Такое понятие, как численность списочная, чаще всего встречается при составлении отчетов. Фактически самому предприятию такие данные не очень нужны, ведь всегда есть возможность поднять информацию из табелей и уточнить спорные моменты. Но для органов статистики все это крайне важно. На основании данных, полученных от всех предприятий региона или страны, можно с разной степенью вероятности делать дальнейшие прогнозы развития. Кроме того, это помогает определять проблемы в экономике, вести статистику официально работающего населения и так далее.
В целом отчет играет важную роль, и именно поэтому к его заполнению, правильности данных, соответствию всем нормам и требованиям выдвигаются достаточно серьезные требования. К примеру, если пропустить срок сдачи списочной численности, есть высокая вероятность того, что фирме придется платить штраф. То же верно и в случае внесения неверных данных, только в такой ситуации придется исправлять не только один документ, но и все последующие, в которых использовались цифры из неправильного отчета. В общем, лучше отнестись к проблеме максимально ответственно.
Списочная численность работников организации
Под данным понятием подразумевается количество сотрудников той или иной компании. Нужно помнить, что все данные могут указываться исключительно целыми числами, дроби и тому подобное не допускаются. В перечень включаются практически все категории сотрудников, включая и тех, которые работают дома, наняты на один сезон и так далее. Есть также и определенные исключения, которые будут более детально рассмотрены ниже. В любом случае численность списочная рассчитывается достаточно просто, нужно просто взять всех работников, которые официально тем или иным образом входят в штат на дату составления отчета, и исключить тех, кто под данную категорию не подпадает. К примеру, есть предприятие, на котором работает 100 человек. Из них 10 работают на дому, ещё 20 — сезонные служащие, и 5 человек вообще не имеют договора. Общая численность для отчета составит 95 человек. Все надомники и временные рабочие в отчет войдут, а вот лица без трудовых договоров сюда уже не попадают.
Кто в нее входит
Списочная численность включает в себя всех работников, даже вместе с теми, кто трудится всего один день или буквально завтра увольняется. Но нужно исключать из перечня сотрудников, никак не фигурирующих в штате предприятия, а также лиц, выполняющих свои обязанности в соответствии с договором, который был заключен с государственными органами. Также нужно убирать служащих, работающих по совместительству. Они учитываются на том предприятии, которое считается для них основным. К примеру, если лицо изначально оформилось на работу в компании «А», а после этого решило также выполнять некие функции на предприятии «Б», то учитываться оно будет только в «А». Кроме того, в некоторых случаях бывают такие сотрудники, которые числятся в одном месте, но фактически работают в другом. Если при этом они не получают заработную плату на основной работе, то их также не следует учитывать. Лица, проходящие стажировку, получающие второе образование, находящиеся на курсах повышения квалификации и так далее, в случае если они находятся в неоплачиваемом отпуске, тоже не входят в перечень. Ну и последнее — в расчет не берутся все, кто уволился.
И теперь рассмотрим на простом примере, как считать списочную численность с учетом всего указанного выше. Формула будет примерно такой: СЧ = ОС + НД + СС - БД - ДГ - СВ - У - УВ. Где СЧ — списочная численность, ОС — обычные сотрудники, НД — надомники, СС — сезонные служащие, БД — работающие без договора, ДГ — выполняющие обязанности по договору с государством, СВ — совмещающие, У — учащиеся, а УВ — уволенные. То есть всего работают на предполагаемом предприятии 100 человек. Из них надомников — 10. Сезонных служащих — 5. Трудящихся без договора вообще — 1. Тех, кто заключил соглашение с государством, — 5. Совмещающих — 3. Учатся на данный момент — 2. Уволился — 1. Итого численность списочного состава будет высчитываться так: 10 + 5 — это количество надомников и сезонных рабочих. Получается 15. 1 + 5 + 3 + 2 + 1 = 12 — это количество тех, кто не учитывается. Значит, исходя из 100 человек, получаем 100 - 12 = 88 человек. Из них мы не высчитываем первые две категории, так как они в список попадают.
