которые были составлены не одним юридическим лицом, регистрационные номера указываются через косую черту. Если на документе имеется регистрационный номер, это служит доказательством того, что он включается в документооборот юридического лица, а значит, контролируется им.

При оформлении реквизита такого вида нужно знать, что он формируется из трафарета «_________№_______», а заполняют его вручную датой и регистрационным номером.

В «ссылке на регистрационный номер и дату документа» содержится регистрационный номер и дата документа, на что обязательно дается ответ. В основном оформление реквизита предполагается под датой и номером документа.

Место составления

Реквизит применяют лишь в общих бланках документов. Оформление реквизита подразумевает учет административно-территориального деления страны с применением сокращений. К примеру, Санкт-Петербург – С. – Петербург.

Не осуществляют оформление реквизита в документе, если наименование места уже входит в название предприятия. К примеру, Тольяттинское летное училище. Важно указывать и административно-территориальное деление, поскольку названия населенных пунктов повторяются. Если указывается Москва, то сокращения «г.» не нужно. Тот же стандарт ГОСТ при оформлении реквизитов документов используется в отношении городов, наименование которых заканчивается на «град» либо «бург».

«Адресат» указывают на письмах, реквизит подразумевает почтовый адрес получателя. Адресатом могут выступать как юридические, так и физические лица. Согласно ГОСТу, оформление реквизита осуществляют следующим образом: перед фамилией указывают инициалы. Название предприятия указывают в именительном падеже. К примеру, Министерство Культуры. В то время как должность лица, которому направляется документ, представляют в дательном падеже. К примеру, Е. Баженову.

В одном документе никогда не содержится более 4 адресатов. Если их больше, то формируют перечень рассылки документа.

Если письмо направляется в предприятие, то прежде всего пишут его название, а уже после – почтовый адрес. Если оно адресуется физическому лицу, то сначала пишут фамилию с инициалами получателя, а уже после – почтовый адрес. Последний не включают, если бланку адресуется высшим органам официальной власти, вышестоящую организацию, постоянному корреспонденту. Реквизит располагают справа.

«Гриф утверждения документа» состоит из названия должности того, кто утверждает бланк, его подписи, инициалов с фамилией, даты. Помещают реквизит в верхний правый угол. Когда имеется несколько грифов, их помещают параллельно на одинаковом уровне. То же относится и к их подписям.

Слово «Утверждаю» при этом пишется без кавычек. При этом название утверждающего документа приводят в творительном падеже.

Резолюция

Резолюция является надписью на документе, которую выставляет должностное лицо. Она выражает его решение. При этом указывается фамилия и инициалы исполнителя, а также содержание поручения, сроки исполнения.

Резолюцию пишут собственноручно в заголовке бланка в любом месте, которое свободно от текста. Порой ее оформляют и на отдельном листе, указывая регистрационный номер, а также даты документа, к которому относят резолюцию.

В случаях, когда исполнителей несколько, первым делом пишут ответственного, дополнительные пометки не ставят.

Реквизит «Заголовок к тексту» содержит краткое содержание смысла текста, изложенного в форме. Заголовок обязательно согласуют с наименованием документа. В частности, обязательно отвечают на вопросы «о чем?» и «чего?».

Располагают его под датой и регистрационным номером по левой границе. Если формат документа А5, то допустимо не указывать его вовсе. Заголовок печатают без кавычек, не подчеркивают.

Отметка о постановке документа на контроль

Данный реквизит означает, что форма ставится на контроль в процессе ее исполнения с тем, чтобы обеспечить сроки, которые были прописаны в резолюции, либо типового срока исполнения.

Есть несколько видов сроков исполнения документа.

Первым считается типовой срок, применяемый для типового документа. Это может быть обращение граждан.

А вторым – индивидуальный срок исполнения документа. Его устанавливает поступивший акт либо указание резолюции.

Каждый документ, который требует исполнения, обязательно находится под контролем.

В требованиях ГОСТ значится, что отметки о контроле за исполнением выставляют на формах, обладающих наибольшей значимостью. Обозначается это литерой «К», штампом либо надписью «Контроль». Порой обозначение выделяется контрастным цветом.

«Текст» является самым важным реквизитом. Его формируют в анкетной, табличной форме, в виде связанного текста либо эту структуры объединяют. В графах и строках таблиц есть заголовки, которые выражаются именем существительным. При этом обязательно применение именительного падежа.

В случаях, когда таблица размещается на более, чем одной странице, графы в таблице нумеруют, а на последующие страницы вписывают лишь номера граф.

