Инструкции и руководства востребованы в любой сфере деятельности, будь то офисная работа, домашние дела или хобби. Но не каждый текст читают от корки до корки и используют на практике. Чтобы создать по-настоящему полезную инструкцию, нужно знать и учитывать множество нюансов. В этой статье мы подробно разберем, как правильно написать инструкцию по 10 простым шагам - от выбора темы до продвижения готового материала.
1. Виды инструкций и их назначение
Существует несколько основных видов инструкций, каждый из которых решает свои задачи:
- Пошаговое руководство - подробно описывает действия для достижения конкретного результата, например инструкция по сборке мебели.
- Рекомендации по использованию - советы и лайфхаки по работе с техникой, например памятка по настройке принтера.
- Руководство по должности - регламентирует обязанности сотрудника, например инструкция кассира.
Главное отличие в том, что пошаговое руководство фокусируется на процессе, а рекомендации по использованию - на особенностях работы с объектом. Руководство по должности регулирует трудовые обязанности.
2. Анализ целевой аудитории
Прежде чем приступать к написанию инструкции, нужно определить ее целевую аудиторию и учесть уровень подготовки читателей. Например, инструкция по настройке офисной техники может быть адресована как опытным системным администраторам, так и офисным сотрудникам, впервые столкнувшимся с этой задачей.
В первом случае можно использовать специальные термины, а во втором лучше избегать сложных слов и подробно разъяснять даже очевидные на первый взгляд вещи.
3. Подготовка к написанию
Перед тем как приступить к написанию инструкции, проведите подготовительную работу:
- Соберите максимум информации по теме, изучите аналогичные инструкции.
- Определите ключевые слова и частоту их употребления.
- Составьте подробный план с разбивкой на разделы.
Например, план инструкции по настройке электронной почты на смартфоне может включать разделы "Установка приложения", "Настройка аккаунта", "Синхронизация контактов" и т.д.
4. Структура и композиция
Любая инструкция включает:
- Введение - кратко объясняет назначение документа.
- Основную часть - подробное описание действий, желательно в форме пошагового алгоритма.
- Заключение - краткие выводы, памятка.
В основной части важно придерживаться правила перевернутой пирамиды - сначала общее описание процесса, затем более детальное. Текст лучше разбивать на небольшие абзацы и списки.
5. Язык и стиль инструкции
Язык инструкции должен быть максимально простым и доступным. Используйте короткие слова, избегайте сложных оборотов. Лучше применять активный, а не пассивный залог. Вместо "кнопка нажимается" пишите "нажмите кнопку".
Не увлекайтесь терминологией, объясняйте специальные слова. Избегайте штампов, пишите конкретно и по делу.
Язык и стиль инструкции должны максимально облегчать восприятие информации.
6. Визуализация текста
Хорошая инструкция не обходится без графического материала:
- Скриншоты экрана
- Схемы и чертежи
- Фотографии и видео
- Инфографика
Визуализация делает инструкцию более наглядной и легкой для восприятия. Особенно это касается пошаговых руководств. Например, инструкция по сборке мебели обязательно содержит чертежи и фото каждого этапа.
Для создания графики есть множество онлайн сервисов.
7. Написание и редактирование
После подготовки можно переходить непосредственно к написанию текста:
- Детально проработайте каждый раздел согласно плану.
- Пишите максимально лаконично, без "воды".
- Несколько раз вычитайте текст, исправляя опечатки и ошибки.
Старайтесь избегать длинных, запутанных предложений. Разбивайте информацию на смысловые фрагменты. Проверяйте инструкцию на удобочитаемость с помощью специальных сервисов.
8. Тестирование инструкции
Прежде чем публиковать инструкцию, протестируйте ее:
- Попросите коллег или друзей прочитать и оценить текст.
- Сами выполните описанные действия, следуя инструкции.
- Внесите правки по результатам тестирования.
Такая проверка поможет найти и устранить недочеты, сделать инструкцию максимально понятной и полезной на практике.
9. Продвижение инструкции
После того как инструкция написана и протестирована, ее нужно донести до целевой аудитории. Для этого можно:
- Опубликовать на тематических сайтах, форумах, в сообществах в социальных сетях.
- Включить в email-рассылки для подписчиков.
- Разместить в блоге компании, на корпоративном портале.
- Подготовить привлекающий внимание контент - инфографику, видео по инструкции.
Главная задача - сделать так, чтобы информация дошла до нужной аудитории. Поэтому важно выбрать подходящие каналы продвижения.
10. Актуализация инструкции
Со временем инструкция может устареть, появятся новые версии программ, изменится оборудование и т.д. Чтобы руководство оставалось актуальным, нужно:
- Следить за отзывами пользователей, добавлять ответы на новые вопросы.
- Периодически обновлять устаревшие данные.
- Дополнять инструкцию новыми разделами.
Регулярно пересматривая и дополняя инструкцию, можно сделать ее максимально полезной для аудитории.
11. Ошибки при написании инструкции
Чтобы инструкция была понятной и полезной, важно избегать типичных ошибок:
- Нечеткий план, хаотичное изложение материала.
- Сложный язык с обилием специальных терминов.
- Отсутствие иллюстраций в пошаговых инструкциях.
- Непроверенная информация, фактические ошибки.
