Систематизация документов – это приведение их к последовательному порядку для обеспечения качественного управления внутри компании. Такая процедура предполагает в будущем оперативное нахождение и обработку необходимой информации в архивах, которые могут находиться как на бумажном, так и на электронном носителях.
Система документооборота
Распределяются акты, протоколы, важные бумаги и другие типы документов по определенной системе, что означает:
- типологическое разделение номенклатуры дел;
- выявление методологии систематизации;
- расшифровку библиографического описания;
- оценку документации до ее архивации.
Если систематизация документов организации выполнена правильно, в результате достигается высокий показатель качества в делопроизводстве, а также происходит экономия ресурсов предприятия и оптимизация его персонала.
Методы приведения в систему
Развитие современных бизнес-проектов невозможно без информационного оснащения в виде документооборота и делопроизводства. Появилась потребность в классифицировании уже существующего огромного объема данных. Новый поток информации не должен затмить уже имеющиеся базы данных, а гармонично вписываться в работающую систему.
В классификацию систематизации документов включают:
- методики накопления и поиска;
- сортировку запросов;
- номенклатуру;
- способы доступа;
- индексирование;
- варианты предоставления.
Распределение сведений происходит:
- Структурированно (последовательное представление данных в виде стандартного формата, сведения переносятся на компьютер в текстовый редактор или на бумагу).
- В свободной манере.
Поля – это разделы с информацией в стандарте, а записи – заполненные форматы. Собранные записи, размещенные таким образом, чтобы необходимый элемент был доступен при быстром поиске, формируют базу данных.
Типовое распределение
Архивная классификация может быть:
- предметной (распределение делается в рамках одной выбранной темы);
- номинальной (сортировка по номиналу подходит для распорядительно-организационной документации: приказов, протоколов, актов, соглашений, счетов);
- тематической (выбирается однотипная тематика пакетов документации);
- хронологической (каталогизация проводится по времени создания документов и сроком их хранения);
- авторской (сортировка по имени творческой группы или автора: диссертации, публикации, сообщения, доклады).
Для проведения систематизации документов рекомендуется предварительно заняться сортировкой схожей по определенным признакам документации, после чего можно начать распределение по выше перечисленным пунктам. Такой подход к хранению и обработке информации дает возможность оперативно находить доступ к необходимым данным и ограждает сведения от несанкционированной утечки.
Целью приведения документооборота к упорядочиванию является и слежение пути документа от начальной даты его определения в производство до передачи в архив либо до уничтожения. Без правильно организованного процесса деятельность работников организации будет затруднена. Такое утверждение относится и к государственным, и к коммерческим структурам, только таким образом можно сохранить документы, несущие социальную, политическую, научную, историческую, экономическую ценность для страны.
Номенклатурная классификация
Распределение данных происходит в данном случае по родству и общим признакам. Систематизация и хранение документов в архиве считаются трудоемким процессом, который существенно упрощает работу с документооборотом и превращает делопроизводство в элементарную процедуру. Простейшим примером является группировка по комплексу предметов в «дело».
Информация объединяется в группы по признакам:
- корреспондентскому (преобладает при структурировании переписки с юридическим или физическим лицом: областной кадастр недвижимости или индивидуальный предприниматель);
- экспертному (во внимание берется период архивации документов: временное или долговременное);
- вопросно-предметному (сортировка по типовому виду: папки или файлы распределяются по бизнес-проекту);
- географическому (группирование информационной документации корреспондентов по региону).
Формирование наименования
Систематизация и учет документов могут происходить по нескольким признакам одновременно, но в обязательном порядке по экспертному (ко временным относят те документы, срок хранения которых не превышает 10 лет, к долговременным – более 10 лет). Примером может служить «Пакет документов о ремонтно-восстановительных работах организации «икс» за 2018 год». Здесь можно выделить экспертный, корреспондентский и авторские признаки.
