Внутренний аудит - это что такое?

Внутренний контроль и аудит должен занимать почетное место в любой компании, которая обладает ограниченными ресурсами и не желает разориться. На просторах России этот аспект не теряет своей актуальности как в законодательном, так и в институциональном и профессиональном плане. Так что же собой представляет организация внутреннего аудита?

Разбираемся с терминологией

Давайте уделим внимание базовым понятиям и в первую очередь разберем, что собой представляет внутренний аудит. Это словосочетание используется для обозначения регламентированной внутренними документами организации деятельности по контролю различных аспектов работы структуры и звеньев управления, который осуществляется представителями уполномоченного органа в установленных рамках.

Конечным потребителем информации может быть совет директоров, общее собрание акционеров или участников общества, исполнительный орган и так далее.

Преследуемая цель – помочь звену управления эффективно контролировать различные элементы системы. Главная задача – предоставлять достоверную информацию по разным вопросам, что представляют интерес. Внутренние аудиторы выполняют общие функции:

1. Оценивают адекватность систем(ы) контроля. Под этим подразумевается проведение проверок звеньев, предоставление аргументированных и обоснованных предложений, направленных на устранение выявленных недостатков, а также подготовка рекомендаций, позволяющих увеличить эффективность управления.
2. Оценка эффективности деятельности. Подразумевает выставление экспертных оценок для разных аспектов функционирования организаций, а также предоставление аргументированных предложений в плане их совершенствования.

Видовое разнообразие

Какой может быть система внутреннего аудита? Выделяют:

1. Функциональный аудит систем(ы) управления. Проводится для того, чтобы оценить производительность и эффективность любого разреза хозяйственной деятельности.
2. Межфункциональный аудит. Оценивает качество выполнения разнообразных задач, а также взаимосвязь и взаимодействие в стране.
3. Организационно-технологический аудит систем(ы) управления. Отображается в осуществлении контроля над разными звеньями. Интерес представляет все, связанное с управлением. Особенное внимание уделяется технологической и/или организационной рациональности.
4. Аудит видов деятельности. Предполагает проведение объективного обследования и всестороннего анализа всех направлений работы и осуществляемых проектов с целью выявить возможности для их улучшения. Кроме того, может быть запущена проверка элементов, что связывают организацию с внешней средой. В качестве примера можно привести профессиональные связи, имидж и тому подобное. Здесь перед аудиторами стоит вопрос поиска сильных и слабых сторон работы организации и оценка устойчивости ее положения в системах высшего порядка и перспективы развития и роста.
5. Если одновременно проводится проверка по четырем предыдущим пунктам, то ее обозначают как всесторонний аудит системы управления организацией.
6. Проверка на соответствие предписаниям. В данном случае устанавливается, соблюдаются ли законы, нормативно-правовые акты и предписания органов управления организационной структуры.
7. Проверка на соответствие целесообразности. Подразумевает осуществление контроля за деятельностью должностных лиц на предмет их рациональности, разумности, целесообразности, полезности, обоснованности принимаемых ими решений.

Теоретический аспект строительства системы

Вот мы и рассмотрели теоретические моменты. А как же формируется служба внутреннего аудита? Первоначально администрацией разрабатывается политика и исполняемые процедуры компании. Но персонал не всегда может их понять, часто просто игнорирует, а у руководителей, порой, не хватает времени на проверку и своевременное обнаружение недостатков. Именно с этой целью и создается служба внутреннего аудита. Их задача – помогать руководителям в вопросах контроля, обеспечивать защиту от злоупотреблений служебным положением и ошибок, определять зоны риска и работать над устранением будущих недостач или недостатков. Кроме того, они могут поспособствовать идентификации и устранению слабых мест в системах управления. Все это должно обсуждаться с высшими органами руководства, для которых и собирается информация.

Этапы построения системы

Допустим, нам необходимо обеспечить качественный и полный внутренний аудит на предприятии. Для этого следует организовать многоступенчатый процесс, который включает в себя такие этапы:

