Outlook - популярная программа для работы с электронной почтой и органайзером. Многие пользуются функцией автоподписи в письмах. Но что делать, если нужно поменять подпись в Outlook? В этой статье мы детально разберем, как настроить и изменить подпись в разных версиях программы.
1. Зачем нужна подпись в Outlook и ее основные функции
Подпись в Outlook - это текст, который автоматически добавляется в конец писем при их отправке. Она экономит время, избавляя от необходимости каждый раз вручную писать свои контактные данные.
Основные функции подписи Outlook:
- Автоматическое добавление в письма
- Возможность персонализации и форматирования
- Применение ко всем или только новым письмам
- Добавление логотипа, ссылок, визитки
Таким образом, подпись экономит время и позволяет придать письмам более профессиональный вид.
2. Как создать и добавить подпись - инструкция
Рассмотрим пошаговую инструкцию по созданию подписи в Outlook.
Outlook 2019:
- Перейти во вкладку "Главная"
- Нажать на стрелку рядом с полем "Новое"
- Выбрать пункт "Подписи"
- Нажать "Создать подпись"
- Ввести текст подписи и отформатировать ее
- Указать параметры автоматического применения подписи
- Нажать "OK" для сохранения
Аналогично можно создать подпись в Outlook 2010, 2013, 2016. Для более ранних версий процедура немного отличается.
Outlook 2007:
В Outlook 2007 пункт управления подписями находится в меню "Сервис":
- Перейти в меню "Сервис" -> "Параметры"
- Выбрать вкладку "Почта"
- Нажать кнопку "Подписи"
- Создать новую подпись с нужными параметрами
После создания подпись можно добавить вручную в любое письмо, нажав кнопку "Подпись" при создании.
3. Как изменить существующую подпись в Outlook
Чтобы изменить существующую подпись, нужно выполнить следующие действия:
- Перейти в раздел настроек подписей через меню (см. инструкцию выше)
- В списке подписей выделить нужную и нажать "Изменить"
- Внести необходимые правки в текст, логотип или форматирование подписи
- Сохранить изменения
Так можно исправить ошибки, обновить контакты, сменить логотип на новый.
Совет: чтобы подпись выглядела профессионально, используйте фирменный логотип, следите за актуальностью контактов, применяйте цвета бренда.
4. Настройка параметров автоматического применения подписи
Чтобы подпись автоматически добавлялась в письма, нужно настроить ее параметры.
- В настройках подписей выбрать нужную и перейти на вкладку "Автоматическое включение"
- Указать учетную запись электронной почты для привязки подписи
- Выбрать режим автоматического применения - для всех или только новых писем
Также можно отключить автоматическое добавление подписи, сняв галочки в параметрах.
Если вы пользуетесь и почтовым клиентом, и браузерной версией (OWA), то имейте в виду, что настройки подписей в них разные. Поэтому придется создавать подпись в обеих программах.
5. Ошибки при создании и настройке подписи Outlook
Рассмотрим типичные ошибки, которые могут возникнуть при работе с подписями в Outlook.
1. Подпись не добавляется автоматически
Причины:
- Не применены параметры автоматического добавления подписи
- Не выбрана учетная запись электронной почты для подписи
- В браузерной версии почты (OWA) подпись настроена отдельно
2. Ошибки форматирования и отображения подписи
Иногда подпись выглядит некорректно - логотип искажен, текст съехал. В таких случаях помогает пересоздать подпись или отредактировать форматирование.
6. Подписи для разных версий Outlook
Рассмотрим особенности работы с подписями в разных версиях почтового клиента Outlook:
- Outlook 2019. В Outlook 2019 процесс создания и настройки подписи максимально упрощен. Достаточно в несколько кликов можно создать подпись с логотипом и параметрами автоматического применения.
- Outlook 2016. Функционал Outlook 2016 практически не отличается от версии 2019. Разница лишь в некоторых нюансах интерфейса.
- Outlook 2013. В Outlook 2013 есть те же возможности для настройки подписей. Процесс чуть менее автоматизирован, но в целом аналогичен более свежим версиям.
- Outlook 2010. Хотя Outlook 2010 уже морально устарел, до сих пор эта версия остается довольно распространенной. Принцип создания подписей тот же, но некоторые опции располагаются в других местах меню.
- Outlook 2007. Самая старая поддерживаемая версия Outlook. Здесь интерфейс сильно отличается, поэтому придется немного поискать, где находятся настройки. Но в целом функционал аналогичен.
7. Полезные советы по работе с подписями
В заключение дадим несколько полезных советов, как улучшить работу с подписями в Outlook.
- Следите за актуальностью контактов в подписи
- Обновляйте логотип и дизайн в соответствии с фирменным стилем
- Используйте удобный и быстрый доступ к настройкам подписей
Эти несложные рекомендации помогут сделать подпись максимально эффективной.
8. Создание уникальной автоподписи
Подпись в Outlook можно сделать по-настоящему уникальной и запоминающейся. Рассмотрим несколько идей:
- Добавление цитаты или афоризма. Хорошая цитата или афоризм могут придать подписи изюминку и расположить к себе адресата. Главное - выбрать подходящий по смыслу текст.
- Использование нестандартного шрифта. Оригинальный шрифт тоже поможет сделать подпись запоминающейся. Правда, при отправке письма получателю этот шрифт может не отобразиться корректно.
- Вставка смайликов или спецсимволов. Смайлики могут придать подписи игривости. А спецсимволы, например сердечко, тоже украсят автоподпись.
9. Ручное изменение подписи в отдельных письмах
Даже если вы настроили автоматическое добавление подписи, в некоторых письмах может потребоваться скорректировать ее вручную, например:
- Обновить или добавить контактные данные
- Изменить или удалить логотип
- Добавить P.S. или комментарий
Это легко сделать, открыв письмо на отправку и отредактировав подпись вручную с помощью кнопки "Подпись".
Теперь вы знаете, как в разных версиях Outlook поменять подпись в письмах. Благодаря вышеуказанным советам вам удастся избежать совершения ошибок при настройке подписи.
