Среди кадровых документов есть один, который обязательно запрашивает любой работодатель при приеме на работу. Этот важный документ – трудовая книжка. Она отражает весь жизненный путь работника. Первая запись в трудовой книжке, как правило, делается в начале трудового стажа по первому месту работы. Обычно это бывает после окончания какого-либо учебного заведения. Молодые специалисты, получив багаж теоретических знаний, отправляются для работы на предприятия страны, чтобы на практике применить свои навыки.
Заполнение документа начинается с титульного листа. Запись в трудовой книжке делает специалист кадровой службы компании на основании предоставленных личных документов работника: паспорта, свидетельства или диплома об окончании какого-либо учебного заведения. Затем на первой странице вносится запись об образовании, полученном до приема на работу. Любая трудовая книжка содержит в себе четыре раздела, обязательных для заполнения. Первый из них - это порядковый номер записей. Далее следует второй раздел - дата внесения очередной пометки. Затем, в третьем разделе, вносится непосредственно сама запись в трудовой книжке. Это может быть информация об образовании, прохождении воинской службы, приеме на работу, увольнении или переводе. Последний (четвертый) раздел содержит в себе основания для внесения соответствующей записи. В этом качестве может выступать диплом,
военный билет или приказ с обязательным указанием порядкового номера и даты выдачи (или издания). Запись в трудовой книжке непременно должна выполняться разборчивым почерком и желательно без исправлений.
В помощь кадровым работникам издана специальная инструкция, которая содержит в себе правила ведения и заполнения такого документа. В ней подробно описаны все требования, и по каждому конкретному случаю дан пример записи в трудовой книжке. Все без исключения записи должны производиться строго в соответствии с указанными примерами без различного рода «вольностей». Каждая информация об изменениях в трудовой деятельности работника должна быть четко зафиксирована и полностью соответствовать действительности. Подтверждением служит документ (приказ), на основании которого она сделана. Формулировка приказа обязательно должна соответствовать записи. В последней графе указываются дата и номер документа. Они дают возможность подтвердить информацию, сверив с данными архива.
В трудовой книжке содержатся не только записи о кадровых перемещениях, но также и данные о поощрениях и награждениях работника. Для этого отведены специальные страницы. Они заполняются также в соответствии с примерами, указанными в инструкции.
Чаще всего в трудовую книжку любого работника вносятся два вида записей: о приеме на работу или об увольнении. Сведения о приеме обычно коротко выражают суть изданного приказа. Увольнение же может быть по различным причинам. Именно кадровик с учетом обстоятельств определяет формулировку приказа с указанием соответствующей статьи Трудового кодекса. Если имеет место увольнение
по собственному желанию, запись в трудовой книжке вносится четко с указанием причины и законодательной базы. Причиной в данном случае служит собственное желание работника, а в качестве законодательной базы применяется
77 статья Трудового кодекса РФ. Эта статья содержит в себе 11 пунктов. Они раскрывают обстоятельства, в силу которых работник изъявил желание прекратить действие заключенного ранее
трудового договора. Внося запись в документ, кадровик обязан указать соответствующий пункт статьи, на основании которого будут прекращены трудовые отношения между сторонами.
Желательно, чтобы все записи вносились в трудовую книжку без исправлений. Но иногда по невниманию работников кадровой службы могут быть допущены ошибки. В этом случае специалист отдела кадров должен внести исправление соответствующим образом, чтобы в дальнейшем они не смогли создать проблем для работника при устройстве на новое место или оформлении пенсии по окончании трудовой деятельности.