Телефонная связь - неотъемлемая часть работы любого офиса. Как грамотно организовать телефонию, чтобы повысить эффективность бизнеса? В этой статье мы рассмотрим все аспекты телефонизации офиса.
1. Виды телефонной связи в офисе
Существует несколько основных видов организации телефонной связи в офисе:
- Аналоговая телефонная связь
- Цифровая телефонная связь
- IP-телефония
- Гибридные системы
Аналоговая телефонная связь
Аналоговая телефония использует непрерывный электрический сигнал для передачи голоса по проводным телефонным линиям. Для организации офисной АТС применяют аналоговые мини-АТС различной емкости.
Преимущества аналоговой связи:
- Простота подключения и эксплуатации
- Надежность работы
- Низкая стоимость оборудования
Недостатки:
- Высокая стоимость междугородних и международных звонков
- Ограниченное количество одновременных звонков
- Сложность масштабирования при росте компании
Цифровая телефонная связь
Цифровая телефония преобразует аналоговый сигнал в цифровой код для передачи по выделенным цифровым каналам связи. Используют цифровые (электронные) АТС большой емкости.
Преимущества:
- Высокое качество связи
- Большое число абонентов и телефонных линий
- Легкость управления и администрирования
Недостатки:
- Высокая стоимость оборудования
- Сложность подключения и настройки
- Зависимость от оператора связи
IP-телефония
IP-телефония использует цифровую передачу голоса через сеть Интернет. Для этого голос кодируется в IP-пакеты и передается по протоколу IP.
Преимущества IP-телефонии:
- Низкая стоимость междугородних и международных звонков
- Гибкость и масштабируемость
- Расширенные возможности и сервисы
Недостатки:
- Зависимость от качества интернет-соединения
- Более высокая стоимость оборудования
- Необходимость настройки QoS
Гибридные системы
Гибридная телефония объединяет в себе элементы традиционной аналоговой телефонии и IP-телефонии. Это позволяет использовать преимущества обоих решений.
Преимущества гибридных систем:
- Совместимость с аналоговыми телефонами и факсами
- Низкая стоимость внутренней связи
- Расширенные возможности IP-телефонии
К недостаткам можно отнести сложность настройки и более высокую стоимость по сравнению с чисто аналоговыми АТС.
2. Выбор типа АТС
После определения вида телефонной связи, необходимо выбрать конкретный тип АТС. Рассмотрим основные варианты.
Виды АТС
Существует 3 основных типа АТС для офиса:
- Мини-АТС
- Офисная (корпоративная) АТС
- Виртуальная АТС
Разберем подробнее каждый из вариантов.
Функции и возможности АТС
При выборе АТС необходимо обратить внимание на следующие функциональные возможности:
- Количество подключаемых внутренних абонентов
- Количество внешних линий
- Наличие АОН и АВН
- IVR (голосовое меню)
- Очереди вызовов и группы операторов
- Запись разговоров
- Интеграция с CRM и ПО
Чем больше возможностей предоставляет АТС, тем легче настроить удобную маршрутизацию вызовов и автоматизировать работу.
Критерии выбора АТС
Основные критерии выбора телефонной станции для офиса:
- Требуемое количество абонентов и телефонных линий
- Необходимый функционал АТС
- Стоимость оборудования и лицензий
- Стоимость установки и настройки
- Расходы на обслуживание
- Возможность масштабирования
Рекомендации по подбору АТС
Для небольших офисов оптимальным решением станут недорогие мини-АТС с ограниченным функционалом.
Крупным компаниям имеет смысл рассмотреть масштабируемые IP-АТС или гибридные АТС с расширенными возможностями.
Виртуальная АТС хорошо подойдет для стартапов и удаленных сотрудников благодаря гибкости и низким начальным вложениям.
3. Выбор телефонных номеров
Помимо типа АТС, важно выбрать подходящие телефонные номера. Рассмотрим основные варианты.
Виды телефонных номеров
Для офиса можно выбрать:
- Городские номера
- Федеральные номера
- Номера 8-800 (бесплатные звонки)
- Многоканальные номера
Каждый тип номера имеет свои особенности.
Особенности разных типов номеров
Городские номера удобны для работы в конкретном регионе и создания локального бренда.
Федеральные номера позволяют принимать звонки со всей России за местный тариф.
Номера 8-800 привлекают клиентов возможностью бесплатных звонков.
Многоканальные номера дают возможность обрабатывать большой поток входящих вызовов.
Критерии выбора номера
При выборе номеров учитывают:
- Охват аудитории
- Возможность запоминания номера
- Стоимость подключения
- Ежемесячную абонентскую плату
- Стоимость входящих звонков
Рекомендации по подбору номеров для офиса
Для компаний, работающих с местными клиентами, оптимальны городские номера.
