В любом деле самое главное – правильно начать. Утверждение это вполне справедливо и для популярного ныне проектного менеджмента. С чего же начать проект? Что такое концепция проекта? Примеры и теоретическую базу для ответов на эти вопросы предлагается рассмотреть в данной статье.
Жизненный цикл проекта и продукта
Управление любым проектом находится в жесткой зависимости от стадий его жизненного цикла.
Проходя через определенные фазы своего развития, проект видоизменяется и требует все новых форм контроля и управления. Стоит отметить, что жизненный цикл проекта не совпадает с жизненным циклом продукта, который создается в процессе или результате его реализации. Продукт начинает свое существование с момента создания всех его частей и объединения их в единый объект, который может быть реализован или использован с пользой для владельца. При этом продукт может быть создан:
- в результате реализации проекта (если является одной из его целей);
- в процессе его реализации (если продукт является одним из этапов достижения каких-либо из его целей);
- до старта (если его существование является условием для осуществления проекта);
- после завершения (если он не является целью).
Таким образом, «линии жизни» проекта и продукта могут пересекаться или вовсе не пересекаться, но всегда зависят друг от друга.
Фазы жизненного цикла проекта
Основными стадиями принято считать:
- Инициацию.
- Разработку.
- Реализацию.
- Завершение.
Но это не единственное разделение. В рамках финансовой оценки проектов чаще всего используют трехстадийный жизненный цикл проекта:
- Прединвестиционная стадия (обоснование инвестиций).
- Инвестиционная стадия (финансирование).
- Постинвестиционная (оценка экономической эффективности реализации проекта).
Существуют более детальные и не такие последовательные структуры жизненного цикла проектов, которыми пользуются менеджеры в зависимости от масштабов идеи, организационной структуры управления в компании, отрасли хозяйственной деятельности. Так или иначе, предметом нашего внимания является самое начало – фаза инициации или, другими словами, концепция проекта.
Что такое инициация?
Инициация, или разработка концепции проекта, включает в себя целый комплекс процессов, который в конечном итоге определяется менеджером, исходя из различных внешних и внутренних факторов. Тем не менее стоит привести общий список вопросов, на которые приходится искать ответы именно на этой стадии:
- Каковы предпосылки реализации именно этого проекта?
- Что подтверждает необходимость его реализации?
- Каково внешнее окружение идеи?
- В чем заключаются основные цели?
- Какова степень технической реализуемости идеи?
- Каковы укрупненные финансовые условия воплощения идеи?
- Есть ли четкое понимание времени старта?
План концепции проекта также включает следующие основные действия:
- Определение основного пути реализации идеи.
- Назначение ответственных за реализацию.
- Определение численности и состава команды проекта.
- Фиксация ожиданий от заинтересованных сторон.
- Формирование укрупненного списка процессов.
- Укрупненный анализ ресурсов, необходимых для достижения установленных целей.
- Анализ рисков и допущений.
- Установление общего плана управления проектом.
- Авторизация (запуск).
Концепция проекта в итоге сводится к разработке устава, включающего все описанные выше вопросы и проблемы. Точность цифр, указываемых в таком документе, часто не превышает 25 %, тем не менее они необходимы для первичного запуска работ по проекту.
Разработка устава
Формирование концепции проекта невозможно без процесса разработки документа, декларирующего его существование и содержащего, помимо исходных требований и целей, также полномочия менеджера и объем выделяемых ресурсов.
Устав проекта четко структурирован и должен содержать следующие основные разделы:
1. Перечень основных изменений.
2. Лист согласований.
3. Общую описательную часть:
- цели;
- обоснование целесообразности;
- планируемые результаты;
- итоговый продукт или конечный целевой показатель;
- основные этапы реализации;
- заинтересованные стороны проекта и их ожидания;
- риски, допущения, ограничения;
- схема контроля процессов и команды.
4. Основные принципы выполнения работ.
5. Связанные документы.
При составлении такого документа, как правило, пользуются методом экспертных оценок, главную роль в котором играет квалификация проектного менеджера.
Определение заинтересованных сторон
На создание концепции проекта существенное влияние оказывают лица, проявляющие непосредственную заинтересованность в результате. Определение круга таких лиц необходимо для оценки факторов, воздействующих на проект. В рамках этого этапа выполняется согласование целей с ключевыми выгодополучателями, определение ролей прямых и косвенных заинтересованных лиц, оценка рисков и неопределенностей, связанных с неизбежным конфликтом интересов, разработка формы информирования указанных людей о ходе реализации идеи.
