Протоколы играют важную роль в документообороте любой организации. Они позволяют четко зафиксировать все решения, принятые на совещаниях и собраниях.
Основные виды протоколов
Существует несколько основных видов протоколов, используемых в организациях:
- Протоколы собраний
- Протоколы совещаний
- Служебные протоколы
Протоколы собраний
К протоколам собраний относятся:
- Протокол общего собрания участников/акционеров
- Протокол заседания совета директоров
Эти протоколы имеют строго регламентированную форму и должны содержать следующие реквизиты:
- Наименование организации
- Вид документа (протокол)
- Дата и место проведения собрания
- Повестка дня
- Сведения о лицах, присутствующих на собрании
- Содержание докладов по каждому вопросу повестки дня
- Принятые решения по каждому вопросу повестки дня
- Результаты голосования
- Подпись председателя и секретаря собрания
Например:
Протокол No 1
общего собрания участников ООО "Пример"г. Москва, 25 января 2023 г.
Присутствовали:
- Иванов И.И. - участник, 50% голосов
- Петров П.П. - участник, 50% голосов
Повестка дня:
- Утверждение годовой бухгалтерской отчетности
- Распределение прибыли
По первому вопросу слушали главного бухгалтера Сидорову М.Н., которая представила отчет о финансовых результатах организации за 2022 г. Решили: утвердить отчетность.
Голосовали: За - 100% голосов, Против - 0, Воздержались - 0.
По второму вопросу предложено направить 70% прибыли на развитие организации, 30% - на выплату дивидендов. Решили: принять данное предложение.
Голосовали: За - 100% голосов, Против - 0, Воздержались - 0.
Председатель собрания ___________ Иванов И.И.
Секретарь собрания __________ Петрова А.П.
Протоколы совещаний
"Протокол организации" совещаний имеет менее формализованную структуру. Однако он также должен содержать:
- Дату и место проведения
- Список участников
- Повестку дня
- Основные вопросы, обсуждавшиеся в ходе совещания, и принятые по ним решения
Пример протокола совещания:
Протокол
совещания при генеральном директоре ООО "Пример"
г. Санкт-Петербург, 15 февраля 2023 г.
Присутствовали: Иванов И.И. - генеральный директор, Петров П.П. - коммерческий директор, Сидоров С.С. - главный бухгалтер.
Повестка дня:
- Анализ продаж за январь
- План маркетинговых мероприятий
По первому вопросу заслушали коммерческого директора Петрова П.П. Продажи в январе снизились на 15% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. Поручено провести анализ причин спада и разработать меры по стимулированию сбыта. Срок - 1 марта.
По второму вопросу решили запланировать и провести в марте рекламную акцию со скидками 10%. Ответственный - Петров П.П. Также поручено разработать план digital-маркетинга. Срок - 1 апреля.
Генеральный директор ООО "Пример" __________________ И.И. Иванов
Как видно из примеров, основное отличие протокола совещания - наличие конкретных поручений и сроков их выполнения.
Служебные протоколы
Служебные протоколы составляются по результатам служебных проверок, расследований. Они также могут иметь менее формальную структуру, главное в них - зафиксировать выявленные нарушения и результаты расследования.
Например, протокол о дисциплинарном проступке:
ПРОТОКОЛ No 12
рассмотрения дисциплинарного проступка
15 марта 2023 г.
Рассмотрев заявление о нарушении трудовой дисциплины водителем Кузнецовым А.Е., комиссия установила следующее:
1. 15 марта 2023 года водитель Кузнецов А.Е. отсутствовал на рабочем месте с 10:00 до 11:30 без уважительной причины, что подтверждается данными видеонаблюдения и пояснениями очевидцев.
2. Своими действиями Кузнецов А.Е. нарушил правила внутреннего трудового распорядка организации (статья 5).
На основании вышеизложенного комиссия решила:
1. Признать факт отсутствия Кузнецова А.Е. на рабочем месте в течение 1,5 часов дисциплинарным проступком.
2. Вынести Кузнецову А.Е. дисциплинарное взыскание в виде замечания.
Председатель комиссии: __________ Иванов И.И.
Члены комиссии: __________ Петров П.П. __________ Сидоров С.С.
Такие протоколы позволяют задокументировать нарушения для последующего принятия мер или обращения в суд.
Порядок составления протокола
Чтобы правильно составить протокол, необходимо придерживаться определенного порядка действий:
Перед непосредственным составлением протокола необходимо:
- Определиться с формой протокола (полный или краткий)
- Подготовить необходимые материалы - повестку дня, список участников, тезисы докладов и выступлений
- Приготовить бланк протокола или шаблон в текстовом редакторе
- Уточнить обязательные реквизиты и структуру протокола данного типа
Непосредственное составление протокола
При составлении протокола важно:
- Соблюдать установленную структуру и последовательность изложения информации
- Корректно и полно заполнить все реквизиты
- Точно отразить содержание докладов и дискуссии по каждому вопросу
- Зафиксировать все принятые решения и результаты голосования
Оформление приложений
"Примеры протоколов" часто дополняются различными приложениями:
- Список присутствующих
- Тексты докладов и выступлений
- Отчеты и аналитические материалы, рассмотренные в ходе заседания
Приложения оформляются следующим образом:
- В правом верхнем углу пишут слово "Приложение" с указанием порядкового номера
- Ниже указывают наименование приложения
- Далее располагают непосредственно текст приложения
- Каждое приложение подписывается председателем и секретарем заседания
Согласование и подписание
Перед подписанием и утверждением протокол согласовывается с участниками заседания. Это необходимо для предотвращения разночтений и последующих споров.
Затем протокол подписывают председатель и секретарь заседания. Некоторые виды протоколов после подписания требуют дополнительного утверждения руководителем организации или общим собранием.
