Базы данных часто содержат множество таблиц. Для эффективной работы с данными необходимо устанавливать связи между таблицами. В этой статье мы подробно разберем, как в программе Access связать таблицы между собой, чтобы избежать дублирования данных и обеспечить целостность информации.
Подготовка таблиц к связыванию
Прежде чем связать таблицы в Access, необходимо правильно подготовить их:
- Определить первичные и внешние ключи
- Установить одинаковые типы и форматы данных для связываемых полей
- При необходимости создать дополнительные стыковочные таблицы
Рассмотрим каждый пункт подробнее.
Определение ключей
Первичный ключ однозначно идентифицирует каждую запись в таблице. Это может быть поле типа Счетчик или текстовое/числовое поле с уникальным значением для каждой строки.
Внешний ключ ссылается на первичный ключ связанной таблицы. Сопоставление значений внешнего и первичного ключа и устанавливает связь между записями из разных таблиц.
Например, в таблице Продукты поле КодПродукта является первичным ключом, а в таблице Заказы это же поле присутствует как внешний ключ.
Установка форматов данных
как связать таблицы в access, связываемые поля должны иметь одинаковый тип данных. Исключением является только ситуация, когда одно из полей имеет тип Авточисло (Счетчик).
Кроме того, для числовых и валютных полей важно, чтобы разрядность совпадала. Например, нельзя связать поле Число длиной 10 знаков и поле Число длиной 3 знака.
Стыковочные таблицы
Иногда возникает необходимость реализовать связь "многие ко многим" между таблицами. В таком случае создается дополнительная таблица, в которой объединяются внешние ключи из связываемых таблиц.
| Таблица 1 | Стыковочная таблица | Таблица 2 |
| Первичный ключ 1 | Внешний ключ 1 | Внешний ключ 2 |
Теперь, когда таблицы подготовлены, можно связать таблицы в Access непосредственно.
Создание связи "один ко многим"
Наиболее распространенный тип связи "один ко многим" связывает 1 запись из одной таблицы с несколькими связанными записями из другой таблицы.
Реализовать такую связь в Access можно следующим образом.
Инструкция:
- Закройте связываемые таблицы
- В меню "Сервис" выберите "Схема данных"
- Отметьте галочками нужные таблицы и нажмите "Добавить"
- Перетащите мышью общее поле (ключ) из одной таблицы в другую
- В появившемся окне настройте параметры связи и нажмите "Создать"
Настройка параметров связи
При создании связи "один ко многим" в Access, важно включить следующие параметры:
- Обеспечение целостности данных
- Каскадное обновление связанных полей
- Каскадное удаление связанных записей
Обеспечение целостности данных
Этот параметр не позволит добавить или изменить запись в подчиненной таблице, если не существует соответствующей связанной записи в главной таблице.
Каскадное обновление и удаление
Если включены эти опции, то при обновлении или удалении записи в главной таблице, соответствующие изменения автоматически применятся и к подчиненным таблицам.
Связь "один к одному"
Тип связи "один к одному" подразумевает, что 1 запись первой таблицы связана не более чем с 1 записью второй таблицы.
Пример, когда может потребоваться такая связь:
- Таблица сотрудников и таблица с контактной информацией
Чтобы связать две таблицы в Access по типу "один к одному":
- Первичные ключи таблиц должны быть уникальными
- Свяжите поля как при связи "один ко многим"
Связь "многие ко многим"
Если нужно, чтобы запись из 1 таблицы связывалась с несколькими записями другой таблицы, используйте связь "многие ко многим".
Для этого потребуется дополнительная таблица-посредник.
Например, чтобы связать таблицы в Access 2007 "Авторы" и "Книги", создается таблица "АвторыКниг":
| ID автора | ID книги |
Это позволит автору быть связанным с несколькими книгами.
Редактирование существующих связей
Чтобы изменить уже созданную связь в Access, нужно:
- Открыть Схему данных
- Щелкнуть по связи правой кнопкой мыши
- Выбрать "Изменить связи"
Здесь можно скорректировать настойки или вовсе связать таблицы в Access 2010.
Запросы к связанным таблицам
Одно из основных преимуществ связанных таблиц - возможность гибко извлекать данные с помощью запросов. Рассмотрим пример.
Есть таблицы "Клиенты" и "Заказы". Поле "ID клиента" в таблице "Заказы" является внешним ключом, который связывает заказ с данными из таблицы "Клиенты".
Чтобы получить отчет со списком всех заказов с указанием данных заказчика, можно использовать запрос с соединением двух таблиц:
SELECT Заказы.Номер, Заказы.Дата, Клиенты.Имя, Клиенты.Город FROM Заказы INNER JOIN Клиенты ON Заказы.ID_клиента = Клиенты.ID_клиентаСоздание отчетов
Связанные таблицы позволяют генерировать многостраничные отчеты с различными уровнями группировки данных.
Например, отчет по продажам может содержать:
- Группировку по месяцам
- Группировку по товарам
- Данные о количестве и сумме продаж
Создание форм
Другим преимуществом является возможность создавать формы с полями из нескольких связанных таблиц.
Это позволяет, например, при вводе нового заказа автоматически подтягивать данные о клиенте, не дублируя их вручную.
Разрешение проблем со связями
Иногда при попытке установить связь возникают ошибки. Рассмотрим наиболее распространенные случаи.
Несовпадение типов данных
Убедитесь, что типы связываемых полей совпадают. Либо скорректируйте их в таблицах, либо при создании связи укажите необходимое преобразование.
Нарушение целостности данных
Если связь уже установлена, удалите ее и заново добавьте, убедившись, что включен параметр целостности данных.
