Устав проекта - один из ключевых документов в управлении проектами. Он определяет цели, задачи, сроки, бюджет и другие важнейшие параметры проекта. Почему устав так важен и как его правильно разработать? Давайте разберемся.
Что такое устав проекта
Устав проекта - это официальный документ, утверждаемый заказчиком и исполнителем проекта. Он содержит краткое, но емкое описание основных характеристик проекта.
Устав проекта определяет:
- Цели и задачи проекта
- Основные вехи и сроки
- Требуемые ресурсы
- Бюджет проекта
- Ключевые риски
- Критерии успеха
- Роли и обязанности участников
Устав проекта является своеобразным «контрактом» между заказчиком и исполнителем, позволяющим избежать разночтений в понимании целей, содержания и результатов проекта.
Назначение устава проекта
Устав проекта выполняет несколько важных функций:
- Задает общее видение проекта для всех заинтересованных сторон.
- Определяет предварительные рамки проекта по срокам, ресурсам, бюджету.
- Служит основой для принятия решения о начале проекта.
- Предоставляет руководителю проекта полномочия для выполнения работ.
- Является базой для разработки плана проекта.
Благодаря уставу все участники проекта находятся «на одной волне» и понимают общую цель.
Структура устава проекта
Хотя уставы разных проектов могут отличаться, существует ряд типичных разделов:
- Цели и задачи проекта
- Назначение и обоснование проекта
- Критерии успеха
- Основные вехи
- Бюджет проекта
- Риски
- Заинтересованные стороны и команда проекта
Дополнительно в устав могут быть включены:
- Область проекта и исключения
- Ограничения проекта
- Организационные границы
- Допущения
Пример структуры устава ИТ-проекта:
- Цели проекта
- Задачи проекта
- Сроки реализации
- Бюджет
- Команда проекта
- Критерии успеха
- Основные риски
- Заинтересованные стороны
Цели и задачи в уставе проекта
Раздел целей и задач - один из важнейших в уставе проекта. Здесь определяется, зачем нужен проект и какие конкретные результаты должны быть получены.
При формулировке целей следует придерживаться правила SMART:
- S - Specific (конкретные)
- M - Measurable (измеримые)
- A - Achievable (достижимые)
- R - Relevant (актуальные)
- T - Time-bound (ограниченные во времени)
Например, цель может быть сформулирована так: "Разработать и внедрить подсистему учета клиентов для КИС к 01.09.2023".
На основе целей определяются конкретные задачи проекта - работы, которые нужно выполнить. Задачи должны быть измеримыми и достижимыми. Например:
- Провести анализ требований
- Разработать техническое задание
- Спроектировать и реализовать подсистему
- Провести тестирование подсистемы
- Подготовить пользовательскую документацию
Таким образом в уставе проекта цели и задачи определяют что должно быть сделано и зачем.
Участники проекта в уставе
В уставе проекта определяются ключевые роли и ответственные лица:
- Заказчик проекта
- Спонсор проекта
- Руководитель проекта
- Команда проекта
- Ключевые заинтересованные стороны
Для заказчика и руководителя проекта указываются конкретные лица или подразделения. Например:
Заказчик проекта: Департамент ИТ
Руководитель проекта: Иванов Иван Иванович
Состав команды проекта может указываться как перечень должностей или направлений:
Команда проекта:
- Руководитель проекта
- Бизнес-аналитик
- Разработчики (2 чел.)
- Тестировщики (1 чел.)
Таким образом, в уставе определяются ключевые роли в проекте и их исполнители.
Сроки реализации проекта в уставе
В этом разделе устава устанавливаются ключевые даты и сроки проекта:
- Дата начала проекта
- Дата окончания проекта
- Промежуточные вехи
- Длительность этапов
Например:
Начало проекта: 01.06.2023
Окончание проекта: 01.12.2023
Ключевые вехи:
- Завершение анализа требований: 15.06.2023
- Завершение разработки: 01.10.2023
- Начало опытной эксплуатации: 15.10.2023
Указание сроков в уставе задает общую продолжительность проекта и расставляет ключевые вехи на шкале времени.
