MS Access – реляционная клиент-серверная система управления базами данных (СУБД) от компании Microsoft. Реляционная означает, что она основана на таблицах. Рассмотрим эту систему подробнее.
Что такое реляционная база данных?
Реляционная база данных состоит из множества таблиц, между которыми выстроены отношения, или связи. СУБД - это оболочка, позволяющая создавать и использовать базы данных MS Access.
Рассмотрим преимущества и недостатки данной СУБД.
Преимущества СУБД Microsoft Access
- Простой и понятный интерфейс. Приступить к работе с данной СУБД можно, не имея никаких особых навыков. Кроме того, на помощь новичку приходят многочисленные справочные пособия, онлайн- и офлайн-курсы.
- СУБД MS Access общеизвестна и очень популярна в настольных ПК. Это значит, что вы всегда можете обратиться за помощью к знакомому, уже давно использующему данную СУБД, за советом, а также вместе работать с одной базой данных по сети.
- Практически безграничные возможности экспорта данных: данные из таблиц щелчком одной клавиши мыши можно перенести в Excel, Word, экспортировать в XML, опубликовать в PDF, не говоря уже о том, чтобы без проблем перенести выбранные объекты в другую базу данных.
- Невысокая цена. Если покупать MS Access в составе полного пакета Microsoft Office, то, по сравнению с другими платными СУБД, цена окажется очень заманчивой.
- Широкий выбор конструкторов для построения форм, отчетов и запросов, с помощью которых можно отфильтровать данные и вывести их в удобном виде.
- Широкие возможности импорта данных: если у вас есть табличные данные, созданные при помощи текстового процессора MS Word или табличного процессора MS Excel, вы с помощью мастера без труда перенесете их в свою базу. Импорт, кроме того, можно выполнить из простого текстового документа, из документа XML, а также из файлов баз данных, созданных в других СУБД (таких как dBASE, PARADOX).
- Возможность создания пароля на своей базе данных.
- Встроенный язык VBA высокого уровня.
- Возможность записи макросов.
- Редактор SQL.
Для программистов можно выделить еще один значительный плюс: ядро Access JET 4 встроено в операционные системы Microsoft, начиная с Windows-98. Это значит, что разработанное приложение, использующее в работе базу данных, созданную в Access, можно без проблем переносить на любой компьютер с ОС Windows. Оно будет работать, не требуя установки самой СУБД. В крайнем случае потребуется лишь установка RUNTIME - версии, которую можно абсолютно бесплатно скачать с сайта Microsoft.
Как видим, достоинства СУБД MS Access налицо. Но все плюсы могут перекрыться вполне существенными минусами. Рассмотрим их.
Недостатки СУБД Microsoft Access
- MS Access относится к файл-серверным СУБД. Это означает, что вся обработка данных происходит непосредственно на компьютере клиента, пользователя. Серверная часть лишь извлекает данные и передает их по требованию. Это приводит к тому, что по локальной сети курсируют большие потоки данных, и при большом количестве пользователей, работающих с базой данных, может случиться перегрузка сети. Классическая файл-серверная архитектура всегда влечет за собой низкую производительность при большом количестве пользователей. В версии MS Access 2010 этот вопрос частично решен.
- Отсутствие надежных средств защиты данных. По сути, используется только пароль на базе данных и пароль пользователя. Для опытного специалиста не представляет никакой сложности снять такую защиту.
- Многопользовательский режим возможен только в одноранговой сети или в сети с файловым сервером.
- Для разработки нестандартного интерфейса требуется привлекать программистов.
- Редактор запросов SQL примитивен, использовать его неудобно.
- Данная СУБД не бесплатная.
- MS Access заточен под операционные системы Windows. Чтобы попытаться использовать данные, созданные в этой СУБД в других ОС (например, LINUX), придется изрядно повозиться. Проще перенести данные в другую СУБД.
После того, как мы рассмотрели минусы и плюсы MS Access, на примере версии 2007 дадим небольшие инструкции по возможностям данной СУБД.
Создание таблиц
Нет ничего проще, чем создать новую таблицу при помощи MS Access 2007:
- После открытия базы данных переходим на вкладку «Создание».
- Щелкаем по иконке «Таблица», она первая слева.
- Перед нами визуальное представление таблицы со стандартным названием «Таблица 1» и автоинкрементным полем «Код».
- Можно приступать к вводу данных во второй столбец. После ввода строки необходимо нажать клавишу Enter. Столбец автоматически переименуется в «Поле 1», поле «Код» примет значение единицы, станет доступным ввод данных в следующую строку.
- Чтобы переименовать столбец, достаточно кликнуть по нему мышью два раза. Желательно задавать имена столбцов без пробелов!
- Строитель таблиц в Access 2007 очень умный. Стоит вам в первой строке новой таблицы ввести в поле значение типа «Дата», как в следующей строке того же столбца вам автоматически предложат воспользоваться календарем.
- Для завершения создания таблицы необходимо ее сохранить, нажав на соответствующую иконку или сочетание клавиш CTRL+S.
Многим пользователям удобнее перейти в режим «Конструктор» для более наглядной работы над полями таблицы, ведь в данном режиме можно задавать типы полей, ограничения на значения. В этот режим можно перейти в любой момент работы с таблицей, достаточно лишь нажать на соответствующую кнопку на панели.
Создание запросов
Рассмотрим, как создавать в MS Access запросы. Создадим в версии 2007 простой запрос в режиме конструктора:
- На панели "Меню" выберите на вкладке «Создание» кнопку «Конструктор запросов».
- Перед вами сразу появится окошко выбора таблиц. Щелкните по каждой таблице, из которой необходимо выбрать данные. Следует помнить, что выбор вы сможете осуществить, только если несколько таблиц можно логически увязать друг с другом при помощи какого-либо поля.
- Если у вас выбрано несколько таблиц, необходимо построить между ними связь, протянув мышью линию от одного поля одной таблицы до связываемого поля другой.
- Теперь двойным щелчком выберите поля из каждой таблицы, которые вы хотите видеть в результате.
- На панели меню на вкладке «Конструктор» нажмите на большой восклицательный знак. Перед вами в табличной форме предстанет результат вашей выборки.
Это самая общая формула создания запросов. Для более сложных запросов читайте справку к программе или воспользуйтесь специальными пособиями.
Иногда даже начинающему пользователю хочется представить свои данные в более интересном формате, нежели простая таблица. Тогда на помощь ему придет инструмент MS Access - "Формы".
Мастер форм
На примере Access 2007 рассмотрим, как пользоваться мастером форм:
- На вкладке «Создание» в подразделе «Формы» перейдите к "Мастеру форм" через «Другие формы».
- Выберите из ниспадающего списка таблицу или запрос, по которому хотите сформировать визуальную форму.
- С помощью кнопок «>» и «>>» перенесите из блока «Доступные поля» нужные столбцы в блок «Выбранные поля» по одному или все сразу соответственно. Перейдите по кнопке «Далее».
- Выберите внешний вид формы, воспользовавшись переключателем.
- Далее выберите стиль формы, и можно нажимать кнопку «Готово». Перед вами данные вашей таблицы или запроса в интересном формате.
Для создания более сложных форм необходимо воспользоваться соответствующим конструктором.
Рассмотрев эти инструкции, можно сделать вывод, что MS Access – это неплохие возможности за небольшую стоимость. Понятный интерфейс, распространенность, встроенные вспомогательные конструкторы и мастера – все это облегчает проектирование базы данных и работу с ней.