Все это делает инструкцию трудной для восприятия. Поэтому важно тщательно планировать структуру, вычитывать текст и проверять данные.
12. Когда инструкция не нужна
Не стоит составлять подробные пошаговые инструкции там, где в этом нет необходимости. Например, для простых бытовых действий достаточно дать краткие рекомендации. И чем проще задача, тем проще должна быть инструкция.
Инструкции по глажке одежды или мытью посуды вряд ли кому-то нужны.
Важно найти баланс между полнотой инструкции и ее избыточностью. Лишние детали только усложняют восприятие.
13. Инструкция для себя
Составление инструкций - полезная практика даже если результатом не планируется поделиться. Например, можно написать пошаговое руководство по решению какой-то рабочей задачи.
Это позволит структурировать процесс, выделить ключевые моменты. А в будущем такая инструкция послужит отличным подспорьем.
14. Где найти хорошие инструкции
Если нужно написать качественную инструкцию, полезно изучить уже существующие образцы. Хорошие инструкции можно найти:
- На сайтах производителей техники и оборудования.
- В сообществах и на форумах по интересам.
- На тематических сайтах в разделе "Как сделать".
- В блогах экспертов в разных областях.
Анализируя структуру, язык и оформление таких инструкций, можно почерпнуть полезные идеи для собственных руководств.
15. Пошаговый алгоритм написания инструкции
Чтобы облегчить процесс создания инструкции, можно воспользоваться следующим пошаговым алгоритмом:
- Определите цель инструкции и ее целевую аудиторию.
- Изучите тему и соберите необходимую информацию.
- Составьте подробный план с разбивкой на разделы.
- Напишите черновой вариант текста, следуя плану.
- Отредактируйте текст, сделайте его максимально понятным.
- Добавьте иллюстрации, схемы, скриншоты.
- Протестируйте инструкцию, устраните недочеты.
Если последовательно выполнять все шаги, можно подготовить по-настоящему качественную инструкцию.
16. Памятка по написанию инструкций
Чтобы инструкция получилась удачной, придерживайтесь следующих правил:
- Пишите для конкретной аудитории, учитывая уровень подготовки.
- Тщательно структурируйте информацию.
- Используйте простой и понятный язык.
- Визуализируйте ключевые моменты.
- Неоднократно проверяйте и тестируйте текст.
Если следовать этим принципам и рекомендациям, инструкция будет полезна для читателей.
17. Полезные инструменты
Для упрощения процесса создания инструкций можно использовать специальные инструменты:
- Онлайн-редакторы для структурирования текста, например Notion.
- Сервисы для создания скринкастов вроде Loom.
- Графические редакторы для иллюстраций - Canva, Draw.io.
- Приложения для записи видео по экрану - Camtasia, Screencast-O-Matic.
Такие инструменты помогут сделать инструкцию более наглядной и понятной для аудитории.
18. Пример инструкции
В качестве примера можно привести инструкцию по регистрации аккаунта в социальной сети:
- Зайдите на сайт социальной сети и нажмите на кнопку "Регистрация".
- Укажите имя, фамилию, дату рождения, пол.
- Придумайте логин и пароль, заполните адрес электронной почты.
- Подтвердите регистрацию, пройдя по ссылке из письма.
- Добавьте фотографию, заполните дополнительную информацию о себе.
- Настройте параметры конфиденциальности и уведомлений.
Такая простая пошаговая инструкция позволит легко разобраться с процессом регистрации даже новичку.
19. Как избежать типичных ошибок
Чтобы инструкция была по-настоящему полезной, важно избегать распространенных ошибок при ее создании:
- Не нужно включать в инструкцию избыточную информацию, которая не относится к делу.
- Следите за тем, чтобы язык и стиль соответствовали уровню подготовки читателей.
- Не пренебрегайте визуализацией, особенно в пошаговых инструкциях.
- Тщательно проверяйте фактическую точность данных в инструкции.
Если избегать таких ошибок на этапе подготовки, инструкция будет максимально полезной для аудитории.
20. Как сделать инструкцию краткой
Чтобы инструкция была компактной, рекомендуется:
- Излагать только самое важное, отказаться от второстепенных деталей.
- Использовать списки и схемы вместо сплошного текста.
- Заменить длинные текстовые описания яркой инфографикой.
- Разбить материал на несколько коротких инструкций, если позволяет тематика.
Главное - отобрать действительно необходимую информацию и доходчиво донести ее до читателя.
21. Как сделать инструкцию интересной
Чтобы инструкция была интересной для чтения, можно:
- Использовать живой разговорный язык.
- Приводить занимательные примеры.
- Добавлять юмористические иллюстрации.
- Снабдить инструкцию необычным и креативным дизайном.
- Включить видео-инструкцию в дополнение к тексту.
Такие приемы сделают скучную на первый взгляд инструкцию интересной и захватывающей.
22. Когда лучше сделать видео-инструкцию
Видео-инструкции имеют ряд преимуществ и лучше подходят в следующих случаях:
- Нужно наглядно продемонстрировать последовательность действий.
- Описываемый процесс содержит много тонких нюансов.
- Требуется донести эмоциональный или юмористический подтекст.
- Целевая аудитория предпочитает визуальный контент тексту.
Видео поможет доходчивее и нагляднее объяснить материал.