Бюджет проекта в уставе
В уставе проекта указывается предварительная оценка бюджета - сколько потребуется средств на реализацию проекта. Пример раздела бюджета:
Бюджет проекта: 1 500 000 рублей
В том числе:
- Заработная плата команды проекта: 1 000 000 руб.
- Программное обеспечение: 300 000 руб.
- Непредвиденные расходы: 200 000 руб.
Источник финансирования: Фонд развития КИС
Указание бюджета позволяет оценить требуемое финансирование и источники средств для реализации проекта.
Риски проекта в уставе
Важно включить в устав основные риски проекта - возможные события, которые могут негативно повлиять на реализацию проекта. Например:
- Задержка поставки оборудования
- Недостаточная квалификация команды
- Отказ заказчика от приемки результата
Для количественной оценки рисков можно также указать вероятность их возникновения и степень влияния на проект.
| Риск | Вероятность | Влияние |
| Задержка поставки оборудования | 0,6 | Высокое |
| Недостаточная квалификация команды | 0,3 | Среднее |
Анализ рисков в уставе помогает заранее подготовиться к возможным проблемам в ходе реализации проекта.
Критерии успеха проекта в уставе
Этот раздел определяет, как будет оцениваться успех проекта. Критерии могут быть количественными и качественными. Пример критериев:
- Подсистема внедрена в установленные сроки
- Соответствие функционала подсистемы требованиям
- Отклонение бюджета не более 10%
- Удовлетворенность заказчика результатами не менее 80%
Таким образом, критерии успеха определяют правила и показатели, по которым будет оцениваться результат проекта.
В целом, устав проекта определяет основные параметры и создает общее видение предстоящей работы для команды проекта и заинтересованных сторон. Наличие устава в значительной степени повышает вероятность успешной реализации проекта.
Разработка устава проекта
Разработка устава проекта включает следующие основные этапы:
- Сбор и анализ исходных данных о проекте
- Формирование структуры устава
- Написание первой редакции устава
- Согласование устава с ключевыми заинтересованными сторонами
- Доработка устава по результатам согласования
- Утверждение устава
На этапе сбора данных проводятся встречи с заказчиком и другими стейкхолдерами, изучается вся имеющаяся документация по проекту. Это позволяет определить основные параметры проекта.
Затем формируется структура устава с учетом специфики и потребностей проекта. Разрабатывается первая редакция документа.
Обязательным этапом является согласование устава с ключевыми заинтересованными сторонами. Это позволяет учесть различные точки зрения и добиться единого понимания параметров проекта.
После согласования, в устав вносятся необходимые изменения. Результатом процесса является утверждение устава заказчиком в качестве официального документа.
Типичные ошибки при составлении устава проекта
Чтобы избежать проблем при использовании устава, стоит обратить внимание на такие типичные ошибки:
- Неполнота информации в уставе
- Неточность и расплывчатость формулировок
- Отсутствие согласования устава с заказчиком
- Несоответствие устава условиям контракта
- Нереалистичные оценки сроков и стоимости
Устав должен содержать всю ключевую информацию о проекте. Формулировки целей, требований, критериев должны быть максимально конкретными.
Обязательно требуется утверждение устава со стороны заказчика. Устав не должен противоречить контракту или другим исходным документам.
Реалистичность планового бюджета и сроков - залог успеха проекта. Завышенные или заниженные оценки приведут к проблемам в будущем.
Пример устава проекта внедрения КИС
Рассмотрим пример устава проекта внедрения корпоративной информационной системы.
Цели проекта
Внедрение КИС для автоматизации бизнес-процессов предприятия к 01.12.2023.
