Оформление передачи материальных ценностей между организациями или подразделениями одной компании - ответственный процесс, требующий внимания к деталям. Небрежно составленный акт приема-передачи может привести к юридическим проблемам и финансовым потерям. Давайте разберемся, какие правила нужно соблюдать в 2023 году, чтобы минимизировать риски при передаче активов с помощью актов.
1. Назначение и виды актов приема-передачи
Акт приема-передачи материальных ценностей - это документ, который подтверждает факт передачи определенных активов от одной организации или лица другой организации или лицу. Он позволяет зафиксировать состояние передаваемых объектов, их количество, качество, стоимость и другие характеристики.
Такой акт применяется в различных ситуациях:
- При купле-продаже товарно-материальных ценностей между поставщиком и покупателем
- При передаче материальных объектов между структурными подразделениями одной организации
- При перемещении основных средств внутри компании
- При смене материально-ответственных лиц
- При передаче имущества работнику для исполнения должностных обязанностей
В зависимости от вида операции различают такие акты приема-передачи:
- Акт приема-передачи основных средств
- Акт приема-передачи товарно-материальных ценностей
- Акт приема-передачи материальной ответственности
Для некоторых операций предусмотрены унифицированные формы, например М-15 или ОС-1. Но организация может разработать и свой вариант, если учтет все обязательные реквизиты.
2. Обязательные реквизиты акта
Любой акт приема-передачи должен содержать определенный набор обязательных реквизитов согласно законодательству.
В акте указываются:
- Наименования организаций или ФИО лиц, которые передают и принимают материальные ценности
- Перечень передаваемых объектов с указанием их наименования, количества, стоимости и других характеристик
- Цена каждой единицы ценностей и общая стоимость
- Дата и место передачи ценностей
- Отметка об отсутствии претензий у принимающей стороны
- Подписи получателя и передающей стороны
- Печати организаций (если сторонами выступают юридические лица)
Например:
| Передающая сторона | ООО "Стройкомпания" |
| Принимающая сторона | ООО "Строймонтаж" |
| Объекты передачи |
|
| Дата и место передачи | 12.05.2023, г. Москва, ул. Строителей, д. 5 |
Такое заполнение обязательных реквизитов позволяет четко зафиксировать условия передачи ценностей и избежать возможных разногласий.
3. Порядок составления и утверждения
Чтобы грамотно составить акт приема-передачи материальных ценностей, необходимо придерживаться определенного порядка.
- Тщательно осмотреть передаваемые объекты, проверить качество, количество, комплектность.
- Заполнить все обязательные реквизиты в акте, включая перечень ценностей и их характеристики.
- Указать цену, суммы НДС, общую стоимость передаваемых ценностей.
- Проверить акт на отсутствие ошибок, подписать его.
Акт составляется минимум в двух экземплярах - по одному для каждой стороны. Утверждает форму акта руководитель организации своим приказом. Акт регистрируется в журнале и хранится не менее 5 лет. За нарушение порядка составления акта предусмотрена административная ответственность.
4. Использование актов в документообороте
Акты приема-передачи играют важную роль в оформлении хозяйственных операций и ведении учета:
- Подтверждают поступление товаров от поставщиков или отгрузку покупателям
- Являются основанием для списания материалов или основных средств
- Отражают перемещение ценностей между материально-ответственными лицами
- Служат доказательством при разрешении юридических споров
Акты приема-передачи обычно хранятся 5 лет. При электронном документообороте могут формироваться и храниться в цифровом виде в специальных программах, таких как 1С.
Таким образом, правильное оформление актов позволяет избежать многих проблем при передаче материальных ценностей между организациями и лицами. Это важная часть документооборота, требующая внимания и аккуратности.
