М-4, приходный ордер: образец заполнения

Приходный ордер формы М-4 - важный первичный документ, подтверждающий поступление материальных ценностей на склад или в подразделение организации. От того, насколько правильно оформлен этот документ, зависит достоверность бухгалтерского и складского учета. В статье мы подробно разберем, как заполняется приходный ордер М-4, приведем образец с пояснениями. Узнаете, как избежать типичных ошибок при оформлении этого важного документа.

Назначение и особенности формы М-4

Приходный ордер М-4 предназначен для оформления операций по поступлению материальных ценностей на склад или в подразделение организации. Этот документ подтверждает фактическое получение товарно-материальных ценностей от поставщика или из собственного производства.

Приходный ордер М-4 регулируется Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н. Форма документа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а.

Приходный ордер М-4 применяется в следующих случаях:

• Поступление материалов от поставщиков
• Возврат материалов от покупателей
• Передача материалов из одного подразделения в другое
• Выдача материалов в производство

Особенности оформления М-4:

• Составляется в момент приемки ТМЦ
• Оформляется в 1 экземпляре
• Может оформлять приход нескольких наименований ТМЦ по одному товарно-сопроводительному документу
• Может оформлять все приходы одноименных ТМЦ за день от одного поставщика

В некоторых случаях приходный ордер М-4 можно заменить штампом. Это возможно, если ТМЦ поступают по счету, накладной, чеку без расхождений.

Порядок заполнения реквизитов М-4

Последовательность заполнения реквизитов приходного ордера М-4:

1. Номер и дата М-4
2. Наименование организации-получателя
3. Структурное подразделение
4. Код вида операции (при необходимости)
5. Номер склада
6. Реквизиты поставщика
7. Номера сопроводительных документов
8. Бухгалтерские счета

Номер М-4 формируется по правилам внутренней нумерации документов в организации. Рядом указывается дата составления приходного ордера.

Далее заполняются полное наименование организации-получателя ТМЦ и наименование ее структурного подразделения, оформляющего М-4.

Код вида операции указывается, если в организации применяются коды операций. Иначе ставится прочерк.

Указывается номер склада или подразделения, куда поступают ТМЦ.

Затем заполняются реквизиты поставщика: наименование, адрес, код поставщика (если присвоен).

Указываются номера товарно-транспортной накладной, счета-фактуры и других сопроводительных документов на поступившие ТМЦ.

Указываются счета бухгалтерского учета, на которых будет отражен приход ТМЦ.

Так заполняется титульный лист приходного ордера М-4. Далее переходим к заполнению табличной части с реквизитами ТМЦ.

Указание сведений о ТМЦ в М-4

В табличной части приходного ордера М-4 указываются подробные сведения о каждом наименовании поступивших материальных ценностей:

• Наименование ТМЦ
• Номенклатурный номер
• Единица измерения
• Количество
• Цена
• Суммы с НДС и без
• Номер паспорта
• Номер карточки

Сначала заполняется наименование ТМЦ и его номенклатурный номер.

Затем указывается единица измерения ТМЦ и ее код по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ).

Далее заполняются количество ТМЦ по сопроводительным документам и фактически принятое количество. Они должны совпадать.

Заполняется цена за единицу ТМЦ без НДС, сумма без НДС, сумма НДС, общая сумма с НДС для указанного количества ТМЦ.

Номер паспорта указывается для драгметаллов и камней. Номер карточки учета ТМЦ берется из картотеки склада.

В конце таблицы М-4 подводятся итоговые суммы по всем поступившим ТМЦ.

Таким образом заполняется табличная часть с перечнем материальных ценностей в приходном ордере М-4.

На этом пока остановимся и продолжим рассмотрение темы в следующей части статьи.

Подписание и обработка М-4

После заполнения всех реквизитов приходный ордер М-4 должен быть подписан ответственными лицами.

М-4 подписывают:

• Материально-ответственное лицо, принявшее ТМЦ по количеству и качеству
• Представитель поставщика, сдавший ТМЦ

Обязательно указываются должности и расшифровки подписей.

После подписания оригинал М-4 передается в бухгалтерию, где проверяется правильность заполнения реквизитов.

Бухгалтер должен убедиться, что:

• М-4 заполнен по установленной форме
• Реквизиты заполнены корректно
• Нет исправлений и помарок
• Количество ТМЦ соответствует сопроводительным документам

Проверенный М-4 регистрируется в журнале и используется для отражения прихода ТМЦ в учете.

Срок хранения приходного ордера М-4 - не менее 5 лет.

Образец заполнения М-4

Рассмотрим образец заполнения приходного ордера М-4 с пояснениями.

На титульном листе указываются:

• Номер и дата составления М-4
• Полное наименование организации-получателя
• Структурное подразделение
• Реквизиты поставщика
• Номера сопроводительных документов
• Бухгалтерские счета

В табличной части по каждому наименованию ТМЦ указываются:

• Наименование и номенклатурный номер
• Единица измерения и количество
• Цена, суммы с НДС и без
• Номер паспорта и карточки учета

На обороте М-4 указываются итоговые суммы по всем ТМЦ.

Подписи материально-ответственного лица и представителя поставщика завершают оформление.

Типичные ошибки в М-4

Рассмотрим наиболее распространенные ошибки при заполнении приходного ордера М-4:

• Пропуск отдельных реквизитов
• Несоответствие количества ТМЦ
• Неверное указание цен и сумм
• Отсутствие необходимых подписей
• Исправления и помарки

Чтобы избежать ошибок, необходимо внимательно заполнять М-4 и проверять все реквизиты перед подписанием.

Автоматизация заполнения М-4

Для упрощения работы с М-4 можно использовать специальные программы.

Преимущества автоматизации:

• Сокращение времени на заполнение
• Уменьшение количества ошибок
• Возможность интеграции с учетными системами

При внедрении программного обеспечения для М-4 важно грамотно выбрать решение и настроить интеграцию.

Рекомендации по заполнению М-4

Чтобы избежать ошибок при заполнении приходного ордера М-4, рекомендуется:

• Проверять реквизиты ТМЦ по сопроводительным документам
• Сверять количество, цену и суммы
• Заполнять М-4 в момент приемки ТМЦ
• Использовать разборчивый почерк или печать
• Проверять итоговые суммы по М-4

Такой пошаговый и внимательный подход позволит минимизировать ошибки при работе с М-4.

Электронный документооборот М-4

Современные информационные технологии позволяют перевести работу с М-4 в электронный вид.

Преимущества электронного документооборота М-4:

• Быстрый поиск и обмен документами
• Удобное согласование и подписание
• Хранение в электронных архивах
• Интеграция с 1С, SAP и другими системами

При внедрении электронного М-4 важен грамотный выбор ПО и обучение персонала.

Приходный ордер М-4 в 1С

Многие предприятия используют 1С для автоматизации учета и документооборота.

Возможности 1С позволяют:

• Формировать и печатать М-4
• Контролировать ввод реквизитов
• Интегрировать М-4 со складским и бухгалтерским учетом
• Хранить электронные копии документов

Для эффективной работы нужна настройка 1С под особенности учета в организации.

Будущее приходного ордера М-4

С развитием электронного документооборота и учетных систем возможны изменения в использовании М-4.

В перспективе М-4 может:

• Перейти в полностью электронный вид
• Быть интегрирован с государственными информационными системами
• Стать частью сквозных технологий учета и логистики

Однако в обозримом будущем М-4 сохранит свое значение как важный учетный документ.