Номенклатура дел сортируется системным перечнем документов фирмы, созданных по намеченному плану, с обозначением периода архивации. В процессе деятельности предприятия, основными факторами закрепления порядка при систематизации бумаг являются архивирование и регистрация. Не менее важным элементом в номенклатуре дел считается фиксация индексов, что упрощает поиск необходимой информации и сокращает время, потенциально затраченное на экспертизу материальных ценностей.
Номенклатура дел
Под распределение по «пакетам», информация в которых тождественна или имеет схожие характеристики, попадают картотеки должностных лиц (вне зависимости от степени секретности) и другие регистрационно-справочные массивы структур организации. В результате систематизации документов в дела, номенклатура группирует бумаги, проводит их учет и индексацию. Распределение по номенклатуре максимально охватывает имеющийся объем информации, что позволяет комфортно находить и обрабатывать любой документ, когда это необходимо.
Номенклатура бывает типовая, примерная и конкретная. Каждый вариант может быть дополнен документами собственных подразделений. Примерные и типовые формируются с целью унификации баз данных. Схожие по составу дела сортируются по категориям подразделений предприятия. В результате образуется единая индексация в виде нормативного документа делопроизводства. Любая номенклатура становится нормативным актом только после утверждения ее управляющим.
Рекомендации по систематизации
Разработкой таких документов по систематизации занимаются архивные ведомства и специальные уполномоченные лица. Рекомендуется в плане целесообразности разрабатывать организациям собственные номенклатуры дел на основе типовых или примерных: заголовки должны быть краткими, адресными и точными, а также отражать структурно вид документа (переписка, приказ, досье, отчет), его исполнителя или корреспондента, тематику и дату селекции.
По инструктивной методике и правилам систематизации документов, рекомендуется начинать со сведений организационно-распорядительного характера в порядке от вышестоящих органов. После чего приступить к размещению организационных бумаг в виде уставов, положений и инструкций. Далее – распорядительные и организационные дела самого предприятия (приказы и распоряжения). В завершении разместить сведения с информацией о плановых отчетах.
Апробированием и редактированием архивной документационной номенклатуры предприятия занимается экспертная комиссия. Служб документального обеспечения управления (ДОУ) формирует сводную номенклатуру, где в рубриках приводятся наименования структурных подразделений в порядке важности, свойственной им, функциональной деятельности.
Цифровые индексы
Систематизация архива – это формирование дел по условным признакам. Типовым документам присваиваются одинаковые индексы цифрового вида, состоящие из комбинации арабских символов (пример: «15-88», где 15 значит принадлежность дела к структурному подразделению под аналогичным номером, а 88 – позиция в номенклатуре).
Порядок систематизации документов в государственных архивах таков:
- Индекс дела.
- Заголовок подраздела.
- Число томов.
- Период хранения.
- Дополнительные комментарии.
В случае, когда на предприятии не принято сдавать документацию в архив, номенклатура ее согласовывается с региональной или ведомственной организацией экспертной комиссии.
При разработке номенклатуры следует помнить, что она действует с первых чисел первого месяца следующего года. В течение года номенклатура остается неизменной, но может редактироваться и проходить новое согласование раз в 5 лет.
Регулярная процедура
Систематизация документов – это неотъемлемая часть ведения успешного бизнеса. В процессе деятельности накапливается много бухгалтерских, технических и кадровых бумаг, со временем найти нужный документ составляет проблему. Регулярная систематизация поможет избежать беспорядка, отсортирует по дате и типу имеющуюся информацию и предотвратит утерю важных документов. Порядок распределения данных не так прост, как кажется, кропотливый процесс должен происходить по четкому регламенту и только квалифицированным персоналом.
В конкретном случае классификация происходит по разным критериям, и если для одной организации типовой вариант (по сроку хранения, типу, направлениям) будет идеальным выходом, то для другой он может оказаться неудобным. Все отсортированные документы подшиваются в папку, на которой оставляется отметка с названием и краткой информацией о ее содержимом.
