Оптимизация бизнес-процессов - это... Методы, этапы и ошибки

Оптимизация бизнес-процессов — это довольно востребованная тема. Редко кто может правильно применить ее с первого раза, ведь новички делают ошибки, которые в конечном счете отражаются на деле. Чтобы их избежать, читайте нашу статью. Начнем ликбез с определения.

Понятие

Оптимизация бизнес-процессов — это мероприятия, направленные на повышение эффективности бизнеса.

Методик оптимизации немало, и каждая имеет свои достоинства и недостатки.

Ниже мы их рассмотрим, но сначала разберемся, так ли уж нужна оптимизация.

Есть ли необходимость?

Мы уже сказали, что оптимизация бизнес-процессов — это набор мероприятий, направленных на повышение эффективности бизнеса. И это действительно так.

Любое предприятие основано на определенных бизнес-процессах, которые и выполняют работники организации. К ним относят продажи, производственные и управленческие процессы, закупки, делопроизводство и прочее. Как только предприятие начинает автоматизировать уже имеющиеся процессы, его работа становится намного эффективнее.

Крупные организации работают на системе менеджмента определенного стандарта (ISO 9001), что говорит о высокой бизнес-культуре. Система построена таким образом, чтобы организовать как можно больше процессов, при этом выделяя и расписывая их.

Раз оптимизация бизнес-процессов — это комплекс определенных мероприятий, то по идее заниматься этим должен специалист. В крупных компаниях так и есть. Но как бы ни был выстроен процесс, он периодически нуждается в реорганизации, ведь изменяются условия труда, появляются новые вакансии и процессы. Если не проводить оптимизацию, то возникают конфликты, препятствующие нормальному функционированию частей организации. А это, как вы понимаете, в конечном счете отражается на прибыли.

Чтобы понять, нужно ли проводить оптимизацию бизнес-процессов компании, нужно проверить наличие проблем. Ниже приведем список и если хотя бы один пункт нашел отражение в деятельности организации, стоит задуматься об оптимизации.

Поможет оптимизация

Итак, со временем в любой организации могут появиться проблемы. Они являются лакмусовой бумажкой, по которой легко определить необходимость оптимизации бизнес-процессов компании. Какие же проблемы могут быть?

1. Должностные обязанности повторяются. Если не только сотрудники вынуждены делать одно и то же, но и целые отделы, то это определенно говорит о необходимости реорганизации. Так не может длиться вечно, а значит, что итогом станет хаос, лишние финансовые вливания и неоправданная конкуренция между сотрудниками и отделами.
2. Руководители умеют лишь управлять. Эти начальники по большему счету бесполезны, ведь они ничего не знают о маркетинге, экономике и менеджменте.
3. В компании нет системы повышения квалификации работников. Это серьезное упущение, которое отбрасывает предприятие назад. Ведь если сотрудник не получает новых знаний, то он не стремится ничего изменить и топчется на месте.
4. Лучшее — враг хорошего. Работают люди в одном режиме и вдруг решают повысить уровень деятельности. Для этого они вводят IT-систему по управлению сотрудниками, продажами или финансами. Звучит неплохо, но зачастую работники это делают без оглядки на текущие процессы организации либо просто копируют чью-то. По итогу огромные суммы потрачены непонятно на что, а экономический эффект так и не достигнут.

Чего же помогает добиться оптимизация бизнес-процессов в организации?

1. Повышает качество обслуживания клиентов.
2. Уменьшает временные и операционные затраты.
3. Позволяет достигать новых целей.
4. Повышает управляемость компании.

Все эти пункты влияют на конечную себестоимость продукции или услуг в сторону ее уменьшения. К тому же оптимизированная компания привлекает гораздо больше новых клиентов, а значит, и прибыль становится выше, и конкурентоспособность повышается.

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

Важно понимать, что все процессы бизнеса связаны между собой. То есть оптимизация бизнес-процессов в организации повлияет на работу всего предприятия тем или иным образом. Чтобы было не так ощутимо, руководство компании начинает оптимизировать сначала небольшие процессы, не тратя слишком много времени и денег. Постепенно моделирование и оптимизация бизнес-процессов переходит на другие отделы.

Попытки изменить все разом обычно заканчиваются очень печально, и в будущем желание что-то изменить в работе компании будет встречено негативно.

С чего начинать?

