Простому труженику порой невдомек, что повышение в должности оформляется специальным документом. Ни одна перестановка не может быть осуществлена без «бумажки». Она является основанием для записи в трудовой книжке и начисления желанной прибавки к заработной плате. Таков приказ о назначении на должность. Как его правильно составить, чтобы не было проблем ни у бухгалтера, ни у труженика? Давайте разбираться.
Бланк
Приказы не печатаются на простой бумаге. Их нужно вносить в специальный бланк. Приказ о назначении на должность – официальный документ. Кроме содержательной части, он должен содержать основные реквизиты предприятия (предпринимателя): юридический адрес, контактную информацию и другое. Для того чтобы не путаться, принято разрабатывать бланки, содержащие все нужные данные. Так кадровику проще, да и выглядит это красиво. Дело в том, что приказ о назначении на должность является документом, который хранится целых семьдесят пять лет. Когда предприятие ликвидируется, все кадровые документы переходят в архив.
Какие данные вписываются
Теперь порассуждаем более предметно о содержании приказа. Есть перечень данных, которые должны быть в нем отражены обязательно. Так, к ним относится сама должность, фамилия работника с прописанными полностью именем и отчеством. Важно! Если у человека в паспорте нет отчества, то придумывать его не следует. В практике известны случаи, когда приходилось вносить в приказы за двадцать лет изменения по этому поводу.
Далее. Приказ о назначении на должность обязан содержать конкретную информацию о сроке, в течение которого работник будет ее занимать. Это важно! Если точных дат не указано, значит, назначение производится навсегда (до очередного приказа). Зачастую должность дается работнику временно. Это нужно конкретизировать в документе. И последнее: необходимо указать размер оклада. То есть: «назначен … с заработной платой согласно штатного расписания…» Дату можно не указывать. Отсчет пойдет от реквизитов самого приказа.
Специальные случаи
Есть некоторые особенности для документов, касающихся руководства. Так, в приказ о назначении на должность главного бухгалтера вписываются дополнительные пункты, касающиеся его права подписи. В документах о лицах, на которых возлагается материальная ответственность, – их обязанности. При назначении директора должны быть описаны условия его работы. Таковая может быть постоянной, контрактной, временной или другой. Моменты это важные. Нужно обязательно их прописывать. То же касается главного бухгалтера. Это лицо крайне ответственное. От него подчас зависит эффективность финансовой стороны деятельности организации. Следовательно, документ нужно составлять, имея в виду его основные обязанности, а также привилегии. К нему обычно прикладывают акт, по которому работнику передаются реквизиты (штамп, печать) предприятия, другие материальные ценности. Желательно сам процесс проводить комиссионно. Часто приходится разбирать всевозможные особенности финансового характера в суде.
Иные «мелочи»
Есть еще несколько особенностей, которые необходимо соблюдать, когда оформляется приказ директора о назначении на должность. Первое, на что обратит внимание проверяющий или суд – подпись работника. Понятно, что такие документы заверяются руководителем. Без этой «самой главной» подписи они не являются официальными. Только этого мало. Работника также следует ознакомить с содержанием документа под роспись. Это будет доказательством того, что человек знает свои обязанности и права. В серьезных организациях не ограничиваются такими мерами. Все приказы визируются юристом с целью подтверждения их законности и исключения ошибки.