Задачи проекта
- Разработка технического задания
- Поставка оборудования и ПО
- Настройка и разработка системы
- Интеграция со сторонними системами
- Тестирование и опытная эксплуатация
- Обучение пользователей
Сроки
Начало проекта: 01.03.2023
Окончание проекта: 01.12.2023
Бюджет
2 500 000 рублей (финансирование из прибыли компании)
Команда проекта
- Руководитель проекта: Иванов Иван Иванович
- Бизнес-аналитик, Разработчики, Тестировщики
Таким образом, в уставе определены ключевые параметры проекта по внедрению КИС.
Изменение устава проекта
В ходе реализации проекта может возникнуть необходимость внесения изменений в устав проекта. Это может быть связано с такими причинами:
- Изменение требований заказчика
- Возникновение непредвиденных рисков
- Недостаточность бюджета
- Невыполнение сроков
Любые существенные изменения устава должны быть согласованы с заказчиком и ключевыми заинтересованными сторонами в установленном порядке.
Менее значимые изменения могут утверждаться руководителем проекта или комитетом по управлению проектом.
Корректировка устава является официальной процедурой изменения согласованных изначально параметров проекта.
Завершение проекта и устав
По факту завершения проекта проводится анализ его результатов в соответствии с критериями, заданными в уставе.
Формальное закрытие проекта осуществляется при условии достижения целей и выполнения критериев успеха согласно уставу.
Утвержденный устав проекта подлежит архивированию в соответствии с требованиями организации.
Устав является одним из ключевых документов при оценке итогов проекта и закрытии контракта по нему.
Документирование изменений устава проекта
Все изменения устава проекта должны быть задокументированы. Для этого может использоваться:
- Лист регистрации изменений в уставе проекта
- Протоколы согласования изменений устава
- Переписка по электронной почте
- Служебные записки о внесении изменений
В листе регистрации изменений указывается:
- Номер версии устава
- Дата внесения изменений
- Инициатор изменений
- Суть изменений
- Статус согласования
Хранение документации по изменениям устава значимо для оперативного доступа к актуальной версии и отслеживания истории корректировок.
Управление изменениями устава проекта
Процесс внесения изменений в устав проекта должен управляться. Основные этапы:
- Инициирование запроса на изменение устава
- Анализ необходимости и целесообразности изменений
- Согласование изменений с ключевыми заинтересованными сторонами
- Внесение изменений в устав
- Информирование участников проекта о новой версии устава
- Архивирование предыдущих версий устава
Официальное утверждение изменений должно осуществляться уполномоченным органом, например руководителем проекта, спонсором или комитетом.
Согласование изменений устава проекта
Любые существенные изменения устава проекта требуют согласования с ключевыми заинтересованными сторонами. Это необходимо для:
- Анализа влияния изменений на проект
- Разрешения возможных противоречий и конфликтов
- Подтверждения необходимости и целесообразности изменений
- Получения официального одобрения изменений
Особенно важно согласование с заказчиком, спонсором проекта, ключевыми менеджерами. После согласования оформляется протокол и утверждается новая версия устава.
Устав проекта и корпоративные стандарты
В крупных компаниях обычно действуют корпоративные регламенты и стандарты по управлению проектами. Они могут устанавливать обязательные требования к структуре и содержанию устава проекта.
Например, может быть утвержден шаблон устава со стандартными разделами или определен перечень обязательных полей.
Соблюдение корпоративных стандартов при разработке уставов проектов позволяет обеспечить единообразие и сопоставимость проектов.
Управление версиями устава проекта
В ходе проекта устав может многократно изменяться и дополняться. Чтобы избежать путаницы, необходимо ввести систему управления версиями устава.
Для этого каждой версии устава присваивается уникальный номер. Также фиксируется дата изменений и инициатор.
Предыдущие версии устава архивируются. Доступ к актуальной версии обеспечивается всем заинтересованным лицам.
Управление версиями позволяет избежать использования устаревших версий устава и связанных с этим проблем.
