В наши дни практически все продукты на рынке приобретаются на тендерной основе. Тендер – это, по сути, конкурс, по результатам которого компания-Заказчик выбирает Поставщика или Исполнителя, который готов предложить самые выгодные условия сотрудничества: низкую цену, оригинальные решения или непревзойдённый профессионализм.
Итак, вы приняли решение подать заявку на тендер. Это значит, что вам придётся тщательно составить предложение, показать Заказчику, что вы действительно хорошо знаете свой сегмент рынка и имеете достаточный опыт работы.
Тендер vs. Аукцион: в чём разница?
Здесь у вас может возникнуть вполне логичный вопрос: чем же данная схема выбора Исполнителей и Поставщиков отличается от других?
Во-первых, все участники аукциона могут ознакомиться с предложениями своих конкурентов, узнать, по какой цене они готовы работать. То есть всегда есть возможность откорректировать собственное предложение таким образом, чтобы выгодно выделиться на фоне других компаний. А вот тендер – это, в первую очередь, отсутствие подобной открытости. Все участники подают предложения, так сказать, «в закрытом конверте».
Фактически, содержание документов полностью скрыто от конкурентов и доступно только специальной комиссии.
Что представляет собой тендерная документация?
Компания-Заказчик и участники готовят пакет документов, содержащий в себе условия проводимого конкурса и будущего контракта.
В документации обязательно присутствуют две части:
- Техническая. Включает в себя описание главных условий контракта, общие данные об объекте торгов, информационные карты с указанием порядка подготовки и подачи заявок.
- Коммерческая. Содержит в себе цены и схему их определения, графики платежа и условия, источники финансирования, банковские гарантии, а также требования по определённым типам страхования.
Важно учитывать, что в каждом конкретном случае тендерный комитет определяет содержание в индивидуальном порядке. Грамотная подготовка документов имеет огромное значение. Лучше всего, если контролировать весь процесс будет опытный специалист по тендерам. Это важно, так как от того, насколько грамотно будут составлены и подготовлены все необходимые документы, минимум на 50% зависит ваш будущий успех. Ведь ещё не имея опыта работы с вашей организацией, Заказчик сможет опираться исключительно на те бумаги, которые вы предоставите.
Секреты успеха для тех, кто собирается участвовать в тендере
Бытует мнение, будто, выбирая подходящее предложение, компания-Заказчик ориентируется исключительно на цену. Безусловно, и так случается, но намного реже, чем можно себе представить. Составляя тендерное предложение, эксперты рекомендуют придерживаться нескольких принципов. Эти истины стары как мир, однако со временем они ничуть не утратили своей актуальности.
1. Не подавайте заявки на все конкурсы подряд
Прежде, чем рваться в бой и отправлять предложение, десять раз взвесьте все «за» и «против», поймите, действительно ли стоит принимать участие в данном конкретном тендере. Далеко не всегда желание получить прибыль должно быть решающим фактором – иногда намного важнее сосредоточиться на развитии собственного бизнеса, насущных вопросах или поискать другие, более выгодные проекты, над которыми вы будете работать с большим удовольствием и которые принесут вам намного больше прибыли.
2. Пусть ваше предложение несёт в себе дополнительную ценность
Одно из главных правил, о котором нужно помнить компании, желающей выиграть тендер – это то, что мало только добиться полного соответствия предложения условиям, указанным Заказчиком. Однако даже более низкая цена не является гарантией того, что контракт будет заключён именно с вами. Постарайтесь больше узнать о компании-Заказчике, понять, с какими именно проблемами сталкивается руководство, а затем дополнить своё предложение так, чтобы комиссия не смогла не обратить на него внимание.
3. Уделяйте внимание мелочам
В очередной раз вернёмся к теме, которую мы уже затрагивали выше. Даже если вам удастся произвести на Заказчика благоприятное впечатление и предложить выгодную цену, но вы не уделите достаточно внимания правильному оформлению документов, вы рискуете упустить множество возможностей. Но слишком увлекаться тоже не стоит, ведь случается и наоборот: погрязнув в бюрократической возне, можно забыть о сути и цели предложения.
4. Помните, что решения принимают не организации, а люди
Именно от них зависит то, кто выиграет тендер. Как это работает? Иногда для того, чтобы получить возможность работать над желанным проектом, достаточно просто наладить контакт с теми, кто будет принимать судьбоносное для вашего бизнеса решение.
5. Держите марку настоящего профессионала
Но даже если ваше предложение проработано на 100%, не факт, что именно вы выиграете тендер. Это может быть связано со многими причинами, и одна из них – неспособность вашего переговорщика дать внятные ответы на вопросы Заказчика во время переговоров. А потому степень вовлечённости в рабочий процесс и компетентность всех без исключения участников является одним из решающих факторов успеха.
Как подготовить тендер? Информация для Заказчика
Со своей стороны, компания-Заказчик, принявшая решение организовать подобный конкурс, тоже должна тщательно подготовиться к нему и предоставить все необходимые документы:
- Приглашение на участие для других компаний.
- Бланк квалификационной заявки (в нём участники будут указывать официальную информацию о себе).
- Бриф (анкету, в которой прописаны основные данные о предмете тендера).
- Дополнительную информация по проекту.
- Главные критерии оценки участников, на которые вы будете ориентироваться, делая окончательный выбор.
Крайне важно, чтобы вся информация в документах была правдивой, достоверной и хорошо структурированной. В наши дни можно без проблем создать электронный тендер – это, по сути, тот же конкурс, но вся информация от компании-Заказчика и потенциальных исполнителей поступает по сети, в Интернете.
Сам конкурс состоит из трёх этапов: поиска потенциальных участников, детального анализа их предложений, обсуждения проекта и, собственно, заключения контракта с победителем.