Чем отличается средняя списочная численность
В отличие от стандартного варианта усредненная версия списка сотрудников уже сложней для понимания. Но в связи с тем, что именно ее используют для определения средней зарплаты, коэффициента оборота, текучки, производительности труда и тому подобных показателей, она даже больше значит. С точки зрения правил наказание за ошибки в обоих вариантах одинаковое, но допустить их, когда рассчитывается средняя численность списочного состава, значительно проще. Главным отличием является период, за который производится учет. Так, если в первом случае указывается конкретная дата, то в варианте с усредненными показателями главную роль играет конкретный срок. Обычно берут срок с первого числа месяца и до последнего числа, вне зависимости от количества выходных, праздников и так далее.
Учет сотрудников в то время, пока предприятие не работает, производится достаточно просто: следует взять последний рабочий день, предшествующий выходным или праздникам, и указывать количество в соответствии с ним. К примеру, праздник приходится на понедельник. До этого есть два выходных дня – суббота и воскресенье. За все эти трое суток расчет ведется как за пятницу – предшествующий рабочий день.
Но это только часть проблемы. Намного сложней разобраться с теми, кто должен включаться в данный список, а кто – нет. В отличие от того, как рассчитывается обычная численность списочная, средняя ее вариация обладает намного большим количеством особенностей.
Состав
Как и в простой вариации, тут есть определенное количество работников, которые не обязаны фигурировать в общем перечне. Так, если женщина находится в декрете или же взяла отпуск для усыновления малыша, то она в список не попадает. Аналогичной является ситуация, когда человек ухаживает за ребенком. Это самые распространенные проблемы, при которых возникает больше всего ошибок.
Кроме всего прочего, людей, направленных на сельскохозяйственные работы или же занимающихся наладкой оборудования, возведением сооружений или выполняющих любые подобные действия в другой фирме, в среднюю списочную численность организация включать не должна. При этом абсолютно неважно, где и как они получают свою заработную плату. Особое внимание стоит уделить той компании, на благо которой такой сотрудник работает. Именно она обязана включить его в перечень, так как просто так исчезнуть человек не может.
Так же как и в ситуации с простой численностью, не должны входить в список люди, обучающиеся на момент составления отчета (точнее, обучавшиеся в период, за который этот документ оформляется). Но вот тут нужно понимать, получают ли они за это обучение зарплату или нет. Если получают, то все-таки включать их надо. К примеру, некий сотрудник был направлен от предприятия для получения второго высшего образования. На период учебного отпуска компания продолжает платить ему деньги, так как понимает, что чем квалифицированней станет специалист, тем больше пользы он принесет. Такое лицо в перечень входит. А если человек решил получить это образование по собственной инициативе и те знания, которые у него появятся, фирме не нужны, то платить ему не будут. И в список включать – тоже.
Последней из групп, которая также никогда не будет фигурировать в перечне, являются ветераны Великой Отечественной войны. Но это все тоже было достаточно просто. Дальше пойдет интересней. Есть группы рабочих, которые учитываются в списке, но как бы не полностью. В первую очередь к ним относятся граждане, выполняющие свои функции неполный рабочий день. Они должны учитываться в списке соразмерно отработанному времени. То есть берется количество часов за указанный период, когда такой человек занимался работой. Потом они делятся на среднее время работы. К примеру, за месяц человек отработал 80 часов. Делим на длительность рабочего дня – 8 часов и получаем 10 дней работы. Следует помнить, что надомники все равно учитываются в полном размере. Они могут поработать и меньше, и больше, но свой план все равно выполнят.