Вся информация об определенном таким образом круге лиц хранится в реестре заинтересованных сторон. Этот реестр доступен менеджеру проекта и используется им для управления зонами и степенью влияния на бизнес-процессы и команду.
Утверждение концепции
Перед утверждением концепция проходит тщательную проверку и корректировку по всем элементам ее разветвленной структуры: объемы финансирования, методы реализации, факторы влияния, риски и т. п. Утверждается концепция проекта только после согласования ее всеми заинтересованными сторонами, включая органы власти и муниципальные структуры.
Внедрение концепции
Концепция развития проекта внедряется путем реализации плана, в ней же зафиксированного. По ходу претворения в жизнь идеи происходят различные изменения, записываемые и утверждаемые руководством, которые влияют на итоговые показатели. Мониторинг этих изменений и контроль качества - пожалуй, самые важные процессы управления на этапе внедрения концепции.
Пример 1. Концепция строительного проекта
Разработка концепции строительного проекта обязательно включает:
- анализ земельного участка;
- ограничения по застройке;
- текущее состояние территории;
- оценку потенциала ее развития;
- анализ рынка недвижимости (его емкости, сегментирования);
- определение потенциальных конкурентов;
- оценку динамики, объемов спроса;
- выявление потенциальных покупателей.
Спецификой строительного проекта можно считать вариативность использования имеющегося земельного участка. Девелоперская оценка здесь выходит на первый план при формировании концепции. Для осуществления правильного выбора применяют SWAT-анализ, многофакторное моделирование и другие инструменты.
После решения этих первоочередных задач составляется устав проекта, который, помимо указанных выше разделов, обязательно содержит:
- концепцию застройки (основные характеристики площадки, транспортная инфраструктура, генеральный план, рекомендации по архитектурно-планировочным решениям и строительным материалам и основы благоустройства территории);
- маркетинговую концепцию (стратегия ценообразования, примерный график продаж/сдачи в аренду, стратегия продвижения);
- финансовую схему (потребности в инвестициях, прогноз прибыли, примерный график движения денежных средств).
Пример 2. Концепция внедрения системы автоматизации
Разработка концепции проекта внедрения автоматизированной системы продажи для книжного магазина должна включать следующие специфические разделы:
- Оценка интернет-рынка книг по объему и стоимости реализации.
- Определение себестоимости содержания интернет-магазина.
- Выявление потребностей в дополнительных рынках сбыта у имеющегося магазина книг.
Концепция такой модернизации работы магазина будет иметь несколько целей: создание интернет-магазина, обеспечение его работоспособности и достижение конкретного уровня заказов через новый интернет-ресурс.
Такие цели могут быть достигнуты путем последовательного решения следующих задач:
- разработка технического задания;
- выполнение работ по формированию интернет-магазина;
- разработка схемы доставок книг от издательства покупателям;
- реклама;
- заключение договоров с системами онлайн-оплаты.
Пример 3. Концепция модернизации производства
Концепция проекта внедрения новой технологии в уже существующий производственный цикл всегда разрабатывается с учетом специфики предприятия и условий его функционирования. Особое внимание при этом уделяется следующим этапам:
- Выявление «уязвимых звеньев» производственной цепочки (внедрение новой технологии должно либо заменить проблемные участки, либо не провоцировать их выход из строя из-за нарушения целостности рабочего цикла).
- Разработка системы поэтапного внедрения новой технологии (план включения в производственный процесс нового звена – важнейший элемент реализации проекта модернизации, так как несбалансированность действий команды и производственников может свести на нет все средства, потраченные на перевооружение).
- Оценка потенциала работников предприятия по управлению и сервисному обслуживанию новой техники.
Среди целей такого проекта, как правило, указываются и характеристики обновленной продукции по объему и скорости выпуска.
Учитывая сказанное выше, становится ясно, что концепция проекта включает основные положения, касающиеся его содержания, экономической выгоды, реализуемости и последствий. В связи с этим концептуальные положения новых идей, необходимых для развития или старта нового бизнеса, необходимо структурировать, оценивать и согласовывать до того, как переходить к реальным изменениям и финансовым вливаниям.
