Бумага - одна из вещей, которые не так то просто упорядочить. Многие думают, что она не накопится быстро, так как легка и не занимает много места, но она очень быстро может занять все поверхности в вашем доме. Чтобы убедиться, что вы хорошо разбираетесь в работе с бумагой, изучите ошибок, которых следует избегать при организации порядка.
Хранить бумаги слишком долго
Одним из первых шагов к организации бумажной работы является переработка всех устаревших документов. Бумагу легче всего перерабатывать, но мы позволяем ей накапливаться. Мы боимся что-то выбросить, какой-то чек или старый документ, в надежде, что он когда-то пригодится. Но это время обычно никогда не наступает. Для каждого документа существуют свои сроки хранения, после которых они становятся ненужными.
Храните налоговую документацию от трех до семи лет, а налоговые декларации всегда. Платежные квитанции и выписки по кредитным картам хорошо хранить в течение года, но вы можете повторно использовать счета за коммунальные услуги и депозитные квитанции через месяц. Другие документы, которые необходимо хранить в безопасности, включают свидетельства о рождении и смерти, полисы страхования жизни, завещания, карточки социального обеспечения и свидетельства о браке. Все остальное можно смело выбрасывать.
Отсутствие маркировки файлов и папок
Организация файлов является важной частью наведения порядка в бумагах. Это может помочь быстрее находить документы и держать их в безопасности в одном месте. Однако люди часто неправильно маркируют файлы, что противоречит цели.
Если ваш мозг мыслит прямолинейно, то маркировка файлов — лучший вариант. Таким образом, вы будете знать, что в папке «Руководства» все именно так, как написано. Однако, если ваш мозг работает более творчески, вы можете поиграть с формулировками и сделать свои файлы уникальными.
Почта продолжает накапливаться
Распространенная ошибка, которую совершают все при организации бумаг, заключается в отсутствии системы обработки входящей почты. Мы все получаем почту. Большинство из писем нам не нужны, но, вместо того чтобы сразу перерабатывать их, мы бросаем их в постоянно растущую кучу, которая требует больше внимания, чем получает. Не ждите месяцами, пока ваша груда почты превратится в неустойчивую башню, прежде чем рассортировать ее. Возьмите за привычку просматривать и систематизировать почту хотя бы раз в неделю.
Рядом нет мусорного бака
Бумага — одна из самых простых вещей для вторичной переработки. Поскольку она маленькая и легкая, вы можете поместить много листиков в одну коробку. Тем не менее многие люди не держат мусорную корзину под рукой. Вместо того чтобы перерабатывать бумагу, они либо оставляют ее на поверхности, либо выбрасывают в мусорное ведро. Переработка бумаги включает в себя перепрофилирование старой бумаги в новую. Обрывки календарей, планировщиков, журналов и блокнотов используются для создания новых продуктов.
Чтобы убедиться, что вы перерабатываете бумагу при каждом удобном случае, установите мусорное ведро рядом с тем местом, где вы обычно собираете бумагу.
Не хранить файлы в одном месте
В зависимости от количества папок, которые у вас есть, вы можете приобрести небольшой картотечный шкаф, чтобы хранить все в одном удобном месте. Стальные шкафы — простое и быстрое решение. Они бывают разных размеров и цветов, поэтому вы сможете найти лучший вариант для своего помещения и потребностей. Они защитят документы в случае пожара или чрезвычайной ситуации.
Если шкаф для документов кажется слишком большим для ваших нужд, вы всегда можете использовать коробку или ящик для своих документов. Метод организации папок будет варьироваться, но пока вы держите их все в одном месте, найти нужный документ, когда это необходимо, не составит труда.
Не уничтожать конфиденциальные документы
Лучше всего уничтожить любой лист бумаги, содержащий конфиденциальную информацию, включая ваше имя, адрес, номер телефона или номер кредитной карты, а не просто выбрасывать его в мусор. Преступники часто ищут в мусоре бумаги с конфиденциальной информацией. И если находят, могут использовать ее для кражи личных данных.
Держать все на своем столе
Независимо от того, работаете ли вы дома или в офисе, если вы склонны собирать много бумаги на своем столе, подумайте о том, чтобы добавить лоток, куда будете все это класть. Таким образом, бумаги не будут мешать и сохранятся в одном месте, до того момента, пока вы не решите их перебрать. Как уже упоминалось, может показаться, что бумага не является поводом для беспокойства, но она быстро накапливается. Прежде чем вы это заметите, у вас на столе может не оказаться свободного места.
Не создавать папку действий
Некоторые документы требуют, чтобы ими занялись в течение нескольких часов, другие могут подождать вашего внимания пару дней, а третьи вовсе не требуют в отношении себя никакой активности. Чтобы повысить свою продуктивность, создайте отдельные папки для бумаг, которые требуют каких-либо действий.
Не использовать цифровые форматы
Хотя вам следует оставить часть бумаг в виде печатной копии, вы можете избавиться от беспорядка, отсканировав и сохранив определенные вещи в цифровом виде. Многие люди предпочитают оплачивать счета и делать покупки в Интернете, поэтому большая часть их документов поступает по электронной почте. Вместо того чтобы удалять их, рекомендуется начать сохранять эти электронные письма на тот случай, если вам нужно проверить политику возврата или узнать какую-то информацию позже.