Федеральные номера подойдут для бизнесов федерального масштаба.
Номера 8-800 эффективны для интернет-магазинов и кол-центров.
Телемаркетингу и IT-компаниям имеет смысл рассмотреть многоканальные номера.
4. Выбор оборудования
Телефонизация офиса невозможна без соответствующего оборудования. Рассмотрим основные виды устройств для организации офисной телефонии.
Телефонные аппараты
Для совершения и приема звонков в офисе используются:
- Проводные телефонные аппараты
- Беспроводные телефоны (для офисов с Wi-Fi)
- Мобильные телефоны
- Программные телефоны (софтфоны)
Проводные аппараты обеспечивают стабильную связь и простоту подключения. Беспроводные телефоны удобны для офисов с Wi-Fi покрытием. Софтфоны позволяют совершать дешевые звонки через ПК. Мобильные телефоны обеспечивают мобильность сотрудников.
Абонентские пункты и шлюзы
Для соединения аналоговых телефонов с IP-АТС используются:
- Абонентские шлюзы FXS
- Абонентские пункты FXO
Шлюзы FXS подключают обычные телефоны и факсы в IP-сеть. Пункты FXO соединяют IP-АТС с телефонной линией.
Дополнительное оборудование
Для расширения возможностей офисной телефонии применяют:
- Гарнитуры и наушники
- Автосекретари и голосовые меню
- Оборудование для конференц-связи
Гарнитуры повышают удобство при частых и продолжительных звонках. Автосекретари разгружают операторов. Оборудование для конференций упрощает проведение совещаний.
Рекомендации по выбору оборудования для офиса
Для небольших офисов достаточно базовых проводных телефонов и шлюзов для подключения АТС.
В крупных компаниях стоит рассмотреть специализированные IP-АТС, многофункциональные телефонные аппараты, гарнитуры и оборудование для конференц-связи.
5. Проектирование структурированной кабельной сети
Телефонизация офиса требует создания структурированной кабельной сети (СКС) для соединения всех устройств.
Этапы проектирования СКС
Проектирование СКС включает:
- Обследование помещений
- Планирование топологии
- Расчет потребностей в кабелях и портах
- Выбор оборудования и элементов крепления
- Разработку схемы прокладки кабеля
Правильное проектирование СКС - залог надежной и бесперебойной работы офисной телефонии.
Выбор типа кабеля
Для прокладки СКС используются:
- Витая пара категории 5e и выше
- Оптический кабель
Витая пара подходит для офисов площадью до 1000 м2. Оптика используется на больших площадях и для соединения зданий.
Разводка кабельных линий
Существует три способа разводки кабеля:
- Открытая прокладка по стенам и потолку
- Закрытая прокладка в кабель-каналах
- Скрытая прокладка в подвесных потолках, штрабах и коробах
Открытая прокладка проще и дешевле, но нарушает интерьер. Скрытая разводка эстетичнее, но требует строительных работ.
6. Телефонизация офиса за 1 день
Многие компании предлагают организовать телефонизацию офиса всего за 1 рабочий день. Как это возможно?
Этапы быстрой телефонизации
Быстрая телефонизация офиса включает:
- Заключение договора
- Доставка оборудования
- Монтаж и настройка АТС
- Тестирование
- Обучение персонала
Все работы выполняются в течение рабочего дня бригадой из 2-3 человек.
Как сэкономить время
Возможности ускорения телефонизации офиса:
- Использование готовых решений
- Установка Wi-Fi IP-телефонов
- Применение виртуальной АТС
- Удаленная настройка через интернет
Готовые решения и виртуальная АТС позволяют сократить время настройки. Беспроводные телефоны ускоряют монтаж. Удаленный доступ упрощает администрирование.
7. Инструкция по телефонизации офиса
Рассмотрим пошаговую инструкцию по телефонизации офиса.
Этапы телефонизации
Поэтапная телефонизация офиса:
- Выбор оператора связи
- Заключение договора
- Получение SIM-карт или номеров
- Приобретение и настройка оборудования
- Монтаж и подключение устройств
- Настройка АТС и групп пользователей
- Тестирование и исправление проблем
- Обучение сотрудников
Рекомендации по телефонизации
Рекомендации для успешной телефонизации офиса:
- Подбирать надежного оператора связи
- Выделять достаточное время на монтаж и настройку
- Тестировать систему и устранять недочеты
- Проводить обучение сотрудников
Следуя этим советам, вы без проблем организуете телефонизацию офиса и настроите удобную систему для связи.