Связанные тексты в документах обычно включают 2 части – вводную и основную. В первой содержатся основания и цели формирования документа. А во второй – решения, просьбы, предложения и рекомендации.

Текст порой состоит лишь из основной части. Это относится к приказам, письмам и заявлениям. Но когда в текстах есть не одно решение, его делят на части, пункты, при этом осуществляя нумерацию.

Письма могут излагаться от первого лица в единственном и множественном числе, от третьего лица единственного числа и так далее.

Тексты в анкетной форме включают данные по субъекту с рядом характеристик. Такой тип изложения чаще всего встречается в документах кадрового и маркетингового типа.

Табличный текст обычно включает сведения о нескольких субъектах. При этом в нем излагается несколько признаков. Обычно такие текста печатают в отчетах, планах.

Текст документа всегда содержит ссылки на каждую таблицу, которая в нем содержится. Связный текст составляют как произвольным образом, так и по заготовке. Во втором случае большая часть содержания уже пропечатана, и нужно заполнить лишь пробелы. Так работа осуществляется значительно быстрее, вероятность того, что понадобится перепечатывать документ, остается маленькой. Эффективнее всего применять такую систему, формируя бланк в электронном виде.

Реквизит «отметка о наличии положений» указывается после основной части над подписью. Важно оформлять его в кратком формате. Так, если есть приложение, которое не было указано в основной части, тут пишут его название, количество страниц и копий. Если имеется несколько приложений, их обязательно подвергают нумерации.

В случаях, когда к бланку прикладывают другой документ с приложениями, отметка о наличии приложения указывается так: Приложение: письмо Росархива 2003 года и приложения к нему, всего на 3л.

Но если имеется лишь одна копия приложения, то их число не пишут. В приложениях обязательно содержится название формы документа, заголовки, дата, подписи.

Реквизит «подпись» включает: название должности лица, которое подписало документ, подпись с расшифровкой.

Когда документ подписывает не одно должностное лицо, подписи размещают друг под другом в порядке, который соответствует иерархии.

В случаях, когда документ формировала комиссия, перечисляют не сами должности, а их обязанности в составе комиссии.

Каждую копию формы, которая остается в документообороте фирмы, всегда проверяют на наличие подлинной подписи, виз согласования. Исключение – экземпляры исходящих писем, содержащих вместо подписей отметки о заверении копии.

Когда должностные лица, чьи подписи должны были быть, отсутствуют, документ могут подписать их заместители или исполняющие их обязанности лица. И тут в обязательном порядке указывают фактическую должность, фамилию того, кто подписал документ.

Если документ издается коллегиальным органом, то его подписывает председатель либо секретарь.

Реквизит «подпись» выставляют под текстом и приложением. Реквизит «Гриф согласования» формируется из слова «Согласовано», должности того, с кем проведено согласование, включая название фирмы, подписи с расшифровкой, датой согласования.

Иногда документ согласуется посредством выпуска другого документа. Тогда в грифе согласования пишут вид документа, название предприятия, его выпустившего, дату и индекс формы. Реквизит помещают в нижнюю левую часть листа под текстом, отметками о приложениях, подписями.

Виза согласования документа – еще один реквизит, который выражает согласие либо несогласие должностного лица в фирме с текстом.

Документы визируют, учитывая характер и содержание документа. Делают это исполнители, должностные лица, ответственные представители юридической, финансовой, экономической служб.

В визу включаются подписи проводящего визирование с расшифровками, дата, а порой и должность данного лица. Пишут реквизит на обратной стороне последней страницы подлинного распорядительного документа, на экземпляра отправляемого документа.

Когда при визировании в документ вносится много поправок, процесс осуществляют заново. Но если доработка не коснулась самой сути бумаги, то повторного визирования проводить нет необходимости.

Оттиском печати устанавливается подлинность подписи. Это необходимо в документации, связанной с удостоверением прав, фиксацией фактов, правовыми актами. Реквизит вносят таким образом, чтобы он занимал большую площадь подписи.

Печать может быть как гербовой, так и простой. В первом случае она округлой формы с гербом по центру. По окружности прописывается наименование фирмы. А во втором форма бывает любой. Тогда герб отсутствует, но всегда имеется наименование предприятия.

Оттиски печати выставляют так, чтобы и они, и подпись оставались разборчивыми. Если письмо написано на бланке, то удостоверять его печатью нет необходимости.

Отметка о заверении копии

Этот реквизит прописывают, чтобы сделать экземпляр действительным в юридическом плане. Он формируется из слова «верно», названия должности заверителя, его подписи с расшифровкой, даты. При пересылке формы в иные фирмы или передаче на руки заверительные отметки подтверждают печатями.

