Командировки являются служебными поездками, которые могут осуществляться в пределах России или в другие страны. Их срок может значительно отличаться, так как зависит от задач, поставленных перед работником, отправленным в другой город или страну для решения значимых рабочих вопросов. При этом он может получать определенную сумму денег от работодателя. Что такое суточные? Они представлены денежной суммой, которая используется для проживания в другом городе, а также деньги могут выдаваться на другие цели. Для этого оценивается, какую сумму придется тратить работнику в поездке в течение одного дня. Они могут предоставляться авансом или на основании отчета, составленного сотрудником уже после служебной поездки.
Виды расходов в командировке
Перед отправкой любого работника в какую-либо поездку для решения рабочих вопросов требуется выплатить ему авансом определенную сумму средств. Она используется для оплаты дороги, найма жилого помещения, получения услуг связи и других целей. Дополнительные траты возникают потому, что человек вынужден проживать вне своего дома.
Руководство каждой компании самостоятельно устанавливает список расходов, которые покрываются за счет средств компании. Обычно такая информация закрепляется во внутренней учредительной документации фирмы.
Наиболее часто расходы, возникающие во время служебной поездки, представлены в следующих видах:
- проезд до назначенного места и обратно;
- проживание в гостинице или арендованной квартире;
- пропитание в течение рабочего дня, хотя компании часто не оплачивают питание;
- иные расходы, которые разрешаются руководителем предприятия, например, могут оплачивать повышенные услуги связи или директор может выдать средства на оформление загранпаспорта.
Если вовсе требуется поездка в другую страну, то дополнительно работник получает компенсацию за оформление визы, загранпаспорта и медицинской справки. Он может рассчитывать на то, что именно работодателем будут уплачены разные сборы, требующиеся при въезде в какую-либо страну.
Что такое суточные? Это средства, с помощью которых оплачивается проживание работника в другом городе или стране. Дополнительно могут включаться другие расходы в течение одного дня. Информация об их размере, порядке предоставления и других параметрах фиксируется в специальном положении фирмы, имеющем отношение к командировкам. Допускается пользоваться дифференцированным способом расчета данных выплат, для чего учитывается должность работника, отправляемого в служебную поездку.
Что такое суточные для командировки?
Они представлены денежными средствами, необходимыми для найма жилого помещения в процессе нахождения в командировке, а также деньги могут направляться на другие значимые цели. Обычно выплачиваются деньги непосредственно до поездки, а также допускается перечисление компенсации уже после командировки.
Каждый работник должен разбираться в том, что такое командировочные и суточные. Первые денежные средства представлены полной выплатой, на которую может рассчитывать работник после поездки или перед ней. Сюда входит компенсация на многочисленные траты, связанные с выполнением рабочих обязанностей вне офиса компании. Что такое суточные расходы? Они связаны с проживанием гражданина в другом городе или стране. Иногда работодателем оплачивается пропитание или другие расходы.
Наиболее часто суточные включают следующие издержки:
- проживание гражданина в другом регионе или стране, для чего может сниматься квартира или номер в гостинице;
- питание с использованием услуг заведений общественного питания;
- оплата проезда по городу;
- проведение деловых обедов с контрагентами;
- посещение платных мероприятий, запланированных руководителем фирмы;
- иные расходы, имеющие отношение к исполнению рабочих обязанностей.
Все такие расходы обычно закрепляются во внутренней документации фирмы.
Правила перечисления
Бухгалтер компании должен знать, что такое суточные в командировке и когда они перечисляются работнику предприятия. К основным правилам выплаты средств относится следующее:
- в законодательстве отсутствует точная информация о том, когда именно должны перечисляться деньги, поэтому они могут выдаваться авансом или уже после поездки;
- если используется аванс, то выдаются средства только в наличном виде, поэтому их запрещено перечислять на банковскую карточку работника;
- желательно способ выплаты средств закрепить во внутренних нормативных актах компании;
- основным назначением суточных выступает оплата проживания гражданина в другом регионе или стране;
- наиболее часто в компаниях выдаются деньги перед поездкой под отчет;
- выплачиваются средства с помощью специального кассового ордера, составленного по форме №КО-2;
- выдаются деньги за каждый день служебной поездки, куда входят выходные и праздники, а также дни, в течение которых работник находился на больничном.
Если будут нарушаться вышеуказанные требования, то сотрудник может столкнуться во время поездки с определенными финансовыми трудностями. Поэтому важно знать, что такое суточные расходы в командировке, каков их оптимальный размер и когда целесообразно их выплачивать наемному специалисту.
На какой срок выдаются деньги?
Суточные включают расходы на проживание, поэтому их размер зависит от того, на какой период времени специалист отправляется в поездку. Обычно не входят в суточные оплата проезда или связи, так как такие расходы могут значительно отличаться в разных ситуациях.
При расчете суточных учитывается время отправки и прибытия в родной регион. Если отсутствуют билеты, подтверждающие данные даты, то применяются сведения из кассовых чеков, выдающихся администрацией отеля, в котором проживает работник. Дополнительно может применяться специальная отметка от принимающей стороны, содержащая сведения о дате прибытия и убытия сотрудника.