Моделирование и оптимизация бизнес-процессов начинаются с того, что методы прежней работы морально устаревают. Оптимизация необходима каждой фирме, за исключением государственных корпораций. Чем быстрее предприятие перенимает новые методы работы и внедряет их в свои процессы, тем более успешным оно будет.

Те фирмы, что постоянно развиваются, имеют целый отдел, который и занимается оптимизацией бизнес-процессов малого бизнеса или крупных организаций. Ведь лишь щедрое финансирование современных технологий — залог успешного дела.

Критерии оценки

Чтобы верно провести оптимизацию, нужно выделить приоритеты. Последние подбираются по определенным критериям. Они приведены ниже в виде списка:

1. Важность процесса. Перед тем как оптимизировать работу, надо выделить главные процессы, улучшение которых приведет к высоким результатам. Для определения такого процесса достаточно узнать, какую роль он играет во всей деятельности организации. Есть и обратная сторона: если процесс уже занимает главное место и эффективно работает, то оптимизация будет бесполезна. Конечно, можно попытаться уже улучшить процесс, но это будет лишней тратой средств, которые бы пригодились для другого. Лучше потратить время и деньги на проблемные бизнес-процессы.
2. Проблемность процесса. Звучит знакомо, но что это значит? В этом контексте подразумевается разница между тем, что получается по итогу, и желаемыми действиями. То есть если какой-то процесс работает совершенно не так, как должен, то это явный повод провести оптимизацию.
3. Возможность реализации изменений процесса. Оптимизация бизнес-процессов малого бизнеса или большого начинается с того, что выбирается наиболее простой вариант для начала процесса. Например, выбирают именно тот, что потребует как можно меньше средств для улучшения, личного времени и трудовых ресурсов. Важно обращать внимание еще и на отрицательные факторы, которые неизбежно появится, и учитывать их.

Вот и получается, что нужно учитывать все критерии и факторы для успешной реорганизации. Как правило, оптимизации подвергаются наиболее крупные процессы, ведь именно за счет них работает предприятие.

Принципы

Методы оптимизации бизнес-процессов различны, но прежде чем выбрать какой-то один, нужно узнать принципы улучшения. Без их соблюдения вы не добьетесь нужного эффекта. Рассмотрим принципы ниже:

1. Основание. Перед тем как начинать оптимизировать процессы, нужно понять, какой процесс за что отвечает. То есть прежде всего надо разобраться в структуре бизнеса и лишь потом браться за оптимизацию. Если этого не сделать, то непонятно, что нужно реорганизовывать, а значит, и эффекта не будет.
2. Сначала нужно устранить ошибки. Прежде чем реорганизовывать предприятие, необходимо устранить мелкие ошибки, которые будут мешать при оптимизации.
3. Неоднозначные решения. Так называется ситуация, когда оптимизация одного процесса отрицательно влияет на другой. По этой причине прежде чем улучшать какой-либо процесс, надо просчитать все положительные и отрицательные стороны и только тогда принять правильное решение.
4. Неприятие изменений. Часто сотрудники организации не приходят в восторг от перемен, а значит, они сопротивляются всеми силами. Причем сопротивление может быть неосознанным или выраженным.

Уровни оптимизации

Оптимизация бизнес-процессов в логистике или другой сфере делится на несколько уровней, каждый из которых по-своему воздействует на итог. К примеру, административно-управленческие процессы ответственны за принятие верных решений и действия руководящего состава. Благодаря им собирается информация о рабочем процессе организации, задействованном в главном бизнес-процессе.

Эффективность оптимизации бизнес-процессов может быть разная, но в любом случае она приведет к уменьшению финансовых расходов. Какой из уровней выберет предприятие, зависит от множества факторов. Например, если руководство желает сэкономить, то выбор падет на один уровень, а когда целью является достижение стратегического результата, выбор падет на другой.