Если документ был выслан по факсу, он не является действительным. По этой причине пересылку осуществляют по почте.

«Отметка об исполнении» содержит ссылку на дату и номер документа, который свидетельствует об исполнении. Данный реквизит помещают на лицевой либо обратной стороне последней страницы в документе в левом нижнем углу. Если документ множат, отметки об исполнителе проставляют на лицевую сторону.

Что касается отметок об исполнении документа, их прописывают лишь на документе, который уже был исполнен. Их подшивают в дело, чтобы затем хранить в архивах и использовать, когда понадобятся соответствующие сведения. Оформление реквизита осуществляют на первом листе документа внизу.

Важно помнить, что в реквизит включаются: слово «В дело», номер дела, в котором будет осуществляться хранение документа, если отсутствует экземпляр – ссылка на номер и дату ответных форм, подписи исполнителя, дата проставления отметок.

Реквизит выставляет исполнитель самостоятельно либо руководитель соответствующего структурного подразделения.

Отметки о поступлении документов в предприятие прописывают на входящей документации собственноручно либо посредством специального регистрационного штампа. Реквизит содержит порядковый номер, дату с часами и минутами. Помещают его в правый нижний угол на лицевой стороне первой страницы формы.

«Идентификатор электронной копии» - отметка, которую выставляют в нижний левый угол на каждом листе. В ней есть название файла на электронных носителях, дата и иные сведения, зафиксированные фирмой.

Угловое расположение

При угловом расположении реквизиты помещаются в верхнюю часть страницы. Удобнее всего использовать угловые бланки в письмах, факсах, поскольку в верхнем правом углу обычно прописывают адресат. Угловая форма письма применяется и при переписке с официальными предприятиями, учебными заведениями, в том числе высшими. Угловое центрированное расположение предполагает помещение всех реквизитов из угла в равном удалении от границ левого поля и центра страницы.

Тонкости

Текст документа, который был составлен на основе документации иных предприятий либо уже изданных форм, всегда содержит следующие реквизиты – название документа, название предприятия – автора формы, дату, регистрационный номер, заголовки к тексту.

Нельзя забывать, что, когда в тексте имеется не одно решение, вывод, то его всегда разбивают на части с пунктами.

Также в официальном письме могут содержаться официальные обращения, а также заключительная формула вежливости. Это элементы этикета, все еще применяемые в официальном документообороте.

Вступительное обращение выносят в отдельную графу в левой части письма под заголовком. В нем обращаются как к предприятию целиком, так и к конкретным должностным лицам.

Заключительную формулу вежливости помещают на правую сторону письма под заключительную строку основной части текста. Ее также пишут в отдельной строке, сохраняя дополнительный интервал при этом. Она безличностна, обращается и к юридическому лицу, и к физическому.

В тексте может содержаться несколько абзацев, и это является наиболее предпочтительной формой письма. Такой текст воспринимается легче.

Распорядительные документы, среди которых приказы, распоряжения, предприятий, которые действую в соответствии с принципом единоначалия, а также документы, адресованные руководителю фирмы, имеют текст, изложенный в первом лице единственном числе.

Когда документ издавался коллегиальным органом, то повествование оформляют в третьем лице единственном числе. Если документ был совместным распорядительным, то изложение текста осуществляют в первом лице множественном лице.

Протокол излагается в третьем лице множественном числе.

Если документ устанавливает права и обязанности как фирм, так и отдельных их структурных звеньев, имеет описание, оценку фактов либо выводов, то текст излагается в третьем лице, единственном либо множественном числе.

Также нужно знать, что наименования зарубежных предприятий, которые состоят из одного либо нескольких слов, указывают, прописывая русским текстом, и заключают в кавычки. Прописная буква в наименованиях обязательно нужна для первых слов, заключенных в кавычки, а также для собственных имен: «Дженерал моторс», «Ролс-Ройс».

Наименования зарубежных предприятий, банков, которые содержат аббревиатуры, не нужно заключать в кавычки: ООН, ЮНЕСКО.

Заключение

Подготавливая и оформляя документацию, нужно знать, что документы могут состоять из разных комплектов реквизитов. Также, составляя один вид документа, необязательно применять их все. Ряд реквизитов считается взаимоисключающим, к примеру, «Название вида документа» и «Справочные данные о предприятии». Второй прописывают лишь в письмах, а в бланке письма не указывают название вида документа.

Количество реквизитов, которые служат характеристикой документа, зависит от целей оформления документации, ее назначения, требований к содержанию и форме документа, способа документирования. В каждом виде документов выделяют обязательные реквизиты, которые всегда применяются при их оформлении.