PDCA-цикл (цикл Деминга) — одно из основных понятий в современной теории менеджмента. Также он лежит в основе стандартов серии ISO 9000, которые используются во всём мире для управления качеством на предприятиях любых размеров и типов.
Определение
PDCA-цикл Деминга — это технология непрерывного улучшения процессов как в бизнесе, так и в любой другой сфере деятельности. Название данного метода представляет собой аббревиатуру от 4 английских слов, означающих логическую последовательность этапов совершенствования:
- P — Plan (планируй);
- D — Do (делай);
- C — Check (проверяй, анализируй);
- A — Act (действуй).
Всё логично и просто: сперва необходимо продумать действия. Затем происходит их выполнение в соответствии с планом. Третий шаг — анализ полученных результатов. И, наконец, последний этап — Act — предполагает внедрение конкретных изменений для улучшения процесса и/или постановку новых целей. После этого вновь начинается этап планирования, на котором следует учесть всё, что было сделано до этого.
Схематически цикл управления PDCA изображают в виде колеса, что демонстрирует непрерывность данного процесса.
Теперь рассмотрим каждый этап детально.
Plan (Планируй)
Первый этап — планирование. Необходимо чётко сформулировать проблему, затем определить основные направления для работы и придумать оптимальное решение.
Типичная ошибка — разрабатывать план на основе субъективных догадок и предположений руководства. Не зная глубинных причин проблемы, можно в лучшем случае нейтрализовать её последствия, и то временно. Какие инструменты можно использовать для этого?
Метод "5 Почему"
Был разработан ещё в 40-х годах, но приобрёл популярность спустя 30 лет, когда его начала активно использовать компания Toyota. Как проводят такой анализ?
Сперва необходимо сформулировать и записать проблему. Затем задайте вопрос: "Почему это происходит?" и запишите все причины. После этого нужно сделать то же самое для каждого ответа. Дальше идём по той же схеме, пока вопрос "Почему?" не будет задан 5 раз. Как правило, именно пятый ответ является настоящей причиной.
Диаграмма Исикавы
Данный метод позволяет графически представить причинно-следственные связи любых явлений в бизнесе. Назван по имени своего создателя, химика Каоры Исикавы, и широко используется в менеджменте.
При построении диаграммы выделяют 5 вероятных источников проблем: человек, материалы, окружение (среда), оборудование и методы. Каждая из них, в свою очередь, может содержать более подробные причины. Например, работа сотрудников зависит от уровня квалификации, здоровья, личных проблем и т. д.
Последовательность построения диаграммы Исикавы:
- Нарисуйте горизонтальную стрелку вправо, и возле её острия запишите чётко сформулированную проблему.
- Под наклоном к основной стрелке изобразите 5 основных факторов влияния, о которых мы говорили выше.
- С помощью мелких стрелок покажите подробные причины. При необходимости можно добавлять более мелкие разветвления. Это делают до тех пор, пока не выпишут все вероятные причины.
После этого все полученные варианты выписывают в столбик, от самых реалистичных до незначительных.
"Мозговой штурм"
Коллективное обсуждение с экспертами и ключевыми сотрудниками, при котором задача каждого участника — назвать как можно больше потенциальных причин и вариантов решения проблемы, в том числе наиболее фантастических.
После теоретического анализа необходимо найти реальные фактические данные, подтверждающие, что причины проблемы определены верно. Действовать на основе догадок ("скорее всего…") нельзя.
Что касается непосредственно планирования, то здесь также важна конкретика. Важно установить сроки выполнения, расписать чёткую последовательность действий и измеримые результаты (в том числе промежуточные), к которым они должны привести.
Do (Делай)
Второй этап PDCA-цикла — выполнение плана, внедрение изменений. Чаще всего целесообразнее сначала реализовать принятые решения в небольших масштабах, провести "полевое испытание" и проверить, как это работает на небольшом участке или объекте. Если возникают срывы сроков, задержки, важно понять, в чём причина (нереалистичное планирование или отсутствие дисциплины со стороны сотрудников). Дополнительно внедряют систему промежуточного контроля, которая позволяет не просто ждать результатов, а постоянно отслеживать, что уже сделано.
Check (Проверяй)
Говоря простыми словами, теперь необходимо дать ответ на один-единственный вопрос: "Чему мы научились?". PDCA-цикл подразумевает постоянную оценку достигнутых результатов. Нужно оценить прогресс относительно поставленных целей, определить, что работает хорошо, а что нужно улучшить. В основном осуществляется методом проверки отчётов и другой документации предприятия.
Для успешного внедрения цикла Шухарта-Деминга (PDCA) в бизнесе необходимо наладить регулярное предоставление докладов о проделанной работе и обсуждение результатов с сотрудниками. Идеальным инструментом для этого считается внедрение ключевых показателей эффективности KPI, на основе которых выстраивается система мотивации и поощрения самых продуктивных сотрудников.
Действуй
Последний шаг — это, собственно, действия. Здесь может быть несколько вариантов:
- внедрить изменение;
- отказаться от решения, если оно оказалось неэффективным;
- повторить все этапы PDCA-цикла ещё раз, но внести в процесс определённые корректировки.
Если что-то работает хорошо и может быть повторено, данное решение необходимо стандартизировать. Для этого вносятся соответствующие изменения в документацию предприятия: регламенты работ, инструкции, чек-листы проверки выполнения работ, программы обучения сотрудников и т. д. Параллельно следует оценить возможность внедрения улучшений в другие бизнес-процессы, где могут возникнуть аналогичные проблемы.
Если же разработанный план действий не принёс ожидаемых результатов, нужно проанализировать причины неудачи, а затем вернуться к первому этапу (Plan) и попробовать другую стратегию.