Рассмотрим все уровни автоматизации и оптимизации бизнес-процессов:

1. Первый уровень. Эта ступень связана с финансовыми затратами. Каждый отдел предприятия создает траты на собственные нужды. Зато этот уровень можно назвать самым быстрым, если целью является сокращение издержек. Обусловлено это тем, что уровень не затрагивает интересы других отделов компании, а значит, не нужно дополнительных согласований. Недостатком уровня считается небольшая экономия. Как правило, она не бывает больше 20 %. Важно понимать, что не все траты приписываются одному отделу, некоторые возникают во время выполнения задания. К примеру, один отдел заказывает другому информацию по аналитике организации, в этой ситуации все расходы понесет исполнитель.
2. Второй уровень. Примеры оптимизации бизнес-процессов второго уровня позволяют убедиться в том, что издержки уменьшаются до совместного процесса между заказчиками и исполнителями. Уровень подразумевает деятельность обеих сторон, односторонняя работа просто недопустима. Уменьшение расходов происходит только в случае, когда все участники оптимизации обсудили и пришли к единому мнению по поводу того, как будут проходить процессы и совместная работа. Второй уровень предусматривает экономию больше 20 %, на нем можно добиться оптимизации разных функций предприятия. Главным условием является то, что все функции должны иметь одинаковый результат и быть направлены на достижение результата.
3. Третий уровень. Этот подход к оптимизации бизнес-процессов обеспечивает до 30 % экономии. Правда, есть определенные сложности: чтобы работать с расходами, нужно понимать всю систему бизнес-процессов организации. Обусловлено это тем, что оптимизация этого уровня предусматривает большое количество активностей.

Методы оптимизации

Бизнес-процессы в каждой организации протекают по-своему, но это не мешает экспертам выделять основные методы оптимизации. Рассмотрим их подробнее:

1. SWOT-анализ. Суть метода в том, чтобы изучить сильные и слабые грани бизнес-процесса. Так называют способ стратегического планирования, который используется для оценки явлений и факторов, воздействующих на предприятие или бизнес-проект. Есть несколько параметров, характерных для метода: сильные стороны, возможности, слабые стороны, угрозы. Цели оптимизации бизнес-процессов по этому методу — поиск и исправление уязвимых мест, а также снижение рисков и возможных угроз.
2. Причины - следствия. Способ характеризуется диаграммой Исикавы, или причинно-следственной диаграммой. Она входит в семь самых известных инструментов оценки, контроля, измерения и повышения качества производственных процессов. Метод позволяет найти взаимосвязи между параметрами, что помогает провести точные исследования необходимого бизнес-процесса. С помощью диаграммы гораздо легче определить основные факторы, влияющие на производственный процесс.
3. Бенчмаркинг. Метод оценки плюсов и анализа преимуществ конкурентов и партнеров для выявления самых продуктивных факторов. Бенчмаркинг имеет что-то общее с промышленным шпионажем, но не до конца. Для реализации метода достаточно поверхностного наблюдения, а не внедрения к конкурентам.
4. Оптимизация и анализ бизнес-процессов на основе показателей. Используется принцип постановки целей бизнес-процесса, после достижения которых цель либо повышается, либо, если к ней приблизиться не удалось, анализируются методы для ее осуществления. Технология оптимизации бизнес-процессов такова, что в первую очередь анализируется результативность.
5. Мозговой штурм. Метод представляет собой активное обсуждение задач, озвучивание разных вариантов. Из всего предложенного по итогу выбирают самое удачное предложение.
6. «6 Сигма». За счет уменьшения количества производственных ошибок достигается повышение показателей производительности.
7. Изменение и расчет фрагментарности процессов. Метод заключается в том, что увеличиваются или сокращаются составные части бизнес-процесса.
8. Анализ бизнес-логики. Целью является устранение неэффективных процедур, связывание параллельных работ, распределение ответственности за процессы и разделение полномочий по принятию решений, фиксирование информации у источника и обработка ее в реальной деятельности компании.
9. Функционально-стоимостный анализ. Метод направлен на то, чтобы достичь самой высокой функциональности объекта за счет минимальных затрат как для покупателя, так и для продавца.
10. Имитационное моделирование бизнес-процессов. Оптимизация логистических бизнес-процессов позволяет представлять с помощью компьютерной модели действия людей и применение технологий. Во время моделирования нужно соблюдать четыре этапа: построение модели, запуск модели, анализ получившихся показателей эффективности, оценка других возможных сценариев. Метод эффективен лишь в том случае, если используются актуальные и точные величины для построения модели.
11. Анализ и расчет трудоемкости и длительности процесса. Способ позволяет рассчитать нужное количество работников и нагрузку, которой они подвергаются.
12. Анализ матрицы распределения ответственности. Это функциональная наглядная таблица, которая распределяет организацию по звеньям, единицам и так далее. то есть метод позволяет назначить задачи для структурных подразделений.

