В нашей статье пойдёт речь об актах. Читатели ознакомятся ближе с этими документами, с их назначением. Они узнают, как правильно составлять акт. Их вниманию предлагаются также образцы заполнения основных деловых бумаг.
Исторические факты
Термин "акт" произошёл от латинского словосочетания actum est, которое переводится, как "совершенно". Оно использовалось в документах Древнего Рима и средневековой Европы.
В русском языке термин появился в XVIII веке. В это время актами считались документы (деловые, законодательные), которые отличались от повествовательных источников. Понятие акта, как договорного документа, образовалось в начале XX века.
Форму, содержание, оформление актов в Европе устанавливала дипломатика, которая появилась XVIII веке. В настоящее время изучением этого и других документов занимается делопроизводство. Эта наука может точно ответить на вопрос, как правильно составлять акт.
Назначение
В каждой организации может возникнуть потребность в фиксации определённых событий, фактов, которые устанавливают реальное положение дел. Эту цель преследуют при оформлении актов, которые имеют определённое значение в работе любого учреждения.
Другими словами, акты предназначены документировать различные ситуации для придания им официальности. Они содержат информацию о выполнении разных мероприятий, заданий, поручений. Акты относятся к справочно-аналитическим деловым бумагам.
Существует большое разнообразие материалов: Акты выполненных работ (оказанных услуг), Акты осмотра, Акты приёма-передачи документов, Акты проверки, Акты технической документации (образцы документов рассматриваются ниже).
Составляются эти деловые бумаги несколькими должностными лицами или комиссией. Формы некоторых актов установлены законодательством, для иных существуют строгие правила заполнения, которые требуется соблюдать при составлении всех материалов. Часть актов оформляется в произвольной форме, но для большинства существуют определённые бланки. Как правильно составлять акт?
Общие правила оформления
Для того чтобы оформить документ, рекомендуем пользоваться образцами. Акты отличаются назначением документа. Однако единые требования заполнения всё же существуют. Их требуется придерживаться при оформлении любого материала. Общие правила заполнения актов:
- В оформлении деловых бумаг часто участвует несколько уполномоченных лиц, составляются комиссии из определённого количества человек. Это очень удобно при проведении мероприятий инвентаризации, проверки осмотра, обследования.
- Акты оформляются на определённых бланках с обязательным перечнем реквизитов (образец для удобства приводится ниже).
- Следует указать название документа.
- Требуется указать дату, регистрационный номер, место составления.
- В каждом документе даётся основание для заключения документа.
- В каждой деловой бумаге перечисляются члены комиссии, её председатель, указываются все необходимые персональные данные.
- Материал в документе должен быть разбит на пункты или абзацы. Должны приводиться таблицы. Текст должен завершаться выводами и предложениями.
- Документ заключается в нескольких экземплярах, согласно числу заинтересованных сторон.
- Деловая бумага подписывается всеми присутствующими лицами в определённой последовательности.
- С документом должны ознакомиться все лица, организации, чью деятельность документ затрагивает.
- Некоторые деловые бумаги должны быть утверждены руководителем организации, что закреплено нормативным законодательством РФ.
Акт выполненных работ (оказанных услуг)
Деловая бумага заключается между юридическими и физическими лицами на основании проведения работ или оказания услуг. Она подтверждает их приём заказчиком и служит основанием для оплаты.
Материал должен быть оформлен на определённом бланке и соответствовать требованиям ст. №402 ФЗ РФ, которых немного. Оформить деловую бумагу несложно. Как правильно составлять "Акт выполненных работ (оказанных услуг)"? В материалах должны присутствовать реквизиты:
- название организации;
- точное наименование документов;
- дата, номер, место составления;
- реквизиты заказчиков и исполнителей;
- точное описание работ, услуг с указанием их стоимости;
- перечисление всех присутствующих лиц с указанием необходимых реквизитов;
- печати, подписи всех вышеуказанных лиц, расшифровка подписей, указание персональных данных, что требуется для идентификации личности.
Акт осмотра
Целью этого документа является оценка состояния недвижимости, описание всех повреждений и дефектов. Заключается он в таких случаях: при продаже недвижимости, при сдаче в аренду, при подсчёте нанесённого ущерба и т. д. Оформляется материал на определённом бланке (образец рассматривается ниже). Как правильно составлять "Акт осмотра"? Документы должны включать реквизиты:
- название организаций;
- наименование документов;
- дата, номер, место составления;
- тип недвижимости;
- причина проведения осмотра;
- точные адреса;
- общие данные о недвижимости;
- общая характеристика недвижимости, дефекты, повреждения;
- стороны договора, члены комиссии, свидетели;
- подписи всех присутствующих лиц, печати.
Акт приёма-передачи документов
Деловая бумага подтверждает факт передачи в организации определённых документов от одного юридического лица другому. Заключается он при увольнении, в случае перевода и т. д. Оформляется материал на определённых бланках в нескольких экземплярах. Как правильно составлять "Акт приёма-передачи документов"? В деловые бумаги входят реквизиты:
- название организаций;
- наименование документов;
- дата, номер, место составления;
- количество экземпляров, тип;
- реквизиты юридических лиц;
- подписи, печати.
Акт проверки
Итоговым документом проверочных мероприятий считается "Акт проверки". Он имеет строго установленную форму, порядок заполнения. Формы актов проверок рассматриваются в Ст. № 294 ФЗ РФ. Оспаривается документ посредством административного иска. Как правильно составлять "Акт проверки"?
Заключается документ специальной комиссией. Может потребоваться гриф утверждения руководителя организации. Основанием для проведения проверки служат распорядительные акты. Основные реквизиты при составлении деловых бумаг следующие:
- название организации;
- наименование документов;
- дата, номер, место составления;
- члены комиссии, их персональные данные;
- документы, которые послужили основанием для проверки;
- выводы и предложения комиссии;
- подписи и печати.
Акт приёма-передачи
Деловые бумаги заключаются между физическими и юридическими лицами. Это документы, которые оформляются для решения количественных, ценовых, качественных задач. Составляются документы в произвольной форме в нескольких экземплярах. Однако при заполнении деловых документов имеются некоторые требования. Как правильно составлять "Акт приёма-передачи документов"? Существуют реквизиты, обязательные для заполнения материалов:
- название организаций;
- наименование документов;
- дата, номер, место составления;
- персональные сведения о представителях организаций;
- основания, связанные с подписанием документа.
Акт технической комиссии
Результаты выполнения некоторых мероприятий, обследований, осмотров завершаются составлением итоговых документов. Одним из них считается "Акт технической комиссии". Он заполняется с целью урегулирования всех спорных вопросов.
Составляется материал на определённом бланке в нескольких экземплярах. Как правильно составлять "Акт технической комиссии"? Деловые бумаги должны включать реквизиты:
- название организаций;
- наименование документов;
- реквизиты заказчиков;
- дата, номер, место составления;
- перечень работ или услуг;
- список членов комиссии по приёмке работ, их персональные данные или реквизиты;
- основания, согласно которым работы или услуги выполнялись;
- этапы работ;
- затраченные средства;
- заключения комиссии, в которых выполняется оценка выполненных работ, приводятся замечания, подводятся итоги мероприятия;
- выводы и предложения;
- подписи членов комиссии, печати.
