Для каждого человека новое рабочее место – это своего рода стресс. Он должен привыкнуть к абсолютно оригинальным установкам, познакомиться и освоиться в кругу неизвестных людей, узнать поведенческие нормы и правила компании. Чтобы упростить, облегчить и ускорить процесс адаптации сотрудников, помочь им начать работать с максимальной эффективностью, предлагаем руководству воспользоваться советами, приведенными в статье.
Предупреждение
Для организации адаптация нового сотрудника представляет собой процесс ознакомления с деятельностью компании, поведенческими нормами, дресс-кодом.
Если вы руководитель, то вам нужно более серьезно относиться к такому понятию, как адаптация сотрудников. В большинстве случаев директора, управляющие и начальники отделов пускают все на самотек, надеясь, что коллектив сам найдет общий язык и ознакомит со всеми правилами новичка. Но зачастую это не так, отчего впоследствии возникают такие проблемы, как потеря концентрации и внимания, медлительность на рабочем месте и отсутствие заинтересованности.
Что это такое
Адаптация сотрудников – важный и неотъемлемый процесс в каждой компании. Он представляет собой приспособление людей к определенной структуре, условиям и правилам в организации. Адаптация сотрудников не меняет их личность, но помогает быстрее освоиться на новом месте, приступить к работе, выполнять ее крайне эффективно и быть продуктивным.
Две стороны одной медали
Кроме того, не стоит забывать, что это двусторонний процесс. С одной стороны, тот факт, что человек начал работать в компании, говорит о его осознанном выборе, основанном на мотивации и ответственности за принятые решения.
С другой стороны, компания внедряет некоторые определенные обязательства, нанимая сотрудника для какой-то конкретной работы.
Статистика, которая была предоставлена западными компаниями, доказывает, что программа качественной адаптации способна снизить текучку кадров более чем на 20 процентов в год.
Для чего это нужно
Сотрудники являются неотъемлемой и важной частью любой организации или отрасли. Без них ни один бизнес не может процветать, ни одна компания не способна достичь своих целей.
Сотрудники – это те, кто что-то делает для своей компании, дает желаемый результат, прорабатывает различные операции и устанавливает стандарты. На самом деле, прибыльность никогда не может быть обеспечена без работников.
Многое нужно учитывать в случае найма нового персонала. Адаптация работников должна происходить на регулярной основе, даже если появляются новые руководители, меняются владельцы компании, происходит текучка кадров, внедряются новые правила и видоизменяется офисная политика.
Поэтому очень важно помочь вашим кадрам легко приспособиться ко всем видам изменений, чтобы взамен получить хорошего, квалифицированного и ответственного работника. В мире немало случаев, когда крупные бизнес-империи рушились только потому, что не могли помочь своему персоналу или недооценивали своих людей.
Предлагаем прислушаться к советам, которые помогут упростить процесс адаптации сотрудников.
Как организации могут помочь работникам приспособиться к изменениям?
План адаптации сотрудников может быть следующий:
- Первый шаг. Помогите своему работнику понять изменения или новые условия. Важно проанализировать текущую ситуацию, чтобы объяснить каждую перемену. Так сотрудник окажется в лучшем положении и осознает, что именно происходит.
- Второй шаг. Помогите работнику понять, что он не теряет стабильность. Когда вы объясните сотруднику обо всех изменениях, необходимо будет добавить, что его должность сохранена, и перемены не повлияют на заработную плату и/или положение в организации. Большинство сотрудников попросту боятся потерять свою работу.
- Третий шаг. Помогите вашим сотрудникам адаптироваться к изменениям с соответствующим обучением. Не заставляйте ваших работников чувствовать, что они не подходят для изменения или недостаточно образованы, чтобы продолжать работать в обновленной организации.
- Четвертый шаг. Держите своих сотрудников высоко мотивированными. Мотивация – важный момент в программе адаптации сотрудников, поскольку это помогает работнику легко приспособиться к изменениям. Расскажите им, насколько перемены будут эффективны и полезны для их будущего.
- Пятый шаг. Денежное вознаграждение – лучшая форма мотивации. Почти каждый в этом мире работает, чтобы получить как можно больше денег. Людей-альтруистов практически не существуют, да и рабовладельчество уже давно отменили. Когда вы видите, что сотрудник заинтересован и стремится к переменам, может упорно и долго бороться, чтобы получить желаемый результат, то не стесняйтесь предложить ему денежное вознаграждение. Таким образом, человек будет более мотивированным, станет работать усерднее, и ему легче будет адаптироваться к некоторым новым инициативам, предпринимаемым организацией.