Этапы оптимизации

Работа по оптимизации бизнес-процессов делится на пять этапов. Поговорим подробнее о каждом из них:

1. Описание процессов организации. Анализ и оптимизация бизнес-процессов неразрывно связаны между собой. Без определения функций каждого отдела и сотрудника невозможно начать эффективную оптимизацию. Вроде шаг кажется само собой разумеющимся, но на деле большинство компаний об этом забывают, и это большая ошибка. Лучше начать изучение процессов через цепочку добавленной стоимости. Есть компании, которые поставляют в вашу организацию ресурсы или товары или выполняют дополнительные функции, в которых нуждается ваш клиент. Поймите, на какой стадии и каким образом осуществляется формирование добавленной стоимости итоговой продукции. Применение такой стратегии позволяет быстро вычислить точки выхода и входа в компанию. Таким образом, вы сможете изучить рабочий процесс предприятия целиком, разъяснить персоналу, кто и чем занимается, отделить рабочие процессы, нуждающиеся в первоочередной оптимизации, определиться со способами улучшения качества услуги или товаров. Во время проведения исследований вы поймете, что кроме ключевых процессов,есть еще и поддерживающие. Как правило, их не нужно финансировать, ведь они формируют инфраструктуру предприятия и помогают непрерывному функционированию главных процессов. Существуют еще процессы развития, отвечающие за будущую прибыль.
2. Назначение ответственных лиц. Система оптимизации бизнес-процессов построена таким образом, что не может функционировать без контроля. А потому назначается ответственный за ее проведение. Причем один человек должен осуществлять общее руководство, а другие - контролировать каждый этап. Управляющий должен быть не только обязательным, но и уметь координировать работу подчиненных. Таких руководителей можно сравнить с вечной батарейкой, потому что они должны постоянно работать и оптимизировать производство. По этой причине должностные обязанности должны быть четко изложены, для этого достаточно прописать обязанности во внутреннем регламенте предприятия.
3. Осуществление оптимизации. Вот мы и подошли к оптимизации бизнес-процессов предприятия. Для нее отведен только третий этап, потому что сначала нужно подготовиться. Не стоит думать, что в каждой организации полный порядок. На любом предприятии можно обнаружить несколько десятков проблем. А после обнаружения надо действовать в соответствии с планом. Сперва нужно дать оценку всем процессам компании, а также исключить повторение должностных обязанностей. Следующим шагом станет вычисление времени на каждый из бизнес-процессов, проведение сравнительного анализа со средними показателями, подгонка под реальные показатели. Дальше надо организовать эксплуатационный анализ по ресурсам производства. Нужно проследить перемещение ценностей и сведений в компании и искоренить участки, на которых есть потери и того, и другого. Завершающим этапом станет анализ эффективности использования ресурсов на каждом процессе.
4. Автоматизация основных процессов предприятия. Не зря этот шаг прописан в четвертом пункте, ведь прежде чем приступать к нему, необходимо четко понимать, как будет проходить оптимизация. Если на предприятии царит полная неразбериха, то как не оптимизируй процесс, толку от этого будет ноль. Единственное, чего получится добиться, — больших финансовых трат и потери времени.
5. Оценка итогов. Оптимизация управления бизнес-процессами преодолена, как и сама реорганизация. Самое время подвести итоги. Если операция была правильно проведена, то результатом станет ликвидация повторяющихся должностей и обязанностей сотрудников, курирование выполнения работы трудящимися, уменьшение количества ошибок и снижение влияния человеческого фактора в производстве, внедрение системы коэффициентов полезного использования, которая мотивирует сотрудников, сформировавшаяся база знаний о процессах организации, уменьшение нарушений на производстве из-за нехватки кадров или отсутствия ресурсов, нахождение финансов, не участвующих в обороте, и их ликвидация, минимизация закупок ненужной продукции.

Распространенные ошибки

Чтобы оптимизация дала результаты, надо постараться не совершать ошибки, которые делают другие предприниматели. Приведем некоторые из них.