Расчет
Самое сложное – определить, как именно учитывать всех рабочих, выполняющих свои функции в соответствии с договором, который они заключили с государственными органами. Тут нужно понимать не количество таких сотрудников, а их заработную плату. Определить списочную численность усредненного образца можно, вычислив среднюю заработную плату обычного человека в компании, занятого в схожей деятельности. Дальше следует взять всю сумму, которую получает за месяц группа лиц с государственными договорами, и поделить последнее на первое. К примеру, есть 10 человек, которые получили за месяц работы 100 тысяч рублей. Средняя заработная плата в той же сфере составляет 20 тысяч рублей. Делим 100 на 20, получаем 5. Именно столько людей нужно указывать в отчете. Внимание! Не 10, а именно 5!
Группировка по категориям
Следующий важный пункт отчета – категории. Их по своей сути две – рабочие и служащие. Но вот служащие, в свою очередь, разделяются ещё на три подгруппы. В принципе, разница непринципиальна и нужна только для отчета, но все-таки. В связи с тем, что служащих как таковых проще описать и понять, кого именно сюда следует включать, то именно на них и будем ориентироваться. По умолчанию все, кто не служащие, те рабочие.
Итак, третья подгруппа включает в себя делопроизводителей, секретарей, учетчиков и тому подобные должности. Вторая состоит из инженеров, бухгалтеров, экономистов и так далее. И первая подгруппа – это руководящий состав. Главный бухгалтер, руководитель предприятия, отдела или структурного подразделения, главный экономист и так далее. Вполне логично, что переход из одной группы в другую может производиться достаточно свободно, главное, чтобы квалификации сотрудника хватало. В некоторых случаях рабочие получают значительно больше служащих, так что на заработную плату такое деление тоже практически не влияет.
Информация об отчете
Существует строгая форма, по которой обязан производиться учет списочной численности. Любые расхождения с ней недопустимы. Кроме этого, все данные, вносящиеся в отчет, обязаны быть чем-то подтверждены: приказами, больничными, заявлениями на отпуск и так далее. Причем брать можно только оригиналы, так как в противном случае возможна ошибка, которая грозит штрафом.
Отдельно нужно учитывать возможность, которая в основном бывает на крупных предприятиях – переформирование, создание или расформирование отделов. При такой ситуации все внесенные изменения должны появиться в отчете не сразу, а в следующем периоде.
Ещё один важный момент – ошибки. Понятно, что все люди могут их совершать. Главное – вовремя об этом сообщить и исправить проблему. Но тут в интересах предприятия своевременно обнаружить такой факт, ведь если ошибка будет найдена через продолжительный срок, то и исправлять придется абсолютно всю документацию. То есть все то, что было сделано с момента составления неправильного отчета.
Ответственность за составление
Численность списочная может составляться как руководящим составом, так и обычными, рядовыми сотрудниками. Важно помнить, что ответственными за нее все равно остаются руководитель отдела/подразделения/предприятия и главный бухгалтер. Уже потом, после того как они понесли наказание от государственных органов, они могут самостоятельно оштрафовать провинившегося работника. Но прямой ответственности он не несет.
Особенности прибытия и убытия
Отдельно следует сказать об особенностях учета приема на работу и увольнения. Это переменные величины, которыми характеризуется штатная численность. Списочная численность, в свою очередь, также учитывает все указанные параметры. Существует даже целое разделение по группам, которые вносятся в разные пункты. Так, если человек прибывает в организацию, то основополагающим фактором является то, откуда он пришел. Выделяют тех людей, которые были устроены по распределению из учебного заведения, переведены из другой организации, попали в штат по организованному набору или были выбраны предприятием самостоятельно (то есть большинство). Увольнение, или убытие, также разделяется на категории. Есть вариант перевода в другую организацию, окончания срока действия договора, выход на пенсию, отправка в армию или на учебу, увольнение по желанию сотрудника или по прогулам.
Краткий итог
В целом все расчеты и общее понимание проблемы не отличаются особой сложностью. Главное - вникнуть во все особенности, понять, кого и когда нужно и можно учитывать, а кого – нет и так далее. В подавляющем большинстве случаев предприятия функционируют в одинаковом режиме, и все возможные ситуации или происходят постоянно, или уже были, и система отработана. Нужно будет просто привыкнуть к определенному перечню проблем.
