Материальный пропуск - необходимый документ для выноса ценностей за пределы организации. Давайте разберемся, как правильно его оформить, изучим образец.
Что такое материальный пропуск и зачем он нужен
Материальный пропуск - это разовый документ, который дает разрешение на вынос материальных ценностей за пределы организации.
Основные цели материального пропуска:
- Контроль за выносом ценностей
- Предотвращение хищений
- Поддержание порядка
Без материального пропуска запрещен вынос любого имущества, принадлежащего организации - от канцтоваров до оргтехники.
Выносить что-либо за пределы здания, территории организации просто так, без специального разрешительного документа, запрещено.
Таким документом и является материальный пропуск. Он позволяет выносить ценности временно или безвозвратно.
Порядок оформления материального пропуска
Для получения материального пропуска нужно подать заявку ответственному лицу. Это может быть начальник отдела, комендант, завхоз и т.п.
Заявка должна содержать:
- Перечень выносимых ценностей
- Цель выноса
- Срок, на который выносятся ценности
На основании заявки ответственное лицо оформляет материальный пропуск.
Обязательные реквизиты материального пропуска:
- Наименование организации
- Номер и дата пропуска
- Сведения о выносимых ценностях (наименование, количество, идентификационные номера)
- ФИО и подпись материально-ответственного лица
- ФИО и подпись руководителя организации
- Печать организации
Давайте рассмотрим заполнение материального пропуска на конкретном примере.
Предприятие "Свет" 06.05.2019 выносит на выставку два ноутбука.
Материальный пропуск будет выглядеть так:
| Наименование организации | Предприятие "Свет" |
| Номер пропуска | 124 |
| Дата | 06.05.2019 |
| Перечень ценностей | Ноутбук НР 250 G5 Ноутбук НР 255 G7 |
| Количество | 2 шт. |
| Материально-ответственное лицо | Иванов И.И. |
| Руководитель организации | Петров П.П. |
| Печать организации | М.П. |
Как видим, материальный пропуск - довольно простой документ. Главное правильно указать все реквизиты.
Образец материального пропуска поможет заполнить его без ошибок.
Кто оформляет материальный пропуск
Материальный пропуск оформляется специально уполномоченным на это сотрудником. Чаще всего это:
- Начальник отдела по безопасности
- Комендант
- Заведующий хозяйством
- Секретарь руководителя
Такое лицо назначается приказом руководителя организации. Оно несет ответственность за правильное оформление материальных пропусков.
Контроль за соблюдением пропускного режима
Контроль осуществляют сотрудники охраны на КПП при предъявлении материального пропуска. Они проверяют:
- Наличие всех реквизитов в пропуске
- Соответствие выносимых ценностей данным в пропуске
- Наличие подписей уполномоченных лиц
При выявлении нарушений охрана имеет право не пропустить лицо с ценностями.
Как получить разрешение на вынос ценностей
Для получения материального пропуска необходимо:
- Подать письменную заявку на имя уполномоченного лица
- Указать наименование и количество выносимых ценностей
- Обосновать необходимость выноса
- Указать срок выноса
При временном выносе обязательно указывается дата возврата ценностей.
Куда обращаться за оформлением материального пропуска
Заявку на оформление материального пропуска можно подавать:
- Лично уполномоченному сотруднику
- Через канцелярию организации
- По электронной почте
- Через систему электронного документооборота (при наличии)
Главное - соблюдать установленный в организации порядок оформления.