Первой ошибкой является неверная постановка задачи. Если руководитель не знает, что конкретно нужно сделать для улучшения работы предприятия, то он не добьется успеха. Начальным шагом станет понимание, какого результата вы ждете от оптимизации. Например, бесполезно составлять характеристики бухотдела, если непосредственно доходов у организации нет. Отсутствие прибыли — это работа отдела по сбыту, а никак не бухгалтера. То есть в этой ситуации нужно изменить работу именно этого отдела, а бонусом будет изменение работы других служб. Если говорить кратко, то начинать оптимизацию стоит с описания процессов предприятия, об этом мы уже говорили выше.

Вторая ошибка — несоразмерность усилий и задач. Часто можно увидеть описание процессов, которые абсолютно не связаны с главной целью предприятия. Утрированным примером, но явно отражающим суть, является общение руководителя и секретаря для того, чтобы позвонить заместителю. Понятно же, что смысла у процесса нет и никакой ценности он не несет. Получается, что организация зря тратит деньги на этот процесс.

Третья ошибка — это неправильный выбор средств описания. Для того чтобы охарактеризовать процессы, используют различные средства, в том числе и программы разной мощности. Стоимость таких программ довольно высока, она начинается с 100 долларов и не имеет верхнего предела. Понятно, что мощность программы должна соответствовать размеру компании. Получается, что бесполезно маленькой фирме приобретать масштабную программу. Инструмент должен быть выбран соответственно задачам и целям предприятия, которые руководство и пытается решить за счет оптимизации. Но не нужно думать, что основным инструментом является именно программное обеспечение. Это всего лишь вспомогательный инструмент. На оптимизацию больше всего влияет ее правильная организация.

Вспомогательная литература

Кроме информации в интернете руководителям компании стоит почитать и книги, которые помогут в этом сложном процессе. Ниже приведем несколько книг:

1. «Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление» Владимира Репина. Если вы решили изменить бизнес-процессы и попробовать новый подход, то эта книга для вас. Нельзя сказать, что она легко читается, но тем не менее в ней сокрыто много важной информации. Каждую главу придется осмысливать и прорабатывать. Издание включает очень много рисунков, таблиц и схем, которые помогают раскрыть процесс. Примечательно и то, что в других открытых источниках об этом нет ни слова.
2. «Системный подход к непрерывному совершенствованию. Теория ограничений Голдратта» Уильяма Детмера. Все книги автора сметают с прилавков как горячие пирожки. А все потому, что он помогает решить многие проблемы, такие как противоречие между сроками выполнения услуг и качеством, между финансовыми затратами и ценой. Раньше было не найти полных сведений от автора, зато сейчас выпущена книга, раскрывающая все секреты.
3. «Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов» Йохана Нелиса, Джона Джестона. Книга рассказывает об основных принципах руководства бизнес-процессами, их пользе и положительных чертах. Издание богато и примерами того, как осуществлять менеджмент. Книга подойдет в качестве справочника для предприятий, реализующих проекты управления процессами. Это обусловлено тем, что описанный материал рассказывает о средствах, которые можно применять на практике, а также помогает эффективно реализовать бизнес-проекты.
4. «Цель. Процесс непрерывного совершеноствования» Элияху Голдратта. Издание объясняет, что личность, которая увидела какую-то проблему в бизнес-проекте, обязана выстроить причинно-следственные связи между итогами и процессами. Человеку нужно понимать основные принципы достижения эффективности рабочего процесса организации.
5. «Бережливое производство программного обеспечения: от идеи до прибыли» Тома и Мэри Поппендик. Руководство окажет помощь в ситуациях, когда необходимо сформировать самые эффективные процессы. Топ-менеджерам стоит прочитать эту книгу, равно как и управленцам, разработчикам компании. То есть информация будет полезна именно тем, кто занимается программным обеспечением.

Заключение

Как видите, чтобы грамотно провести оптимизацию, нужно много знать и во многом разбираться. Реорганизация не поможет, если руководитель не понимает, с чем работает. Зачастую таких начальников много, что и является причиной краха многих компаний.

Если даже учредитель не разбирается в вопросе сам, его задача - найти компетентных сотрудников, которые будут работать не из корысти, а потому что преданы своему делу. Настолько самоотверженных работников осталось очень мало, а значит, если вам повезло и вы нашли их, то постарайтесь не отпускать. Именно от компетентности штата зависит, насколько будет процветать организация. Даже самый талантливый руководитель не сможет вытащить фирму в одиночку, а потому не нужно пренебрегать профессионализмом штата. В конце концов, речь идет о ваших деньгах и времени.