Недостающие документы часто встречаются в делопроизводстве и юридической практике. Зачастую возникает вопрос, как правильно писать это словосочетание - слитно или раздельно. Давайте разберемся.
Причины возникновения недостающих документов
Существует несколько причин, по которым могут возникнуть недостающие документы:
- Утеря документов при перемещении или хранении
- Невнимательность сотрудников при формировании пакета документов
- Несвоевременное предоставление документов участниками процесса
- Неправильное оформление или отсутствие обязательных документов
Как видно из списка, причины могут быть самыми разными - как объективными, так и субъективными. Главное понимать, как действовать при обнаружении недостающих бумаг.
Как определить верное написание
"Недостающий документ": как правильно писать это словосочетание? В русском языке одновременно существуют две формы:
- Недостающий - имя прилагательное со значением "отсутствующий, нехватающий"
- Не достающий - причастие со значением "не могущий дотянуться"
Чтобы определить верный вариант, нужно проанализировать контекст. Рассмотрим примеры:
- "Недостающие документы не были предоставлены в установленные сроки. Здесь речь идет об отсутствии, нехватке бумаг - значит, пишется слитно".
- "Работники, не достающие документы с верхних полок, были обеспечены стремянками. Здесь речь идет о физической способности дотянуться, значит, пишется раздельно".
Что делать, если обнаружены недостающие документы
Итак, вы обнаружили, что в пакете документов чего-то не хватает. Как правильно поступить?
Составьте и отправьте официальный запрос с указанием конкретных недостающих документов и сроков их предоставления. Если бумаги не являются критичными, установите разумный срок порядка 5-10 рабочих дней.
При необходимости свяжитесь также по телефону или лично встретьтесь для уточнения деталей и решения проблемы.
В запросе желательно сослаться на основания, в соответствии с которыми требуются дополнительные материалы, чтобы избежать споров и задержек.
Если документы так и не будут предоставлены, подготовьте служебную записку на имя руководителя с изложением ситуации.
Как избежать проблем с недостающими документами
Чтобы снизить вероятность возникновения подобных ситуаций, рекомендуется:
- Вести четкий учет и реестры формируемых дел и документов
- Систематизировать хранение бумаг: номенклатура дел, папки, архивы
- При передаче пакетов документов составлять описи и акты приема-передачи
- Соблюдать сроки формирования дел и запроса недостающих бумаг
Если такие меры реализованы, риски свести к минимуму удастся.
Особенности работы с недостающими документами
Работа с недостающими документами имеет свои особенности. Во-первых, необходимо четко фиксировать факт их отсутствия. Для этого составляется акт об установлении недостачи документов, в котором указываются:
- наименование организации
- ФИО и должность лица, обнаружившего недостачу
- дата и место составления акта
- перечень недостающих документов
- причины и обстоятельства недостачи (если известны)
Этот документ подписывается составителем и руководством, заверяется печатью. Затем утверждаются меры по розыску недостающих бумаг.
Поиск недостающих документов
Для поиска пропавших без вести документов целесообразно:
- Опросить лиц, имевших доступ к документам, на предмет обстоятельств утраты
- Проверить архивы, отделы организации, где могли храниться документы
- Направить запросы в организации-контрагенты за подписью руководителя
- При необходимости заявить в полицию и указать данные утраченных документов
Восстановление недостающих документов
Если розыскные мероприятия не дали результата, остается восстановить документы. Для этого необходимо:
- Изготовить дубликаты документов, если таковые имеются в архивах и у контрагентов
- Получить новый экземпляр документа у выдавшего его лица или органа
- Составить документы заново, если нет иных вариантов восстановления
При этом на дубликатах и вновь составленных экземплярах делается отметка "дубликат" либо "копия". Указываются дата и место выдачи копии, должность и подпись уполномоченного лица.
Последствия отсутствия документов
К сожалению, недостающие документы порой так и не удается разыскать или восстановить. Это чревато определенными последствиями:
- Невозможность подтвердить сделки, права, обязательства
- Отказ в судебной защите, предоставлении услуг
- Привлечение к административной ответственности
- Наступление негативных последствий по договорам
Поэтому организациям и физическим лицам крайне важно ответственно подходить к хранению и учету документов, соблюдать правила работы с ними. Это позволит избежать проблем при их утрате.
Подводя итог, отметим основные моменты. "Недостающий документ" пишется слитно, если речь идет об отсутствии или нехватке бумаг. Раздельно словосочетание пишется с пояснительными словами. Главное - определить по контексту верный вариант.
