Со времени выхода самых первых программных продуктов Microsoft в виде цельного офисного пакета в современном мире одним из самых интересных и необходимых инструментов являются электронные таблицы. Сама же электронная таблица предназначена для решения многих задач, и не только для выполнения простейших математических операций, как считают некоторые пользователи, работающие, например, с Excel. Она служит еще многим целям, например для создания и организации баз данных. Согласитесь, ведь Access – тоже табличное приложение. Но сейчас для простоты понимания рассмотрим именно таблицы «Эксела», поскольку они являются самыми распространенными.
Электронная таблица предназначена для чего? Общее описание
Как утверждают уважаемые интернет-источники, электронная таблица или офисное приложение, позволяющее ее создавать или с ней работать, представляет собой прикладную программу, которая предназначена для произведения математических и других вычислений на основе двумерных массивов данных.
Основных направлений в применении такого функционала можно выделить достаточно много. Однако в самом общем случае можно сказать, что электронная таблица предназначена для таких целей:
- математические, алгебраические и другие вычисления;
- автоматизация вычислительных процессов;
- создание бухгалтерской отчетности;
- математический и структурный анализ;
- математическое моделирование;
- вычисление сценариев и т. д.
Нетрудно заметить, что в основе своей все сводится к математике и ее производным. Но в большинстве случаев программы, работающие с табличными данными, представляют интерес для пользователей в первую очередь тем, что в них может применяться автоматизация вычислений. Иными словами, нет необходимости каждый раз, условно говоря, задавать какую-то формулу, чтобы получить необходимый результат в похожих процессах. Благодаря такому подходу, применение электронных таблиц существенно упрощается.
Таблица в «Экселе» или в любой подобной программе: структурная организация
Теперь посмотрим, что представляет собой любая электронная таблица на основе приложения Excel, которое входит в любой офисный пакет. Все остальные программы в расчет не берем, поскольку их организация практически аналогична.
Итак, почему таблица в «Экселе» представляет собой двумерный массив данных? Только потому, что в ней изначально используется как бы две координаты, если подходить к ее организации с точки зрения геометрии. Здесь есть два основных элемента: строки электронной таблицы и столбцы, каждые из которых обозначены цифрами и литерами (в некоторых версиях Excel – только цифрами).
Таким образом формируется ячейка с уникальным адресом (например, первая имеет обозначение A1). Такая организация является необходимостью при использовании формул, которые вводятся не в привычном нам варианте, а с указанием номеров ячеек и действий, которые к ним применяются.
Однако можно отметить, что электронная таблица предназначена не только для работы с двумерными массивами. Совершенно просто можно добавить третью координату в виде номера листа, когда создаются перекрестные связи, то есть в формуле или в статистическом исследовании указывается три ссылки. Это полезно при условии содержания в ячейках разных типов данных.
Наконец, можно совершенно обоснованно заявить и о возможности организации четырехмерного массива, когда при установке связей используется другой лист, другая внешняя программа или отдельные файлы с привязкой к данным ячеек или выполняемым для них процессам.
Применяемые типы данных
Информация, вводимая в каждую ячейку, может иметь совершенно разный характер. Все зависит от того, какие действия с ней нужно производить.
Так, например, для обычной математики устанавливается числовой тип, для алгебраических вычислений дополнительно можно использовать дробный, процентный или экспоненциальный формат. Так же легко можно применять форматы даты и времени, иногда могут пригодиться денежный или финансовый типы. При этом, когда вводятся данные, их формат автоматически трансформируется в нужный.
Наконец в любом поле можно установить текстовый формат, при котором любая информация будет отображена в том виде, в котором была введена с клавиатуры.
Использование простейших формул
Электронные таблицы информатика изначально рассматривает как чисто математическое средство. И каждый пользователь, который только начинает работать с такими программами, должен научиться пользоваться хотя бы простейшими формулами.
Как уже говорилось, они представлены в специфичном виде. Например, в любом поле для установки формулы произведения чисел из разных ячеек нельзя просто написать 2 х 2. Для этого необходимо указать тот самый адрес, о котором шла речь выше. Предположим, что у нас есть два числа, которые расположены в ячейках с координатами A1 и B1 (A и B – столбцы, 1 и 2 - строки электронной таблицы). Для ввода формулы используется специальное поле под панелями инструментов, где изначально для указания программе выполнения действия ставится знак равенства и указываются нужные адреса. Таким образом, примитивная формула умножения выглядит так: =A1*B1, а какие числа будут введены в ячейках, не столь важно. Вот только сама формула тоже прописывается в определенном поле, которое должно отличаться от двух предыдущих (в противном случае программа просто выдаст ошибку).
Интересно выглядит сумма. Можно просто прописать сложение (=A1+B1), но при использовании диапазонов ввод всех данных займет слишком много времени. Поэтому проще указать его целиком, да еще и с использованием специальной команды.
Например, для диапазона от A1 до A10 при вводе формулы, скажем в поле A11, можно использовать такой вариант: =СУММ(A1:A10) или просто нажать на кнопку автосуммирования на панели, установив в качестве формульной ячейку под последней из вводимого диапазона.
Естественно, только такими формулами дело не ограничивается, а все вычисления лучше изучить самому на практике.
Взаимосвязи и графическое представление данных
Не менее интересно выглядят и некоторые аспекты, связанные с перекрестными ссылками и представлением данных. Начнем со второго.
Если кто не знает, на основе таблицы можно формировать целые отчеты, например в виде диаграмм, производить моделирование разных ситуаций или даже делать кратко- и долгосрочные прогнозы, хотя графики и диаграммы являются лишь малой частью того, на что способны такие программы.
Перекрестные ссылки частично уже упоминались. Они представляют собой связывание одновременно участвующих в процессе обработки данных из разных источников (ячеек, листов, других приложений, файлов, ссылок в интернете и т. д.). Здесь поле деятельности практически не ограничено. Кстати сказать, многие пользователи даже не догадываются о том, что в том же Excel можно запросто создавать простенькие игры. Яркий пример тому - «Змейка».
Заключение
Остается добавить, что электронная таблица предназначена не только для всего вышеописанного. Возможности программ, их использующих, гораздо шире, но описать все это, пусть даже в самой краткой форме, при всем желании не получится чисто физически. Поэтому, если хотите научиться работать с таблицами и использовать функционал в полной мере, необходимо будет, что называется, проштудировать техническую документацию (благо справочная информация в том же Excel представлена на высшем уровне).