1. Критический анализ с последующим сопоставлением определенных ранее хозяйственных целей функционирования организации, стратегии и тактики структуры, принятого курса действий, возможностей.
2. Разработка и последующее закрепление в документальном виде усовершенствованной деловой концепции, отображающей все потребности и нужду. Также в ней должен быть предусмотрен комплекс мероприятий, который позволит ее успешно реализовать и развиваться в дальнейшем. Дополнительно необходимо уделить внимание наиболее важным моментам. Для них можно подготовить отдельные положения, затрагивающие кадровую, учетную, снабженческую, сбытовую, инновационную, производственно-технологическую, финансовую и инвестиционную политики. Они должны базироваться на глубоком анализе каждого элемента и выбирать наиболее приемлемые варианты для организации.
3. Анализ эффективности действующей структуры с последующей корректировкой. Разрабатывается положение, затрагивающее организационную структуру, в котором необходимо описать все организационные звенья, указав административную, функциональную и методическую подчиненность, направления деятельности, выполняемые функции, регламент взаимоотношений. Также создается схема документооборота.
4. Создание подразделения внутреннего аудита.
5. Разработка типовых процедур. Предусматривает создание формальных инструкций по контролю за конкретными хозяйственными и финансовыми операциями. Они необходимы для оценки уровня качества (достоверности) информации, эффективного управления ресурсами и упорядочения взаимоотношений между специалистами.

Зачем необходим внутренний контроль и аудит?

Целесообразность такого решения может быть выражена в следующих тезисах:

1. Позволит исполнительному органу обеспечить эффективный контроль за отдельными подразделениями организации.
2. Осуществляемые аудиторами целевые проверки и анализ дает возможность выявить резервы производства и заложить базис для увеличения эффективности, а также самые перспективные направления развития.
3. Специалисты, на плечах которых лежит осуществление контроля, часто выполняют консультативные функции в отношении бухгалтерских и финансово-экономических служб, а также должностных лиц главной организации, ее филиалов и дочерних компаний.

В таких случаях используется, как правило, одна общая схема, обеспечивающая максимальный охват и результативность. Выглядит она примерно так:

1. Выявляется и четко определяется конкретный круг вопросов, которые должен решать отдел внутреннего аудита. Для них создается система целей, соответствующая политике компаний.
2. Определяются основные функции, необходимые для достижения поставленных задач.
3. Объединение однотипных показателей в группы, и создание на их основе структурных единиц, которые специализируются на их обработке, выполнении и достижении.
4. Разрабатывается схема взаимоотношений, определяющая обязанности, права и ответственность. Это необходимо проработать для каждой структурной единицы, закрепив результат документально в положениях и должностных инструкциях.
5. Соединение всех элементов системы в единое целое. Определение организационного статуса.
6. Интеграция отдела внутреннего аудита в иные звенья структуры управления предприятия.
7. Разработка внутренних стандартов работы.

После этого можно говорить о проведении внутреннего аудита.

О принципах и требованиях

Что необходимо сделать, чтобы получить эффективно функционирующую систему? Для этого необходимо обеспечить соблюдение таких моментов:

1. Принцип ответственности. Он гласит, что когда идет внутренний аудит, человек (группа людей), проводящий(ие) проверку, за ненадлежащее выполнение своих обязанностей должен нести дисциплинарную, административную и экономическую ответственность.
2. Принцип сбалансированности. Неразрывно связан с предыдущим. Он гласит, что аудитора нельзя наделять контролирующими функциями, не обеспечив средствами для их выполнения. Также не должно выдаваться ничего лишнего, что не будет использовано в рабочей деятельности.
3. Принцип своевременного информирования об отклонениях. Говорит о том, что любая лишняя информация, выявленная в период, когда проводится внутренний аудит, должна быть передана управляющему звену за максимально короткий срок. Если это требование не выполняется и нежелательные отклонения усугубляются, то теряется сам смысл осуществления контроля.
4. Принцип соответствия управляемой и руководящей систем. Он гласит, что система контроля должна быть достаточно гибкой, чтобы обеспечивать эффективную и адекватную проверку данных.
5. Принцип комплексности. Он гласит, что полноценный внутренний контроль и аудит должен охватывать объекты разного типа.
6. Принцип разделение обязанностей. Он предусматривает разделение функций между специалистами таким образом, чтобы они минимизировали злоупотребление полномочиями и не позволяли скрыть отдельными лицами проблемных фактов.
7. Принцип одобрения и разрешения. Он предусматривает, что должно быть обеспечено формальное согласование всех осуществляемых финансово-хозяйственных операций соответствующими официальными лицами в рамках их полномочий.