Если по разным причинам поездка продлевается, то специалист сможет рассчитывать на увеличение суммы, получаемой от работодателя. Не выплачиваются средства, если командировка длится один день, а также осуществляется внутри страны. Если требуется поездка на один день в другое государство, то суточные выплачиваются, но их размер является ограниченным.
Что делать после командировки?
Работник должен разбираться в том, что такое суточные для командировки, каков их оптимальный размер, а также как их получить. После окончания поездки выполняются сотрудником следующие действия:
- в течение трех дней после возвращения домой сдается бухгалтеру предприятия специальный авансовый отчет;
- он составляется работником, причем для этого можно пользоваться свободной формой;
- в этом документе содержится информация о том, какие расходы были понесены работником во время поездки;
- если по разным причинам было потрачено больше средств, чем было получено гражданином в качестве аванса, то он может рассчитывать на доплату;
- если остались неиспользованные средства, то они возвращаются компании.
Если сотрудник по разным причинам не возвращает в кассу оставшиеся деньги, то работодатель имеет право на основании ст. 137 ТК удержать эти средства из зарплаты наемного специалиста.
Обязательны ли выплаты?
Командировочные расходы и суточные должны выплачиваться каждому работнику, отправляемому в служебную командировку. Они носят обязательный характер, поэтому не допускается отказ в их перечислении.
Авансом выдается нормативная сумма, которая определяется законодательством, но может увеличиваться работодателем. Именно перечисление суточных выступает доказательством того, что руководитель компании заботится о своем работнике. Они рассчитываются на основании приказа, так как он содержит информацию о длительности командировки, норме расходов и других важных факторах.
Были ли отменены?
В начале 2018 года появилась информация о том, что Минфин планирует отменить суточные. Основной целью такого процесса выступало повышение налога на прибыль. Но непосредственные сотрудники разных фирм, а также руководители компаний негативно отзывались о таких изменениях. В СМИ постоянно обсуждался данный вопрос.
За счет негативной реакции населения планы Минфина были отменены, поэтому в законодательство не было внесено никаких изменений.
На что тратятся?
Все сотрудники разных компаний должны разбираться в том, что такое суточные и как оплачиваются. Их основным предназначением выступает оплата проживания гражданина в другом городе или стране. Дополнительно сюда могут входить другие обязательные траты, которые возникают у работника ежедневно.
При расчете данного показателя учитываются требования законодательства и сведения, включенные в коллективный трудовой договор. Нередко размер суточных фиксируется в учредительной документации фирмы.
Работник, получивший денежные средства, может потратить их на любые цели по своему усмотрению. Наиболее часто они используются для оплаты проживания в гостинице, покупки продуктов питания и оплаты проезда на общественном транспорте.
Когда выдаются?
Предоставляются средства в виде аванса. Выполняется процедура сразу после подписания соответствующего приказа руководителем компании.
Если в течение трех дней отменяется служебная поездка, то денежные средства, полученные работником, возвращаются работодателю. В законодательстве отсутствуют сведения о том, в течение какого времени после издания приказа должны выплачиваться деньги.
Порядок выплаты денег
Каждый работник, отправляющийся в командировку, должен разбираться в том, что такое суточные, каков их размер, а также каким образом они назначаются. Процедура перечисления денег делится на этапы:
- непосредственно перед поездкой работодатель сообщает работнику о том, какие устанавливаются лимиты;
- выдается аванс на основании данных лимитов и количества дней, которое понадобится для командировки;
- сотрудник отправляется непосредственно в поездку, где пользуется полученными деньгами, учитывая имеющиеся лимиты;
- после возвращения на работу он передает бухгалтеру отчет с платежными документами, подтверждая все понесенные траты.
Все дни, в течение которых работник находился в командировке, оплачиваются на основании его оклада.
Нормы суточных
Следует разбираться не только в том, что это такое - суточные, но и каков их максимальный размер, установленный на законодательном уровне. А именно:
- при поездках по России лимит составляет 700 руб. в день;
- если требуется заграничная командировка, то увеличивается данная сумма до 2,5 тыс. руб.
Работодатель может увеличивать данные выплаты по собственному усмотрению. Но с суммы превышения взимается налог. Поэтому если сотрудник в день в России тратит 1100 руб., то с 400 руб. работодатель уплачивает налог. За счет этого во многих компаниях пользуются вышеуказанными лимитами, поэтому суточные не увеличиваются по инициативе руководства.
Заключение
Все работники, отправляемые в командировки, должны разбираться в том, что такое суточные, каков их размер, а также как они выплачиваются. В законодательстве закрепляются нормы, с которых не взимается налог. При их превышении придется работодателю уплачивать НДФЛ и страховые взносы.
Работник после поездки должен подтвердить, что он использовал все полученные от директора средства, для чего им составляется отчет и подготавливаются платежные документы. Если у него остаются деньги, то они возвращаются бухгалтеру фирмы.
