Транспортная накладная (ТН) - важный документ, регулирующий перевозку грузов автотранспортом. Неправильное заполнение ТН может привести к штрафам и непризнанию расходов. Разберемся, как грамотно заполнять ТН, чтобы избежать ошибок.
Назначение и область применения транспортной накладной
Транспортная накладная (ТН) применяется для оформления перевозки грузов автомобильным транспортом. Основные функции ТН:
- Подтверждение заключения договора транспортной перевозки
- Указание условий перевозки груза
- Подтверждение факта передачи груза от грузоотправителя перевозчику
ТН оформляется в следующих случаях:
- При перевозке груза автотранспортом продавца
- При перевозке сторонней транспортной компанией
- При перевозке экспедитором, если в договоре прописано его право на заключение договора перевозки
Не нужна ТН, если покупатель забирает товар своим транспортом.
Новая форма транспортной накладной 2022
С 1 марта 2022 года вступила в силу новая форма ТН, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200. Основные изменения:
- Уменьшилось количество разделов с 17 до 12
- Поменялись нумерация и содержание разделов
- Появились обязательные и необязательные к заполнению разделы
Обязательно заполняются все разделы, кроме помеченных "при необходимости". Если данных для заполнения нет - ставятся прочерки.
Кто оформляет транспортную накладную
Грузоотправителем, оформляющим ТН, может быть:
- Продавец
- Покупатель
- Экспедитор, если в договоре прописано его право на заключение договора перевозки
Если экспедитор выступает грузоотправителем, заполняется дополнительный раздел 1а.
В договоре стороны могут распределить обязанности по заполнению ТН. Например, поручить заполнение перевозчику.
Сколько экземпляров и на какую машину нужна ТН
ТН оформляется в 3-4 экземплярах:
- 1 экз. - грузоотправителю
- 1 экз. - грузополучателю
- 1 экз. - перевозчику
- 1 экз. - грузоотправителю (если используется как первичный документ)
ТН должна быть привязана к конкретному транспортному средству. На каждый автомобиль - отдельная ТН.
Исключение - если партию груза разделили по нескольким машинам. Тогда нужна ТН на каждый автомобиль.
Правила заполнения транспортной накладной
При заполнении ТН нужно придерживаться общих правил:
- Заполнять разборчиво, без помарок и исправлений
- Указывать точные и проверенные данные
- Подписывать только уполномоченным лицом
- Заверять исправления всеми сторонами ТН
Рассмотрим порядок заполнения ТН каждой стороной.
Грузоотправитель заполняет:
- Шапку ТН
- Разделы 1-5, 8, 11, 12
- При необходимости раздел 6 о перевозчике
Перевозчик заполняет:
- Раздел 6 о себе
- Раздел 7 о транспортном средстве
- Разделы 8, 10, 12
Грузополучатель заполняет:
- Раздел 10 о получении груза
- При необходимости раздел 11
Особенности заполнения раздела 12:
- Заполняется для использования ТН как первичного документа
- Указывается стоимость перевозки, реквизиты договора
- Заверяется подписями всех сторон
Как исправить ошибки в транспортной накладной
Чтобы исправить ошибку в ТН, нужно:
- Зачеркнуть неверные данные одной линией
- Рядом указать правильные данные
- Заверить исправления подписями всех сторон
Если ошибка выявлена после отправки:
- Составить акт об ошибке
- Внести данные в раздел 11 ТН
- При необходимости заключить допсоглашение
При ошибке до отправки груза нужно составить новую ТН.
Электронная транспортная накладная
С 2022 года разрешено оформлять ТН в электронном виде. Для этого нужны квалифицированные ЭЦП у всех сторон сделки.
С 1 января 2023 года вводится обязательный электронный документооборот через ГИС электронных перевозочных документов. Все участники перевозки должны зарегистрироваться в системе через оператора ЭДО.
Образец заполнения транспортной накладной
Рассмотрим образец ТН с рекомендациями по заполнению:
- Указываем все данные в соответствии с рекомендациями
- Заполняем обязательные разделы полностью
- Добавляем дополнительную информацию в необязательные разделы
- Сверяем и заверяем данные подписями всех сторон
При соблюдении всех правил ошибок можно избежать.
Ответственность и риски при заполнении ТН
Неправильное заполнение ТН чревато следующими последствиями:
- Непризнание расходов по перевозке
- Доначисление налогов и штрафы
- Отказ в вычете НДС
- Претензии контролирующих органов
Чтобы избежать ошибок, нужно:
- Проверять данные в ТН
- Строго следовать правилам заполнения
- Использовать образцы и рекомендации
- Фиксировать и устранять ошибки
Внимательное заполнение ТН позволит не допустить нарушений.
Дополнительные рекомендации по заполнению отдельных разделов ТН
Рассмотрим более подробно рекомендации по заполнению наиболее важных разделов ТН.
Раздел 1. Грузоотправитель
В разделе 1 указываются полные и точные данные об отправителе груза:
- Для организации - наименование, ИНН, юридический адрес
- Для ИП - ФИО, ИНН, адрес регистрации
- Контактные данные - телефон, e-mail
Эти данные используются для идентификации стороны договора перевозки.
Раздел 2. Грузополучатель
В разделе 2 указывают аналогичные данные о получателе груза:
- Наименование, ИНН, юридический адрес
- Дополнительно - адрес доставки груза
- Контактные данные
Эти данные нужны для отправки и доставки груза получателю.
Раздел 3. Груз
В разделе 3 обязательно указывают:
- Наименование и описание груза
- Количество мест и массу груза
- Способ упаковки
Эти данные нужны для идентификации и сохранности груза.
Раздел 5. Условия перевозки
В разделе 5 указывают особые условия:
- Температурный режим
- Наличие пломб
- Требования безопасности
- Сведения о маршруте
Эти данные обязательны для выполнения перевозчиком.
Раздел 12. Стоимость перевозки
В разделе 12 указывают:
- Стоимость услуги без НДС
- Ставку НДС
- Сумму НДС
- Общую сумму к оплате
Эти данные подтверждают расходы на перевозку для бухучета.
Типовые ошибки при заполнении ТН
Рассмотрим типовые ошибки, встречающиеся при заполнении ТН:
- Нет подписей сторон или подписал неуполномоченный сотрудник
- Неправильные или неполные реквизиты отправителя/получателя
- Не указан адрес погрузки/разгрузки
- Не заполнены обязательные разделы 3, 5, 12
- Несоответствие данных в разных разделах
Такие ошибки могут привести к отказу в учете ТН и наложению штрафов.
Электронный документооборот ТН
Переход на электронный документооборот ТН имеет преимущества:
- Экономия времени на оформление и обмен бумагами
- Снижение риска ошибок и потери документов
- Ускорение обмена данными между контрагентами
- Удобство хранения и поиска электронных ТН
Обязательная регистрация в ГИС электронных перевозочных документов позволит перейти на безбумажный документооборот ТН с 1 января 2023 года.
Актуальные изменения правил заполнения ТН
Следует отметить актуальные изменения в правилах заполнения ТН:
- Сокращение обязательных к заполнению разделов
- Возможность не указывать объявленную стоимость груза
- Новые требования к оформлению исправлений
- Введение электронного документооборота ТН
Эти изменения надо учитывать при текущем заполнении ТН.