Примеры адаптации сотрудников
Мы предлагаем разобрать два распространенных случая, которые нередко происходят в различных организациях:
- Менеджер по продажам устроился на работу в многосекторальную группу компаний, которая занимается промышленной коммерческой деятельностью. Человек уволился с нового места по прошествии двух дней. Оказалось, что работник не был обеспечен рабочим местом, у него отсутствовал стол и телефон, но самое главное, что никто не объяснил ему, почему этих вещей не было. Дело было в том, что директор отдела продаж, в подчинении которого и находился этот сотрудник, после нескольких минут беседы с ним в первый же день утром отбыл в командировку, не дав никаких указаний никому. Ситуация не могла быть решена, человек не вернулся в компанию, и организация очень пожалела об этом. Уволившийся сотрудник очень быстро нашел новое место и спустя несколько месяцев уже занимал хороший пост, получая достойную заработную плату.
- На крупный завод по производству продуктов питания был нанят менеджер транспортного отдела. После первого дня человек ушел из компании, так как в конце смены на выходе охрана попросила его показать сумку для осмотра. Сотрудник рассмотрел это как оскорбление, хотя это был естественный процесс на предприятии, который также применялся и к управляющей группе. Просто никто не сообщил об этом новичку. Если бы организация заранее оповестила работника о своих правилах, то конфликта можно было бы избежать.
Эти примеры адаптации нового сотрудника помогут ему освоиться на новом месте, быстро привыкнуть к распорядку и правилам организации, понять все рабочие моменты и принять нюансы, чтобы стать незаменимым и высокооплачиваемым кадром.
Порядок организации
Вот еще перечень советов для профессиональной адаптации сотрудников. Ознакомительный день нового работника рекомендуется начинать немного позже, чем обычно, чтобы все люди заняли свои места, и можно будет знакомиться без суеты. Как правило, новенького встречает кто-то из отдела кадров, и в первую очередь они приступают к заполнению важных и нужных документов. После всех процедур человека вручают куратору (необязательно директору), который отвечает за реализацию планов по внедрению должности.
Сначала сотрудник получает необходимое для его работы оборудование. Затем он направляется к своему рабочему месту и знакомится с коллегами.
Список возможных тем для обсуждения
Социальная адаптация сотрудников не менее важна в данном процессе. Когда люди общаются между собой, делятся историями, то они начинают доверять друг другу. Это создает благоприятную обстановку внутри компании. Итак, представляем вашему вниманию список возможных тем для знакомства с организацией:
- подробная история компании и ее развития;
- наиболее важные детали организации;
- описание бизнеса предприятия и политики в сфере работы с клиентами;
- содержание и описание работы, ответственность;
- знакомство с охраной труда на предприятии (инструкции, распорядок);
- список документов, о которых в первую очередь должен знать новый сотрудник;
- перечень должностных обязанностей.
В первый день
Прежде чем встречать нового члена компании, необходимо подготовиться. Примерный алгоритм следующий:
- вместе с новым сотрудником изучите его трудовые обязанности, пускай работник задает наводящие вопросы;
- объясните правила компенсации возможных расходов;
- объясните требования конфиденциальности информации;
- разъясните правила внутреннего распорядка;
- обсудите стиль управления, особенности культуры, традиции, нормы организации;
- познакомьте его с основными кадровыми процедурами и политикой, организационной структурой и структурой подчинения (при необходимости);
- подготовьте правила безопасности труда и действия в случае эвакуации, составьте инструкцию первой медицинской помощи;
- познакомьте с порядком общения, с требованиями к внешности, с правилами открытия и закрытия офиса, ухода за рабочим местом;
- дайте ему информацию личного характера: местонахождение столовой, туалета, комнаты отдыха, места для курения.
До конца адаптационного периода
Не стесняйтесь проводить собрания или опросы о том, что, по мнению сотрудников, можно и нужно изменить в организации. Это, безусловно, заставит их чувствовать себя более комфортно. Кроме того:
- ознакомьте его со специальными процедурами, спецификой работы в отделе и в организации в целом, с требованиями и стандартами работы, с системой отчетов;
- произведите анализ компетентности и разработайте индивидуальную программу перспективного обучения;
- объясните, как работает административная система организации.
Разговаривайте со своими сотрудниками, независимо от того, что происходит
Пусть ваши работники знают, что вы с ними будете на протяжении всего пути. Новые изменения могут быть довольно трудными для них, но сотрудникам будет гораздо проще, когда работодатель оказывает поддержку и помощь.
Скажите им, что вы готовы предоставить любую информацию и содействие, чтобы им было легче принять изменения. Это, безусловно, сделает адаптацию проще как для вас, так и для ваших сотрудников.
Создавайте новые команды и проекты
Организуйте новые пары. Попытайтесь связать молодых профессионалов со старшими, чтобы они могли обменяться опытом и технологиями. Создание новых команд может открыть второе дыхание в организации.
Важно понимать, что компании ничто без сотрудников. Заставьте их почувствовать, что они важны и ценны для руководства.