Основные требования для успешной деятельности

Мы уже довольно неплохо рассмотрели внутренний аудит. Качества, необходимые для роста уровня эффективности – это:

1. Требование ущемления интересов. Предусматривает необходимость создания специфических условий, которые организацию или ее работника (их группу) ставят в невыгодное положение и стимулируют устранение отклонений.
2. Недопущение излишней концентрации первичного контроля одним лицом, который может привести к получению недостоверных данных и/или злоупотреблениям.
3. Требование заинтересованности администрации. Необходимо обеспечить честное и взаимное сотрудничество должностных лиц контроля и управления.
4. Требование пригодности (приемлемости) методологии внутреннего контроля. Предусматривает, что цели и задачи обязаны быть рациональными и целесообразными, как и распределение выполняемых функций.
5. Требование непрерывного совершенствования и развития. Со временем даже наиболее прогрессивные методы устаревают. Поэтому система должна быть гибкой и приспособленной к выполнению новых задач, пускай даже с корректировками.
6. Требование приоритетности. Контроль за незначительными операциями не должен отвлекать от действительно важных задач.
7. Исключение ненужных этапов контроля. Следует организовывать деятельность рационально, не тратя дополнительные средства и труд.
8. Требование единичной ответственности. Спрос за действия и наблюдения должен быть с единого центра (человека или конкретной группы).
9. Требование регламентации. Эффективность работы системы внутреннего надзора напрямую зависит от того, какие и сколько проблем были предусмотрены нормативной документацией.
10. Требование потенциального функционального замещения. Если один субъект внутреннего контроля временно выбыл из процесса проверки, это не должно негативно сказываться на процедурах или прерывании мероприятий.

Об эффективности и результативности

Когда сравнивается внешний и внутренний аудит, то формируется два значительный лагеря, каждый из которых имеет свое видение того, что больше всего подходит. Они подкрепляют свои позиции довольно весомыми аргументами. Так, качественное проведение внутреннего аудита может опираться на знание внутренних механизмов в организации и выявить множество потенциально опасных или перспективных моментов, тогда как привлечение внешних специалистов позволяет минимизировать личную симпатию и обеспечить беспристрастность проверки. В целом каждая организация в зависимости от обстоятельств принимает самостоятельное решение о том, чьими услугами пользоваться, но в силах руководителей улучшить результат их работы.

Как улучшить показатели результативности службы внутреннего контроля?

Все мы хотим большего при меньших затратах ресурсов. Можно ли рассмотреть процесс осуществления внутреннего аудита и увеличить его результативность? Вполне. Что для этого необходимо сделать? Самый простой вариант – это разработка этических норм и профессиональных стандартов. Если они адекватны, то одно их соблюдение позволит достичь высокого качества работы.

Кроме того, высшее звено управления периодически должно проводить аудит системы внутреннего контроля. Что же должны делать проверяющие? Каков их идеальный портрет? В США с 1941 года действует институт внутренних аудиторов. В Российской Федерации эта структура только начинает зарождаться, поэтому используем опыт зарубежных коллег. Институт внутренних аудиторов выпустил целый ряд рекомендационных документов, в которых основная ставка делается на:

1. Независимость. Подразумевается беспристрастное исполнение своих обязанностей и выражение объективных суждений. При этом не нужно ориентироваться на суждения коллег.
2. Объективность. Этот пункт прямо вытекает из предыдущего. Объективность требует, дабы работа выполнялась квалифицированно и честно. При составлении отчета специалист должен четко отделить факты от домыслов.
3. Лояльность. Это подразумевает, что внутренние аудиторы не должны быть сознательно вовлечены в ненадлежащую или нелегальную деятельность, которая может вызвать дискредитацию результатов.
4. Ответственность. Предполагается, что специалист должен выполнять работу исключительно в рамках своих возможностей и профессиональной компетенции. Также он должен нести ответственность за свои действия.
5. Конфиденциальность. Необходимо быть осторожным в плане применения информации, доступ к которой был получен во время выполнения обязанностей.

Заключительный пример

Вот и подходит статья к концу. Мы уже рассмотрели, что собой представляют внутренние аудиты. Пример позволит закрепить полученные знания. Допустим, у нас есть коммерческая структура. Внезапно начинает фиксироваться падение выручки, хотя загруженность и оборот не менялись. Чтобы узнать причину, начинается внутренний финансовый аудит. Первоначально происходит ознакомление с документацией, в которой описывается передвижение средств, проведение операций и тому подобное. Изучается правильность оформления и отсутствие признаков подделки. Если в данном случае ничего подозрительного обнаружить не удалось, то внутренний финансовый аудит переходит к этапу сверки реального положения и отображенной в документации ситуации. Как пример – проверяет на складе, действительно ли есть указанные материалы, заготовки, единицы техники. Внимание уделяется и расходникам. Так, если один автомобиль за день проезжает 100 километров и при этом умудряется тратить 50 литров бензина – это должно вызывать подозрения. Необходимо внимательно изучить все возможные аспекты возникновения недостач, растрат и краж. После окончания внутреннего аудита необходимо безотлагательно подать документацию высшему руководству, чтобы не допустить усугубления выявленных проблем и поспособствовать принятию адекватных оперативных мер по устранению ошибок.